[Avis d'expert] Appel d'offres achats de transport : faire jusqu'à 10% d'économie avec un outil d'aide à la décision

Le sourcing ou achat transport est une problématique dont la complexité analytique et combinatoire sont souvent négligées. Selon la taille de l'entreprise, plusieurs appels d'offres par an peuvent être émis, répartis entre plusieurs points de chargements, business units, pays ou zones géographiques. Des équipes achats dédiées s'occupent de rédiger l'appel d'offres, de dépouiller les réponses, négocier les tarifs et choisir le ou les bons prestataires. Pour chacun d'entre eux, l'entreprise doit ainsi vérifier que ses lignes ont toutes été cotées, que les transporteurs n'ont pas mis de valeurs aberrantes dans leurs réponses ou tout simplement répondu à côté.

Pour autant, les entreprises limitent souvent le nombre de transporteurs et le périmètre de l'appel d'offres la plupart du temps pour des contraintes métiers et opérationnelles mais, dans certains cas, à cause de la complexité et des temps de dépouillement trop longs. Or, cette limitation "humaine" ne doit pas être une contrainte mais plutôt une opportunité, un levier d'optimisation si on dispose d'outils d'aide à la décision : faire des appels d'offres plus larges avec plusieurs transporteurs "questionnés" pour une même ligne, profiter des synergies de volumes en mutualisant plusieurs zones géographiques, pays, business units et même avec des sociétés partenaires, cela devient possible. Mais, comment s'y prendre ?

S'assurer de la qualité de vos données

La qualité des données est un élément majeur dans un process de sourcing et souvent une phase très consommatrice de temps et d'énergie. L'analyse des flux de l'entreprise pour la rédaction du cahier des charges est un point crucial et souvent négligé : mes flux sont-ils saisonniers ? Quelle période de référence communiquer aux transporteurs ? Quel périmètre ? Dois-je prendre une marge de sécurité ? Mon plan de transport contient-il des incohérences ? Plus le cahier des charges sera précis, plus le transporteur aura de visibilité sur son activité, et moins il sera tenté de "gonfler" les cotations pour compenser le manque d'information.

Cette phase peut être en grande partie automatisable et évolutive moyennant des systèmes de règles simples, en se greffant au plus tôt dans le processus d'appel d'offres. Lors des réponses des transporteurs, cela doit permettre de faire un certain nombre de vérifications classiques pour faire des corrections automatiques. Pour les cas nécessitant l'intervention d'un opérateur, que ce soit côté chargeur ou transporteur, des rapports automatiques peuvent être envoyés aux parties concernées. Une visualisation intelligente des données est aussi un aspect important. Une carte interactive vaut mieux qu'un tableau.

Prendre en compte en amont des contraintes contractuelles et stratégiques

Chiffre d'affaires ou volume min/max par transporteur pour éviter la dépendance, nombre minimum de transporteurs pour une liaison, variation du taux de recours par transporteur et par site pour se prémunir des risques, respect des délais de livraison... La liste des contraintes est encore longue d'autant qu'elles sont souvent conflictuelles. Pour autant, ces contraintes sont rarement prises en compte en amont et nécessitent des vérifications et plusieurs itérations pour les satisfaire. L'utilisation d'un outil basé sur les mathématiques décisionnelles permet ici de gagner de temps, de les prendre en compte en amont et s'assurer que la solution proposée respecte toutes les contraintes exprimées.

Evaluer les critères non économiques

Les critères non économiques d'un appel d'offres sont, enfin, l'un des sujets centraux du sourcing transport : santé financière, fiabilité, flexibilité, réactivité, innovation, couverture géographique, service client... Selon les secteurs, le poids des critères non économiques pèse jusqu'à 75% de la note finale attribuée à un transporteur (25% pour le coût). Une grande majorité des entreprises utilise des notes pour évaluer la qualité des réponses et faire leur classement. Chaque critère pouvant être global, la santé financière du transporteur, par exemple, ou par liaison, sa réactivité dans la région. Il est possible d'enrichir cette approche par des règles métier (si le délai supérieur à X jours, le transporteur n'est pas retenu pour la suite), des systèmes de notations mieux adaptés et la simulation.

Ainsi, un outil d'aide à la décision offre l'opportunité de faire appel à plusieurs transporteurs et permet de profiter des synergies de son réseau et de se focaliser sur les négociations. Il permet de mettre un place un processus unifié dans le service achat, facilement transférable dans les directions et les filiales. Une fois ce processus rodé, il sera ainsi plus facile de transférer des dossiers entre acheteurs et de faire monter rapidement en compétences les nouveaux collaborateurs.

Les gains grâce à l'utilisation d'un outil d'aide à la décision :

- 10% d'économies

- 1 à 2 mois de délai gagné, selon la taille des appels d'offres

- Une négociation plus saine avec les transporteurs

- Une montée en compétences standardisée et rapide des acheteurs

- Une augmentation de la fréquence des appels d'offres transport