Déménagement : bien accompagner les salariés dans ce changement

"Plus le déménagement est secret, moins il est compris et accepté par les collaborateurs", avertit Kevin Manchon, directeur général de Démépool. Attendre le dernier moment pour les informer d'un prochain changement d'adresse est l'erreur à ne pas commettre. Dans ce domaine, mieux vaut être proactif pour faciliter l'adhésion générale. Et limiter les mécontentements à l'origine d'une perte de motivation, d'une baisse de productivité voire d'une hausse de l'absentéisme. "C'est un achat sensible dans la mesure où il modifie les repères des collaborateurs et conditionne leur qualité de travail future. Les informer sur la marche à suivre et écouter leurs demandes apparaît fondamental", rappelle Christophe Mottu, directeur associé au cabinet Asteria Conseils.

En règle générale, la communication auprès des collaborateurs doit débuter au moins six mois avant la date de déménagement. La désignation de référents transfert, à raison d'un individu pour 25 salariés, semble nécessaire pour assurer le relais avec la direction des achats. "Cette lourde tâche incombe le plus souvent aux managers, indique Malik Barchiche, responsable national transfert chez Les déménageurs bretons. Il peut être opportun d'embaucher un chef de projet déménagement pendant six mois pour les suppléer."

Communiquez... en temps réel

Informer ses collaborateurs en temps et en heure est un point à ne surtout pas négliger au risque de favoriser la propagation de fausses rumeurs et même de compromettre la réussite du transfert. Le mode de communication importe peu, si tant est qu'il sied aux coutumes internes. Une première note d'information adressée par mail permet d'avertir simultanément l'ensemble des salariés. En complément, organiser des réunions d'information est le moyen le plus adéquat pour répondre directement à leurs interrogations et gommer leurs éventuelles angoisses.

Selon la culture de l'entreprise, vous pouvez laisser les managers avertir leurs équipes ou organiser des réunions d'information plus globales. "Dans ce cas, prévoyez un nombre de sessions proportionnel au nombre de salariés afin qu'ils aient du temps pour poser des questions. Compter par exemple un minimum de cinq sessions pour 250 collaborateurs", conseille Malik Barchiche. Ensuite, envoyez fréquemment des newsletters ou ayez recours au journal interne pour aborder les différentes problématiques se rapportant au déménagement. "Vous pouvez adresser tous les mois des visuels témoignant de l'avancée des travaux", donne en exemple Éric Lehmann, responsable commercial du service déménagement d'entreprises du groupe Les Gentlemen du Déménagement.

Une salle de réunion peut également être dédiée à la présentation de photos/maquettes des nouveaux locaux ou même du futur mobilier pour aider les salariés à s'y projeter. "Vous pouvez décider de ne rendre accessible cette pièce qu'à l'heure du déjeuner pendant un ou deux mois afin de ne pas perturber l'activité et limiter les va-et-vient", suggère Kevin Manchon. Autre solution pour que les collaborateurs se familiarisent avec leur prochain lieu de vie: programmer des visites sur site par service. Enfin, préparer un livret de ­transfert, à remettre à l'ensemble des salariés concernés par le déménagement, est opportun. Il doit mentionner les différentes étapes du projet, les dates, les tâches qui incombent aux collaborateurs, comme l'emballage de leurs effets personnels par exemple. "Ce livret d'accueil doit inclure un descriptif détaillé du fonctionnement et de l'environnement de ce nouveau lieu de vie. Les collaborateurs ont, par exemple, besoin de savoir si le bâtiment est pourvu ou non d'un parking, s'ils ont la possibilité de déjeuner au restaurant d'entreprise ou, à défaut, de connaître les restaurants et commerce à proximité, etc.", détaille Corinne Lecoeur, dirigeante du cabinet Clé Transfert.