L'open booking a-t-il de l'avenir?

Selon l'étude annuelle de la GBTA (Global Business Travel Association), les dépenses des entreprises françaises en matière de déplacements professionnels ne faiblissent pas.

En 2014, elles ont enregistré une croissance de 2%, tandis que 2015 devrait se solder par une hausse de 3%, qui s'explique notamment par l'inflation des voyages d'affaires effectués à l'intérieur de l'Hexagone.

Dynamique, le marché connaît dans le même temps de profondes mutations. La première d'entre elle se ­rapporte aux usages, puisque les collaborateurs en déplacement prolongent souvent leur séjour dans le cadre privé. À ce titre, ils apprécient de pouvoir piloter eux-mêmes leurs réservations, afin de se sentir plus libres et moins "corsetés" par rapport à leur employeur.

La digitalisation des canaux d'achat, la multiplication des sites de réservation, la montée en puissance de l'ubérisation et l'émergence de la génération Y accentuent ce phénomène, qui complexifie la gestion des déplacements par les travel managers et rend plus incertaine l'optimisation des dépenses. Est-ce à dire que l'open booking va rebattre les cartes? Loin d'être récente, cette pratique, qui connaît un regain de vitalité grâce au digital, permet aux voyageurs d'affaires de bénéficier des tarifs négociés avec les fournisseurs, en effectuant leurs réservations directement sur le site du prestataire.

De fait, l'open booking fait naître de nouveaux comportements. Dans l'édition 2015 de son Livre Blanc "Les voyageurs d'affaires", l'Association française des travel managers (AFTM) en dresse ­d'ailleurs l'inventaire. Il y est notamment question de "blurring" (profiter d'un déplacement professionnel pour se cultiver et visiter des sites), de "bleisure", ­(prolonger à titre privé un séjour qui s'achève un ­vendredi) et de "Bring Your Own Device" (utilisation de ses propres devices dans le cadre de l'entreprise). Ce vent de liberté, s'il est apprécié, ne doit pas faire oublier que 65% des salariés sont pleinement satisfaits de la politique voyage proposée par leur employeur et que 91% considèrent la mobilité comme une réelle opportunité⁽¹⁾.

(1) Enquête marché "Le voyageur d'affaires", AFTM, mai 2015.

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Pour autant, l'open booking fait naître de nouvelles problématiques: comment garantir la sécurité de ceux qui effectuent des réservations auprès de fournisseurs avec lesquels leur entreprise n'est pas habilitée à négocier? Dans ce cadre, quelle est la responsabilité de ­l'employeur en cas de sinistre? Comment optimiser les dépenses liées aux voyages d'affaires lorsque les achats sont réalisés individuellement et réglés via des ­paiements non centralisés? Autant de sujets qui doivent encourager les travel managers à ne pas lâcher trop de lest.

Dans son Livre Blanc, l'AFTM cite une étude réalisée par Phocuswright selon laquelle des solutions logicielles sauront gérer ce mode d'achat d'ici 2020 et permettront de réaliser entre 15 et 25% ­d'économie. Pour l'heure, la solution consisterait à placer l'open booking sous contrôle.

Un marché qui se structure

65% des salariés sont pleinement satisfaits de la politique voyage proposée par leur employeur.

Alors que chacun peut identifier, grâce à la personnalisation des offres sur le Web, les services et produits qui répondent réellement à ses besoins, pourquoi les voyageurs d'affaires en seraient-ils privés? C'est la question que se pose Dean Forbes, p-dg de KDS, ­éditeur de solutions de gestion de notes de frais et de voyages d'affaires. C'est pourquoi cette entreprise a développé des offres plus appropriées aux pratiques actuelles.

L'une d'entre elles, KDS Neo, offre la possibilité aux voyageurs de planifier et de réserver, en seulement quelques secondes, des itinéraires multimodaux, de porte à porte, avec transmission automatique des notes de frais. Cet outil est également capable de mémoriser les préférences et les habitudes de chacun et de proposer des itinéraires personnalisés, optimisés suivant la politique voyage de l'entreprise.

D'autres options, proposées par des fournisseurs de services d'hébergement et de voyages, qui se démarquent des systèmes globaux de distribution (GDS) traditionnels, peuvent être ajoutées. Les derniers développements de KDS Neo intègrent une recherche personnalisée, un "content hub", ainsi qu'une sélection élargie de services de taxi et de loueurs de voitures, tous certifiés et testés. Le travel manager garde néanmoins la main, puisque c'est lui qui décide ­d'activer ces fonctionnalités, ou pas.

De son côté, Concur, spécialiste de la gestion des notes de frais et déplacements professionnels, a annoncé en septembre dernier, lors de sa conférence Fusion Exchange, ­l'intégration de trois nouveaux partenaires français au sein de sa solution connectée TripLink: Captain Train (vente en ligne de billets de train au meilleur prix), Citybird (réservation taxi-moto et VTC) et Business Table (gestion des repas d'affaires). TripLink se ­positionne comme une réponse innovante et ­complémentaire aux circuits traditionnels de gestion d'achat de voyages d'affaires.

Conçue pour fournir une vue d'ensemble de toutes les transactions liées à un déplacement professionnel (voyage, hôtel, transports urbains, restauration, etc.), TripLink permet également aux collaborateurs de bénéficier des tarifs préférentiels négociés par leur entreprise, quel que soit le mode de réservation. Multipliant les partenariats afin d'offrir plus de services, Concur vient de signer avec AccorHotels. Les travel managers auront accès aux mêmes avantages que lorsqu'ils passent par Concur et pourront suivre toutes les réservations effectuées directement sur les sites d'AccorHotels, dès que celles-ci sont enregistrées.

>> Pour aller plus loin, consultez l'article "Open-booking: la flexibilité de la politique voyage mise à l'épreuve".