DossierPanorama des familles d'achats dans les voyages d'affaires

3 - La gestion des frais professionnels

Comment améliorer la gestion des frais professionnels au sein de votre organisation? Voici quelques pistes de réflexion.

Les entreprises les plus efficaces dans la gestion des frais professionnels présentent six caractéristiques. Elles définissent clairement leur politique de voyages, collaborent avec leurs fournisseurs, automatisent les processus de gestion, centralisent les activités administratives, privilégient autant la satisfaction des utilisateurs que la réduction des coûts et, enfin, exploitent les informations de gestion pour améliorer sans cesse le processus.

L'optimisation des frais professionnels

Les quatre grands postes de gestion des frais professionnels sont la préparation des voyages (organisation et réservation), les avances de trésorerie, la facturation centrale et la gestion des notes de frais. Les meilleures pratiques se répartissent alors selon ces postes.

Pour maîtriser ses frais professionnels, il faut avant toute chose mettre en oeuvre une politique de voyages centralisée et, surtout, un contrôle de son respect en interne. Pour ce faire, les méthodes les plus répandues sont le recours à des fournisseurs référencés, l'autorisation préalable des dépenses, l'utilisation des services d'une agence de voyages, l'automatisation du traitement des frais de déplacement et les contrôles ponctuels a posteriori sur les notes de frais.

Concernant les avances de trésorerie, celles en espèces sont à proscrire. L'utilisation d'une carte corporate à facturation individuelle s'impose davantage. Par ailleurs, il convient d'utiliser des solutions de paiement dématérialisées pour rationaliser les flux. Les avances permanentes ne sont attribuées que lorsque la sécurité, l'éloignement ou le faible niveau de salaire du collaborateur en font une nécessité.

Les formulaires de notes de frais doivent être automatisés et préremplis. Un logiciel peut intégrer des paramètres RH comme la hiérarchie d'approbation ou encore les plafonds de dépense. La transmission est électronique et les données sont intégrées directement dans le système comptable. Enfin, il est conseillé de mener quelques audits ponctuels sur 10 à 20% des notes de frais.

L'utilisation de cartes corporate

La gestion des avances de cash peut être considérablement allégée grâce à l'adoption de cartes corporate, qui permettent souvent de moins dépenser. Ces cartes sont éditées au nom de la société et débitées soit sur le compte de l'entreprise, soit sur celui du collaborateur, avec un différé de paiement allant de 30 à 45 jours. Cette solution fait, d'une part, gagner du temps à la comptabilité et permet, d'autre part, de délester les salariés des lourdeurs que génèrent les avances de cash. À noter que les émetteurs de cartes offrent tous des services dédiés aux PME et donnent accès à des relevés détaillés, permettent de réaliser des contrôles quasiment en temps réel. Tout dérapage devient ainsi repérable: les notes de restaurant antidatées ou les montants gonflés ne sont donc plus possibles car toutes les informations transitent par un terminal de paiement électronique.