Déménagement : bien accompagner les salariés dans ce changement

Impliquez les collaborateurs

Le transfert peut ne pas plaire à l'ensemble des salariés, surtout si leur espace de travail venait à se réduire. Les rendre acteurs de ce projet peut grandement contribuer à sa réussite et à son acceptation. Un changement du mobilier de bureau prévu au cahier des charges peut ainsi être l'occasion de les impliquer davantage, en tenant compte de leurs avis dans la décision finale. Deux modèles de bureau peuvent par exemple être soumis au vote des collaborateurs, par voie électronique ou via une urne déposée à cet effet. "Essayez de limiter la sélection à deux exemples plutôt opposés pour dégager une réelle tendance", conseille Kevin Manchon.

Ils peuvent également prendre part aux préparatifs du déménagement, en participant à un "clean day". Cette étape incontournable consiste à trier, classer et jeter pour réduire le volume à transporter et amoindrir d'autant le coût de transfert. " Elle peut être programmée sur une journée, voire deux, si vous comptez parmi vos effectifs une forte population nomade ", explique Nathalie Ledemé Pütz, responsable commerciale et communication chez Gamblin. Autre possibilité: mettre divers collecteurs à la disposition des collaborateurs dans les locaux un mois avant le déménagement. Puis organiser un service de rotation jusqu'au jour J dès qu'une ou plusieurs bennes sont pleines. "La période allouée au tri ne doit pas être trop longue au risque que les salariés ne s'y mettent qu'au dernier moment", rappelle Nathalie Ledemé Pütz, responsable commerciale et communication chez Gamblin. Dans tous les cas, le clean day doit être ludique. "Des tee-shirts spécifiques et des gants blancs peuvent être distribués, à cette occasion, aux salariés", illustre Jérôme Jaman, gérant de D-Max. L'organisation d'un challenge peut grandement contribuer à sa réussite et insuffler un bon état d'esprit général. Il peut ainsi venir récompenser l'équipe ou l'individu qui a rempli le plus de conteneurs; à condition que la partie soit équitable entre les différents services participants.

De même, des objectifs clairs et précis, fonction de la capacité à l'arrivée et au départ, doivent être alloués à chaque équipe, voire à chaque individu, pour optimiser la portée de cet événement. Enfin, les collaborateurs peuvent être invités à participer à l'emballage de leurs affaires personnelles, de leurs caissons voire des rangements annexes. Cette décision dépend de la volonté de l'entreprise d'impliquer ses salariés dans cette mission, de son budget et de son activité. "Dans des professions (avocats, banquiers, assureurs...) qui occasionnent des linéaires de documents importants, l'emballage par les collaborateurs peut s'avérer très chronophage et contre-productif, eu égard du surcoût occasionné en cas de sous-traitance, avance Kevin Manchon. Dans des activités créatives, les collaborateurs peuvent se sentir davantage impliqués et prendre plaisir à mettre un peu d'ordre quelques heures avant le jour J." En bref, il vous appartient d'accompagner les collaborateurs jusqu'au jour J afin que le transfert se déroule dans les meilleures conditions possibles.