Repenser sa politique voyage à la lumière de la crise sanitaire

L'arrêt brusque des voyages d'affaires au début du mois de mars a entraîné une réorientation des politiques voyages des entreprises. Ainsi, 62% des entreprises ont modifié leurs politiques en matière de sécurité en réponse au coronavirus en avril, selon un sondage de GBTA (contre 51% lors d'un précédent sondage). Plus de la moitié d'entre elles (55%) ont institué de nouvelles procédures d'approbation des voyages, soit une augmentation par rapport aux 43% qui ont déjà déclaré le faire. "Les travel managers doivent faire une sélection soigneuse de leurs fournisseurs, basée sur les normes de sécurité, pour aider à renforcer la confiance de l'entreprise. Mais aussi, ils doivent affiner leur processus d'approbation à court terme pour répondre à la nécessité de voyager", souligne Scott Solombrino, CEO de GBTA. Désormais, les politiques voyages deviennent plus sécuritaires avec des processus de validation renforcés auprès de la hiérarchie. Les budgets voyages seront également fortement impactés et "les entreprises prendront davantage en compte l'intégration du coût complet et le retour sur investissement dans le domaine des voyages d'affaires", souligne de son côté Pierre-François Brézès, vice-président en charge de la division "entreprises " chez American Express Carte France.

Santé et sécurité : vers plus de tracking

Le devoir de protection de l'employeur est l'obligation d'assurer la santé et la sécurité de ses employés. Et cela vaut encore plus lors des déplacements à l'étranger de ces derniers. La gestion des risques est essentielle dans la mise en place d'une politique voyage. Et de nombreuses TMC proposent aux entreprises des outils de tracking pour leur permettre de visualiser à l'instant T l'endroit où se trouvent leurs salariés, dans un souci de sécurité de ces derniers. Ainsi, "à l'échelle internationale, le nombre de réservations centralisées sur notre application de localisation Tracker a doublé entre avril et mai 2020", explique Cécile Caplin, responsable sûreté France chez International SOS.

Si cette crise sanitaire n'a fait que renforcer le devoir de sûreté et de sécurité des entreprises vis-à-vis de leurs employés, ainsi que de toute la chaîne des acteurs du voyage d'affaires (hôtellerie, agences de voyages, etc.), des risques émergents directement liés à cette crise inquiètent des sociétés spécialisées dans le domaine de la sécurité comme International SOS. Ainsi, celle-ci pointe du doigt la montée des troubles sociaux et de la délinquance dans certains pays comme le Brésil, en raison de la récession économique mondiale, ou l'apparition d'un sentiment antigouvernemental dû aux mauvaises décisions prises par les autorités dans la gestion de cette crise.

Hôtellerie et agences de voyages : des acteurs dans la tourmente

De l'avis de tous, les prix augmenteront sur les vols ou encore les nuitées dans le secteur de l'hôtellerie pour pallier la perte de chiffre d'affaires des acteurs du secteur du voyage pendant la crise du Covid. Reste à savoir de combien et quels seront les impacts financiers sur les budgets voyages des entreprises. Pour Brigitte Jakubowski, "les agences de voyages vont devoir repenser leur modélisation financière car elles ont subi une très forte perte de revenus. Mais en attendant, elles demeurent la première source d'information des travel managers et elles doivent les accompagner comme des partenaires". Même constat pour Pierre-François Brézès, vice-président en charge de la division "entreprises" chez American Express Carte France, "les agences de voyages qui ont l'habitude de se rémunérer sur les transactions devront se réinventer et trouver un nouveau modèle avec des aspects plus axés sur le management feed ou sur des offres de consulting."

Une crise aux effets vertueux ?

Pour les professionnels du secteur, les conséquences de cette crise sanitaire seront nombreuses : le rôle de l'acheteur voyage évoluera, tout comme les budgets des entreprises affectés aux déplacements des collaborateurs, avec désormais des déplacements encore plus interconnectés aux RH, aux services de santé et de sécurité. La notion de redéfinir ce que l'on juge être un déplacement "utile", soit la nécessité du voyage en lui-même, sera repensée. Ce qui semble certain, c'est que "désormais, les entreprises n'appréhenderont plus les déplacements de leurs collaborateurs comme avant. Le devoir de protection devenant une priorité face à la sécurité sanitaire", anticipe Brigitte Jakubowski, directeur et fondateur de JKAC. D'autres y voient un souci environnemental davantage pris en compte avec, notamment; le sujet de la compensation carbone.

"Cette crise, aussi grave et désorganisatrice soit-elle, a, avouons-le, quelques "vertus" positives. Outre une accélération de la prise en compte des enjeux environnementaux, celle-ci nous a permis de nous digitaliser plus rapidement. Et certains "observateurs" parlent d'un gain de 5 années", souligne Michel Dieleman, président de l'AFTM, association française des travel managers.

Enfin, si les entreprises ont redécouvert la visioconférence et les bénéfices du tout digital pour pallier l'absence de voyages, "tout cela a un prix". Et "il convient de réfléchir aux dépenses énergétiques que la multiplication des serveurs informatiques engendreront, au même titre que les conséquences environnementales des émissions de CO₂ des voyages en avion", conclut Brigitte Jakubowski. En d'autres termes, qui des émissions carbones ou des dépenses énergétiques des parcs informatiques sont les plus mauvais pour l'environnement ?

Témoignage- Marie-Pierre Berruyer, travel manager chez Safran Helicopter Engines, filiale du groupe Safran

"Cette crise aura au moins permis de repenser la nécessité du déplacement"

"En dehors des déplacements à l'étranger, nous comptabilisons près de 11 000 vols domestiques par an pour environ 1 000 collaborateurs qui voyagent, et nous estimons qu'en raison de la crise sanitaire, nous en aurons annulé un tiers d'ici fin 2020", explique Marie-Pierre Berruyer, travel manager chez Safran Helicopter Engines. Cette filiale du groupe Safran, spécialisée dans les turbines pour hélicoptères, est basée à Bordes, près de Pau et possède un centre de maintenance et de réparation à Tarnos, à côté de Bayonne, ainsi que des sites à l'étranger. "Nos voyages concernent aussi bien des petits déplacements dans nos usines entre Pau et Bayonne, que des déplacements vers Paris, siège du groupe Safran, et bien sûr de visites clients et fournisseurs tant en France qu'à l'étranger..."

L'approbation de la direction

Si la santé et la sécurité des voyageurs ont toujours fait partie des préoccupations majeures de la politique voyage du groupe Safran, certaines nouvelles mesures ont été mises en place. Désormais, "tous les déplacements sont soumis à l'approbation de notre direction, alors qu'auparavant seuls les déplacements dans des zones considérées à risques nécessitaient une telle validation", souligne Marie-Pierre Berruyer. "Dorénavant, avant un déplacement, le collaborateur doit valider une formation sur les "consignes face aux risques sanitaires", l'entreprise lui fournit un kit avec masques ainsi que gel, et l'utilisation de la voiture de location devient limitée à deux personnes et l'utilisation des transports en commun est déconseillée sur les grandes agglomérations..." Pour le moment, les déplacements non impératifs seront limités. "Même si, bien évidemment, la visioconférence ne remplacera jamais totalement les voyages professionnels", la travel manager reconnaît que "cette crise aura au moins permis de repenser la nécessité du déplacement. Les voyages d'affaires font partie de la performance des entreprises, mais en prenant en compte les risques encourus par les voyageurs afin de permettre un retour aux opérations sûres et durables. À l'heure actuelle, nous ressentons les prémices d'un redémarrage économique, mais il est difficile de déterminer l'impact de cette crise sans précédent sur nos budgets voyages."