Politique voyage : astuces managériales pour "driver" vos salariés

Faire appliquer la politique voyage en interne, favoriser le respect des programmes aérien ou hôtellerie, booster la compliance sur les accords négociés, autant de formules qui désignent un même casse-tête bien connu des travel manager : celui de l'adhésion.

Car en effet, si l'une des vocations des travel managers est d'édicter des règles propres à optimiser le business travel, encore doivent-elles être suivies en interne par les voyageurs d'affaires ! Un véritable challenge dans la plupart des grands comptes soucieux d'optimiser leur TCO, Total Cost of Ownership: "Assurer le respect de la politique voyages est un travail chronophage et coûteux. Car force est de constater que les consignes ne suffisent pas toujours à homogénéiser les pratiques et à discipliner les voyageurs", constate Tristan Dessain-Gelinet, directeur services et technologies au sein de l'agence Travel Planet . Mais alors comment faire respecter la politique voyage ?

Pour Jordy Staelen, directeur général de l'agence 3mundi, "il est préférable d'établir un nombre limité de règles et d'effectuer un réel travail de suivi et d'ajustement plutôt que de se doter d'un règlement exhaustif mais trop complexe et fastidieux à appliquer" . Ce qui suppose déjà - pour les groupes internationaux- de surfer sur une seule et même politique voyage partout dans le monde, en lieu et place de programmes hétérogènes par pays. Un parti adopté par Stéphane Vallageas, responsable achats chez Pitney Bowes, spécialiste des services aux entreprises : "En mettant en place une politique voyage homogène dans les douze pays européens où nous sommes implantés, nous avons rendu celle-ci plus lisible pour nos collaborateurs. Exit les traitements spécifiques d'un pays à l'autre, désormais tout le monde est logé à la même enseigne !".

Une centralisation des programmes voyages facilitée par le recours, il y a deux ans, à une agence de voyage unique par Pitney Bowes. "Avant, nous collaborions avec plusieurs agences, chacune ayant sa manière de fonctionner. Autant de modes d'organisation disparates qui ne favorisait guère une plus grande discipline des collaborateurs en terme d'adoption. Un écueil auquel nous avons pu mettre fin en misant exclusivement sur les services d'Egencia", poursuit le responsable achats.

Exit la pluralité de prestataires

Même créneau chez Covea, spécialiste en assurances, qui est passé, cette année, d'une collaboration avec 22 agences en France, à... une seule ! "En privilégiant un interlocuteur unique, en l'occurrence Carlson Wagonlit Travel, et un seul outil de réservation en ligne, nous bénéficions d'une gestion centralisée, ce qui nous permet de disposer d'une vue globale des comportements voyageurs. Plus encore, nous aurons, à terme, une politique unique pour l'ensemble du groupe, en lieu et place des trois politiques existantes actuellement", précise Sylvie Noël, directrice achats chez Covea.

Chez Société Générale, l'organisation privilégiée favorise également un meilleur respect de la politique voyage, et ce, en collaborant avec une agence globale - BCD Travel - implantée dans pas moins de 25 pays. "Un point d'entrée unique aisément identifiable en interne qui a permis d'harmoniser notre politique partout dans le monde, afin qu'elle soit mieux comprise par nos collaborateurs", indique Jessica Lopes, acheteuse mobilité au sein de la banque. C'est dire si l'agence de voyages constitue un rouage essentiel du process d'adoption. Partenaire clé, capable d'adapter la politique voyages à l'évolution de l'activité client - via la signature d'accords négociés -, elle contribue à faire le lien entre le travel manager et les voyageurs d'affaires. En remontant, le cas échéant, les comportements "hors cadre" de certains collaborateurs au travers de reportings.

La conduite du changement

Même credo à la Société Générale, qui opte pour plusieurs canaux de communication : newletters trimestrielles, création d'un forum travel sur le réseau social de l'entreprise, conférences et " Petits Déjeuners Travel " rassemblant les partenaires internes, assistantes et grands voyageurs..." Plus encore, nous organisons depuis un an, des comités de suivi trimestriels avec les responsables des entités qui se déplacent le plus. Ils constituent un relais de communication clé pour sensibiliser en direct les équipes au respect de la politique voyage", précise Jessica Lopes. Dans certaines entreprises, la sensibilisation des voyageurs va plus loin encore, prenant parfois la forme du "bâton et de la carotte". Avec par exemple des programmes d'incentive ou de " gamification " pour récompenser les salariés exemplaires.

Un créneau aussi privilégié par la Société Générale, au sein de sa filiale en Grande Bretagne. Des pratiques à vrai dire, assez courantes dans les pays anglo-saxons, mais qui peinent encore à se généraliser dans l'Hexagone. "Ce n'est pas tellement dans la mentalité des sociétés françaises d'offrir des cadeaux aux salariés respectant tout simplement les règles", rappelle Marjorie Chauty, travel manager et responsable de la commission rencontres à l'AFTM (Association française des travel manager), militant toutefois pour une plus grande reconnaissance par l'entreprise des comportements vertueux. Un avis partagé par Etienne Penaud : "remercier les bons élèves peut s'avérer payant, qu'il s'agisse de simples félicitations par mail jusqu'à l'inscription du nom du collaborateur dans un livre d'or interne".

Des contreparties pour atténuer le poids de la politique voyage

En matière de leviers de motivation, d'autres pistes peuvent également être explorées, variant selon les cultures d'entreprise. Des leviers ultimes, comme intégrer le respect de la politique voyage dans les objectifs annuels, avec, pourquoi pas, l'obtention d'une prime à la clé, à des alternatives plus modestes, comme proposer simplement des services additionnels pour rendre la politique voyage plus attractive et donc acceptable en interne. C'est la vocation d'AirRefund, spécialiste de l'accompagnement des voyageurs d'affaires dans leur demande d'indemnisation auprès des compagnies aériennes, suite à un retard ou annulation de vol. Point qui plaira aux voyageurs : la société peut leur obtenir une indemnisation pouvant aller jusqu'à 600 euros ! "Quand une entreprise mise sur un service comme le nôtre, cela est souvent perçu en interne comme une sincère volonté de la part de la direction de mieux protéger et accompagner ses salariés. Voire comme une contrepartie propre à atténuer le poids de plus en plus contraignant de la politique voyage sur les salariés", analyse Thomas Benita, COO d'AirRefund. Alors, travel manager, quelle alternative vous sied le mieux ?

Véra Strezyk, travel manager chez Siemens France

"Un jeu concours pour tester les connaissances sur la politique voyage"

S'il y a un travel manager qui emploie les grands moyens pour booster le respect de la politique voyage en interne, c'est sans aucun doute Véra Strezyk, responsable des achats mobilité et communication chez Siemens France. Animatrice à ses heures de sessions de formation ludiques 100 % dédiées au travel dans tous les sites de la filiale, et organisatrice de journées thématiques ralliant partenaires et grands voyageurs, elle a même lancé, en 2013, un jeu concours ! "La deuxième édition s'est déroulée en juin dernier, raconte l'intéressée, ainsi, au travers de notre newsletter interne et de notre réseau social d'entreprise, nous avions convié tous les collaborateurs à y participer. Au final, pas moins de 200 volontaires se sont prêtés au jeu".

Le principe d'un tel concours ? Tester les connaissances des salariés sur la politique voyage groupe au travers d'un questionnaire. "Pas moins de dix questions sont posées, du type, à partir de combien d'heures de vol la classe business est-elle autorisée?, ou encore, quel est le nom du nouveau prestataire location courte durée du groupe ?" , détaille Véra Strezyk. Dix gagnants sont tirés au sort - parmi les ceux ayant fait un sans faute -, et remportent un cadeau : chèque cadeau, trolley de voyage, etc. Propre à créer le buzz en interne, l'opération devrait être dupliquée tous les dix huit mois.

Stéphane Vallageas, responsable achats, Pitney Bowes

"La politique voyage participative, clé d'une adoption réussie"

Booster l'adoption en interne du programme voyage, en associant les collaborateurs dans le choix de la nouvelle agence. C'est la démarche participative privilégiée cette année par Stéphane Vallageas, responsable achats chez Pitney Bowes, spécialiste des services aux entreprises. "Rendre les voyageurs acteurs du process de sélection, en ne leur imposant pas le choix de telle agence ou SBT, me semblait être le meilleur levier pour les responsabiliser", analyse celui-ci, qui pour lancer un tel chantier, a procédé par étape.

"Tout d'abord en présentant à un panel de collaborateurs spécialement sélectionnés, une short list de trois agences identifiées en amont par le service achat", indique celui-ci en rappelant que pas moins de quarante salariés constituaient ce panel, essentiellement des grands voyageurs européens volontaires, ainsi que des membre de la DRH, la direction financière et des comités d'entreprise. Ils ont pu faire leur choix à partir d'une grille de notation élaborée par Stéphane Vallageas, ce dernier ayant ensuite centralisé l'ensemble des réponses. "En fonction des différents points accordés, j'ai effectué une moyenne globale pour retenir l'agence, et le SBT, les mieux notés". Au final, l'entreprise collabore donc avec Egencia, et les salariés en sont largement satisfaits. "Nous avons très peu de retours négatifs, les salariés ayant choisi eux même cette agence. L'usage du SBT en interne est également très répandu, avec un taux d'adoption on line de 75 %", se réjouit le responsable achats.