Pour 87% des voyageurs d'affaires, les outils numériques sont un facteur de motivation

Le développement du digital a engendré de nouvelles habitudes chez les consommateurs en leur apportant plus de simplicité, de choix et de personnalisation, notamment dans le domaine du voyage. Mais cet usage de la technologie ne se reflète pas toujours en entreprise, où l'organisation des déplacements reste une tâche complexe et chronophage. KDS, fournisseur leader de solutions en ligne de réservation de voyages, a souhaité étudier cette dichotomie en interrogeant plus de 400 voyageurs d'affaires français.

Le résultat révèle que si le voyageur d'affaires est mature, les entreprises sont loin d'avoir réalisé leur transformation numérique en la matière. Elles gèrent les déplacements de leurs employés manuellement ou via des solutions obsolètes qui affectent la productivité des collaborateurs.

Des utilisateurs matures.... et des entreprises à la traîne

Les outils numériques, l'utilisation du web, des réseaux sociaux, etc, sont des usages qui ne sont plus vraiment nouveaux pour les voyageurs d'affaires : 55% affirment maîtriser ces outils et services et se considèrent "comme très avancés". 85% d'entre eux ne peuvent pas se passer de WIFI en vacances - pour 54%, c'est même un critère indispensable dans le choix de leur lieu de séjour - et 50% ont installé au moins 4 applications de voyage sur leur smartphone pour leur usage privé. 88% des voyageurs d'affaires trouvent, également, que les services personnalisés apportés par le numérique (recherche sémantique, commandes mémorisées sur les sites e-commerce, stockage des adresses pour le calcul des itinéraires etc...) sont pratiques et font gagner du temps. Et les craintes qui pouvaient s'exprimer il y a quelques années quant à l'utilisation des données personnelles ne semblent plus d'actualité puisque seuls 6% des personnes interrogées considèrent ses services personnalisés comme intrusifs.

Les voyageurs d'affaires sont donc matures en matière de digital dans le privé mais également dans leur sphère professionnelle. Pour 87% d'entre eux, les services et outils numériques sont même un réel facteur de motivation dans l'entreprise. Mais, au vu de l'étude, même si l'usage d'applications professionnelles centralisées se développe sensiblement, les modes de réservation des voyages d'affaires restent assez traditionnels, 61% des répondants passent par des agences (réservation off-line) ou des assistantes, seulement 27% utilisent des applications et 12% le font par eux-mêmes réservant directement sur chaque site fournisseur.

Afin de mieux répondre aux attentes de leurs salariés nomades, les fidéliser et augmenter leur productivité, les entreprises doivent mettre à disposition des applications voyages innovantes, intuitives et rapides et les encourager à s'en servir. Par ailleurs, face à la montée du "bleisure"- 19,5% des voyageurs d'affaires affirment faire ce choix souvent et 42,8% de temps en temps - les entreprises doivent faire preuve de plus de souplesse dans les modes de réservations des voyages d'affaires, et adapter leurs politiques voyage.

La technologie, essentielle à la productivité

Les voyageurs passent encore trop de temps à organiser leurs déplacements (50% y consacrent plus de 20 minutes), plus inquiétant encore, ce temps passé tend à augmenter. L'enquête KDS de 2016 montrait que 59% des voyageurs d'affaires passaient moins de 20 minutes à réserver leur voyage, ils ne sont plus que 49% en 2017. Les voyageurs qui réservent par leurs propres moyens, réservant sur chaque site fournisseur, semblent y dédier encore plus de temps : 65% y passent plus de 20 minutes (contre 51% en moyenne). Et ceux qui utilisent des applications ne semblent pas en gagner plus. Perte de productivité, inadéquation avec les usages, les outils actuels ne répondent pas aux exigences de rapidité et de simplicité des voyageurs.

Mais les entreprises pourraient optimiser ce temps de réservation. En effet, un grand nombre de voyages sont récurrents et ne nécessitent pas d'effectuer à chaque fois de nouvelles recherches d'itinéraires ou d'hôtels. Pour 59% des répondants, plus de 30% de leurs voyages d'affaires sont identiques : même lieu, même transport. Ce chiffre rapporté à la fréquence des voyages - plus de 46% des personnes interrogées se déplacent chaque semaine - et au temps passé à les réserver, démontre bien que la productivité des cadres concernés est directement affectée.

Comme dans leur vie quotidienne, les voyageurs d'affaires veulent optimiser leur temps et attendent donc des applications de réservation automatisées et intuitives, qui assurent une meilleure gestion des voyages et simplifient les tâches chronophages.

Mais qu'attendent vraiment les voyageurs d'affaires ?

Interrogés sur les facteurs qui les amènent à choisir une application pour leurs déplacements privés, les voyageurs d'affaires citent la facilité d'utilisation (59%), suivi de loin par la description des produits et services (16%) et les avis et recommandations (13%). Les aspects pratiques sont donc largement plébiscités: ainsi, 71,5% des voyageurs d'affaires utilisent des services de réservation de voyages, 63% des services de calculs d'itinéraires et 47% des plateformes de réservation d'hôtels.

Même tendance dans le domaine professionnel. La simplicité d'utilisation et la rapidité remportent la majorité des suffrages (49,3%).

Leur 2e requête concerne le contenu. 38,5% des voyageurs d'affaires aimeraient disposer de plus de contenu et des recommandations de qualité sur les hôtels, les VTC etc... Enfin, la prise en compte de leurs préférences et habitudes est également une condition importante (35,3%). Comme dans la sphère privée, ils sont 80% à juger très utiles tous les services qui facilitent l'organisation et permettent de gérer les imprévus : alertes en cas de retard, possibilité de modifier son voyage, synchronisation avec le calendrier, application automatique de la politique de voyage etc...

Même si près d'1/3 des répondants se disent satisfaits voire très satisfaits, des outils et services mis à leur disposition pour organiser leurs voyages d'affaires, la liste des tâches pénibles reste cependant assez longue. La gestion des notes de frais est toujours considérée comme la plus pénible, suivi par le temps passé à envisager toutes les solutions pour trouver les meilleurs compromis (prix, calcul d'itinéraires, etc...). Enfin dénicher l'hôtel le plus proche de leur lieu de RDV arrive à la 3e position. Sans oublier que toutes ces sélections doivent être conformes à la politique de voyage de leur entreprise et cela s'avère souvent compliqué, ils ne sont que 32% à la maîtriser.

"Le marché du voyage d'affaires entre aujourd'hui en disruption avec les pratiques traditionnelles et les entreprises se voient confrontées à de nouveaux enjeux et à une nécessité de repenser leurs pratiques pour s'adapter aux nouvelles exigences de leurs salariés voyageurs", conclut Sébastien Clouet, directeur marketing de KDS.