DossierMettre en place une politique voyages efficace

1 De l'avantage de créer une politique voyages efficace

Alors que l'on enregistre une stagnation des budgets consacrés aux voyages d'affaires des organisations de 2011 à 2012, une étude réalisée par le Cabinet Raffour Interactif pour le compte de Concur, sur les nouveaux comportements des voyageurs d'affaires français, révèle que pour 61% des voyageurs interrogés, leurs dépenses liées aux déplacements d'affaires sont systématiquement définies dans le cadre d'une "politique voyages". Ils sont 24 % supplémentaires à bénéficier d'une latitude leur permettant de sortir de la politique voyages définie et 15 % à reconnaître que le prix n'est pas une contrainte et qu'ils décident eux-mêmes du budget.

L'étude montre clairement la corrélation entre la taille de l'organisation et l'existence d'une politique voyages. Plus l'effectif de l'organisation est grand, plus les règles de dépenses sont définies par une politique voyages. Ainsi, 69 % des voyageurs d'affaires qui travaillent pour une organisation de plus de 1000 salariés déclarent que leurs dépenses voyages sont définies par une politique voyages, contre seulement 27 % des voyageurs d'affaires qui travaillent dans une organisation de moins de 100 salariés.

Les organisations font confiance à leurs employés pour la gestion des voyages d'affaires. Selon l'étude, c'est en effet un voyageur d'affaires sur deux qui affirme préparer lui-même ses déplacements professionnels "tout le temps" (choix des prestations, réservations...) plus 15% de "temps en temps". Par ailleurs, 56% des voyageurs apprennent dans les 15 derniers jours s'ils ont une mission ou un déplacement à mener.

2 Créer une politique voyages en entreprise

Première étape d'une politique voyages efficace : consolider toutes les données voyages de l'entreprise (nombre de voyageurs, destinations privilégiées, moyens de locomotion utilisés, etc.). Cette base permet de définir les règles de déplacement pour les collaborateurs de l'entreprise et de négocier des contrats-cadres avec les principaux prestataires par famille d'achats. Comme pour toute nouvelle politique achats, le soutien de la direction générale est indispensable pour sensibiliser les salariés aux enjeux économiques et environnementaux liés aux déplacements, surmonter les résistances au changement et promouvoir le respect des règles définies. Les règles de déplacement doivent être claires et précises. Dans certaines organisations, il s'agit plutôt de recommandations. Pour réduire les coûts, les spécialistes conseillent néanmoins de les rendre obligatoires et applicables à l'ensemble des collaborateurs. De même, dans les grands groupes, il est préférable d'éviter les différences entre les filiales. Le suivi de la politique voyages, via la mise en place d'indicateurs-clés, est indispensable. Or, les entreprises oublient souvent de communiquer autour des règles de déplacement établies, soit pour de simples piqûres de rappel, soit pour informer les collaborateurs des économies réalisées. À terme, le travel manager sera donc de plus en plus appelé à assumer des responsabilités de mobility manager.

3 La réservation on line

Pour les voyages simples, c'est-à-dire un aller-retour, les outils de réservation en ligne se sont imposés comme le moyen le plus facile et économique pour organiser un déplacement professionnel car ils répondent aux attentes des voyageurs liées à la mobilité. En revanche, pour les voyages complexes, c'est-à-dire multidestinations, le recours à une agence de voyages d'affaires est recommandé. L'agence, grâce à sa connaissance des marchés fournisseurs, permet de faire gagner un temps précieux en organisant les déplacements et, la plupart du temps, d'optimiser les coûts. Dans les grandes entreprises dont le budget voyages dépasse 10 millions d'euros par an, la réservation en ligne renvoie à l'utilisation d'un Self booking tool (SBT) dédié. Concrètement, il s'agit d'une plateforme logicielle interfacée avec l'offre des fournisseurs (compagnies aériennes et ferroviaires, chaînes hôtelières, loueurs de courte de durée, etc.) où sont paramétrées toutes les règles de déplacement définies dans l'entreprise. À la fin de l'année 2011, 55 % des PME-PMI et 80 % des grands comptes utilisaient un SBT, selon le baromètre 2011 d'American Express Voyages d'Affaires. L'utilisation d'un SBT permet de faire respecter la politique voyages et d'éviter que les collaborateurs ne réservent leurs déplacements sur des sites grand public, au mépris des accords-cadres signés avec des prestataires. À noter que les SBT ne sont pas nécessairement l'apanage des grandes entreprises et qu'ils peuvent être mutualisés entre plusieurs PME, via une agence de voyages notamment.

La politique voyages, ce sont ces lignes directrices qui permettent aux collaborateurs de savoir ce qui est autorisé ou non. Comprendre les dépenses, évaluer l'efficacité des actions et (re)négocier des accords, voilà un aperçu des missions du travel manager.

4 Les tendances pour 2014

Carlson Wagonlit Travel publie les tendances pour les déplacements professionnels pour 2014. Flexibilité, mobilité et sécurité seront les maître-mots de l'année prochaine. Ainsi, pour répondre aux besoins des responsables de voyages d'affaires, les programmes et les offres devront être de plus en plus flexibles et de plus en plus de services seront disponibles sur les mobiles et les tablettes, conférant aux acheteurs plus d'agilité. Enfin, avec l'émergence continue de nouvelles menaces, la sécurité des voyageurs sera une préoccupation majeure. Côté tarifs, le coût du voyage devrait connaître une augmentation modérée au niveau mondial, à l'exception de l'Asie-Pacifique et l'Amérique latine.

5 L'Hexagone a la cote !

Séjours plus brefs, trajets moins longs... la France est redevenue une destination privilégiée du Mice. En misant avant tout sur l'originalité et l'inventivité, les travel managers peuvent atteindre les objectifs ambitieux qui leur sont fixés, tout en maîtrisant les coûts.

Depuis près de deux ans maintenant, le marché du Mice a sensiblement évolué. D'après une étude menée par le cabinet d'études Coach Omnium (baromètre 2012), les entreprises établies en France ont dépensé en 2011 un volume global estimé à 8,91 milliards d'euros sur le marché des groupes d'affaires, soit une hausse d'1,2 % par rapport à 2010. Toujours selon cette étude, il semblerait que 2012 demeure dans la même veine que le second semestre 2011, avec un manque de visibilité récurrent de la part des entreprises. Certaines évolutions dans la consommation du Mice auraient vu le jour, aussi bien sur la durée que sur la localisation ou encore le contenu des séminaires, congrès et incentives. Parmi ces changements majeurs, un regain d'affection pour l'Hexagone et sa richesse touristique !

Pour Marc Rousse, directeur général de l'agence Azoka, spécialisée dans l'organisation de séminaires et de voyages d'entreprises, la tendance au retour vers la France est forte : " En deux ans, nous sommes passés de 60 % d'opérations organisées vers l'étranger à 60 % d'opérations planifiées en France ! " Cette évolution est évidemment liée au contexte économique. " Pour les entreprises, les séminaires, les congrès ou les opérations de team building ont deux coûts. Le premier est lié à l'organisation de l'événement et le second à l'immobilisation des ressources pendant qu'elles y participent ", explique Marc Rousse. Les budgets ayant été revus globalement à la baisse, les entreprises préfèrent non seulement économiser sur les temps de trajet et sur les coûts inhérents au transport. Mais les raisons économiques ne sont pas les seules à entrer en ligne de compte. " Je pense qu'il y a un attachement de plus en plus fort à notre terroir, indique Nicolas Godard, commissaire général du salon Mice Place. La richesse touristique de la France est connue et les régions ont bien compris le potentiel très fort du tourisme d'affaires, qui intervient souvent hors saison. Le professionnel dépense en moyenne quatre à cinq fois plus que le touriste de loisir... L'offre s'étoffe donc rapidement ! "

Enfin, le développement durable explique le recentrage du tourisme d'affaires dans l'Hexagone. " C'est une dimension à laquelle je crois vraiment, affirme Marc Rousse, car la prise de conscience en faveur du développement durable rend caduques des voyages éclairs aux États-Unis ou au Moyen-Orient. La volonté d'adopter une démarche responsable est de plus en plus forte au sein des entreprises qui veulent donner du sens à leurs séminaires. " Et, comme le souligne le directeur d'Azoka, " en période de crise, alors que la tension sur les salaires est réelle, il peut être indécent d'envoyer une petite équipe sur des voyages au long cours... "

6 Avant tout, donner du sens...

Pourquoi s'engager dans des projets Mice ? Les raisons sont nombreuses. Booster les équipes commerciales, tisser du lien entre le management et les collaborateurs, renforcer l'esprit de groupe, il faut déterminer en priorité les objectifs précis du séminaire. " À nos yeux, une opération réussie répond à 100 % aux objectifs tels qu'ils étaient définis dans le cahier des charges ", indique Paul Massiani, directeur associé de l'agence Longitude 7. Mais pour cet expert, c'est souvent là que le bât blesse. " Les clients arrivent parfois avec la volonté d'organiser une opération mais il ne s'agit pas de se limiter à un moment de détente entre collègues. Chaque opération doit avoir une vocation forte, soit de motivation, soit pédagogique. "" Les entreprises à succès savent miser sur l'événementiel pour redonner du sens à l'activité, précise Marc Rousse. Ces opérations sont dynamisantes pour les collaborateurs si ces derniers en sortent enrichis. Il faut donc que les activités proposées soient formatrices et permettent d'avancer! "

Puisque la définition du cahier des charges est essentielle à la réussite du projet, il est nécessaire d'impliquer les services concernés en amont. " La démarche est toujours plus ROIste pour les entreprises, constate Paul Massiani.Plus les acheteurs sont impliqués dans la préparation du projet, plus ils disposent des leviers nécessaires pour s'assurer qu'ils font le meilleur achat au meilleur prix." Chez Azoka, même constat. " Les acheteurs savent que pour une agence, réserver des nuitées dans un Formule 1 ou dans un cinq étoiles, c'est le même travail. Notre valeur ajoutée se situe dans la conception du projet, dans le respect des objectifs de management. S' il est impliqué dès le début, le service achat fait beaucoup plus que du cost killing et c'est vraiment appréciable ", confie Marc Rousse.

7 Pour aller plus loin, vous pouvez consulter l'article suivant :

8 Séminaires : des lieux atypiques à découvrir

Flexibilité, mobilité et sécurité seront les maître-mots de 2014 en matière de déplacements professionnels selon les prévisions de Carlson Wagonlit Travel. Par ailleurs, compression de coûts oblige, il semblerait que l'Hexagone soit redevenue une destination privilégiée du Mice.

9 Optimiser la mise en place de sa politique voyages

Recourir à une agence de voyage d'affaire, oui, mais laquelle ? "Si les gains apportés par de tels experts sont nombreux - meilleure application de la politique voyage, obtention de tarifs négociés, mise en place de systèmes de reporting - force est de constater que le choix du bon prestataire relève souvent de la gageure tant le marché, très atomisé, regorge d'acteurs multiples de taille et de spécialités diverses", développe Etienne Pénaud, dirigeant du cabinet de conseil Atlans.

Face à un marché toujours plus complexe, c'est difficile de s'y retrouver ! "D'autant que les critères de sélection des agences ne sont pas gravés dans le marbre", rappelle le consultant, en notant toutefois que le critère taille joue souvent à plein. "Notamment pour les grands comptes qui doivent s'abstenir de collaborer avec des petites agences, au risque d'instaurer une relation de dépendance trop accrue. A contrario, une PME avec un fort business à l'export, soucieuse d'optimiser ses dépenses voyage, peut avoir intérêt à collaborer avec une grosse agence aux process industrialisés".

10 Bien connaître son besoin

Le partenaire adapté est d'abord celui dont le profil est le plus en phase avec vos besoins. Vos voyageurs réalisent moult déplacements complexes dans des pays éloignés ? Privilégiez une agence jouant la carte de la proximité, dotée d'un service off-line réactif et d'une politique RH favorisant un faible turn-over. "C'est souvent le cas des acteurs de taille moyenne qui gère des équipes relativement restreintes de chargés de voyages, et ce, pour mieux les fidéliser", indique Étienne Pénaud. Vous souhaitez réaliser au plus vite des économies d'échelles sur votre budget voyages? Vous l'avez compris, les poids lourds du marché (Amex, CWT...) ayant pris le biais de l'industrialisation, s'avèrent les plus adaptés. "Certes, de tels acteurs ne font pas toujours du sur-mesure, puisqu'ils gèrent des milliers de chargés de voyages oeuvrant eux-mêmes pour plusieurs clients à la fois. Mais le service s'avère, in fine, plus rentable", note Étienne Penaud. D'autant que ces acteurs sont capables d'investir dans des outils de gestion conséquents, pas toujours à la portée des petites agences. Enfin, si l'automatisation de vos process de réservation via le recours à des outils très fins de paramétrage est votre priorité, tournez-vous vers des agences orientées 100 % techno ! Davantage aguerries à la maîtrise de tels systèmes, elles favoriseront, in fine, une meilleure prise en main côté utilisateurs. C'est la valeur ajoutée d'acteurs comme Egencia par exemple, un voyagiste qui agrège sa propre technologie via la conception d'outils dont il est l'unique propriétaire, "a contrario de nombre d'agences s'appuyant davantage sur des SBT, Self Booking Tool, externalisés conçus par des éditeurs tels qu'Amadeus", développe le consultant.

11 Sur quels critères choisir son SBT?

Le SBT (Self booking tool), OBT (Online booking tool) ou outil d'auto-réservation en ligne, est le bras armé d'une politique de voyages optimisée qui s'étend désormais à des obligations liées à la sécurité. Sa mise en oeuvre impose toutefois une communication adaptée envers les collaborateurs qui peuvent se révéler réticents à son utilisation. Un SBT permet d'abord à une entreprise de vérifier que les réservations faites par ses collaborateurs sont bien en adéquation avec sa politique de voyages et les règles qui la régissent.

D'après l'étude sur les voyages et les déplacements professionnels réalisée par Coach Omnium, pour American Express Voyages d'Affaires en mars 2012, 74 % des PME interrogées déclarent utiliser un SBT. Leurs motivations sont diverses : gain de temps pour 29 % d'entre elles, facilité d'usage pour 21,1 %, économies réalisées dans 15,8 % des cas. Il existe deux types de SBT : le premier est dit "mutualisé", c'est-à-dire proposé par l'agence de voyages à ses sociétés clientes qui vont l'utiliser pour l'ensemble de leurs voyageurs ; le second est hébergé directement par l'entreprise qui acquiert une licence d'exploitation.

Quelle formule choisir pour un acheteur ? Pour Christophe Drezet du cabinet Epsa, il n'y pas d'hésitation : " En dessous de 200 à 300 000 € d'achat de voyages, une entreprise n'a pas intérêt à choisir en direct un SBT ou de contractualiser avec un éditeur mais plutôt de solliciter son agence de voyages pour la mise en place d'un outil mutualisé. " Laurent Engrand, responsable commercial d'Amadeus, l'un des poids lourds du secteur en France et dans le monde, se range à cet avis, estimant qu'un contrat direct avec Amadeus (ou un autre prestataire du même type) est plutôt réservé aux grandes entreprises tandis que les PME privilégieront un SBT via la plateforme proposée par une agence de voyages. " Un SBT peut faire varier le prix d'un billet du simple au double ", estime-t-il.

12 Permettre la traçabilité des voyageurs

Outre les fonctionnalités de reporting financier (récupération des factures ou des relevés de notes de frais), le SBT permet également de gérer les contraintes de sécurité relatives aux déplacements de leurs collaborateurs. Cela peut se traduire, en amont du voyage, par la création d'un schéma de validation qui passe par un accord de la direction générale en cas de déplacement dans un pays à risque et par le service voyage qui, une fois averti, pourra prendre des dispositions particulières afin d'obtenir un visa d'entrée si nécessaire. Pour un coût dépendant de la taille de l'entreprise et de la nature des services demandés, des solutions de traçabilité sont mises à disposition grâce au SBT qui génère des statistiques précises et fiables sur la localisation des collaborateurs à un instant donné.

13 Pour aller plus loin, vous pouvez consulter l'article suivant :

14 Augmenter le taux d'adoption d'un SBT

Condition sine qua non pour optimiser ses dépenses voyage, les choix d'une agence et d'un SBT sont souvent difficiles. Conseils pour choisir les partenaires adaptés.

15 Maîtriser les coûts des voyages

Selon la dernière étude de CWT sur les priorités des travel managers, les quatre domaines prioritaires portent, sans surprise, sur la maîtrise des coûts : consolidation des économies sur le transport aérien et terrestre, amélioration du respect de la politique voyages, optimisation des dépenses hôtelières et augmentation du taux d'adoption aux outils en ligne.

Dans un marché en pleine évolution, ces domaines constituent une source d'opportunités même pour le plus abouti des programmes voyages. Pour atteindre ces objectifs, les travel managers s'appuient sur un large éventail de mesures, notamment l'amélioration des communications relatives à la politique voyages et au respect des règles, la familiarisation des collaborateurs avec les processus de réservation en ligne et l'obligation d'opter pour les fournisseurs référencés. Les voyageurs utilisant de plus en plus les applications mobiles, la communication sur les fournisseurs référencés et les canaux de réservation occupera une place privilégiée.

Dans un environnement économique incertain, les travel managers doivent surveiller de près les changements pour obtenir les meilleures offres des fournisseurs et optimiser les performances des programmes voyages. L'étude de CWT souligne aussi les grandes tendances du marché qui vont affecter les programmes voyages partout dans le monde au cours de cette année. Il s'agit par exemple de la croissance continue des dépenses de voyage dans la zone Asie Pacifique, de l'utilisation accrue des solutions mobiles pour le voyage d'affaires et de l'intérêt très vif pour une approche stratégique de la gestion des réunions.

Ainsi, en 2012, la majorité des sociétés a pris le parti de voyager à confort égal, mais moins cher. Le sujet épineux de l'optimisation tarifaire des prestations voyages n'est pas nouveau, mais il n'a cessé de se complexifier ces dernières années, avec notamment la multiplication des canaux de réservation et la nébuleuse des frais ancillaires.

16 Aller au-delà de la simple négociation de meilleurs tarifs

Même si l'on pourrait penser qu'ici, l'enjeu est de simplement négocier de meilleurs tarifs avec les prestataires, la tâche s'avère plus compliquée. Elle résulte en effet d'un savant mélange entre négociation tarifaire, éducation des voyageurs, agrégation d'offres multisources, veille marchés et paramétrage adéquat des outils. Mises bout à bout, toutes ces techniques permettront une baisse significative des coûts faciaux liés au voyage d'affaires. Il est donc de plus en plus courant pour les entreprises de s'entourer d'experts qui les accompagnent lors de consultations, mais également dans la mise en place des processus permettant d'atteindre les objectifs économiques fixés.

17 Quels leviers actionner ?

L'un des principaux leviers consiste à éduquer les voyageurs dans leur comportement d'achat. Il est nécessaire de clairement les sensibiliser aux bénéfices liés à des pratiques, comme l'anticipation des réservations ou le recours aux billets à contraintes. Là où il y a cinq ans, une politique voyages ne prenait en compte que des notions de classe/catégorie, on retrouve aujourd'hui l'apparition de critères, tels que le nombre de jours avant le départ ou l'interdiction de voyager à plein tarif.

Les outils (Online Booking Tools, Hotel Booking Tool...) permettent, eux, la confrontation d'offres provenant de sources différentes (GDS et non-GDS). La rencontre de l'ensemble de ces canaux au travers d'une plateforme unique augmente par conséquent les chances d'obtenir, à l'instant T, le meilleur tarif disponible. Les outils de réservation en ligne permettent aussi, via leurs capacités de paramétrage, d'orienter les choix des utilisateurs : ordre d'affichage des résultats, conformité basée sur les meilleurs tarifs, possibilité de cacher certains tarifs/fournisseurs...

Quoi qu'il en soit, pour obtenir des résultats tangibles, il est primordial de procéder à un suivi minutieux de l'activité, d'opérer une veille du marché et d'avoir une bonne connaissance du trafic de son entreprise afin de consolider les volumes et d'obtenir des tarifs avantageux et englobant le plus de services possibles.

18 Vidéo : Les priorités du Travel Management en 2013

La baisse du coût moyen des déplacements est aujourd'hui le principal levier d'optimisation des dépenses voyages pour une entreprise. Il convient donc de mettre en avant les bonnes pratiques pour accéder aux meilleurs tarifs lors de leurs réservations.

19 Gérer les risques et assurer la sécurité des voyageurs d'affaires

L'article L. 4121-1 du Code du travail stipule que "l'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique des travailleurs". Cette mesure s'applique aussi aux déplacements professionnels à l'étranger, pour lesquels l'entreprise doit assurer la sécurité de ses collaborateurs. Ces obligations ont été formalisées depuis la "jurisprudence Karachi" de 2004, suite à l'attentat qui s'est produit en 2002 au Pakistan. Si cette décision de justice a marqué une étape dans la profession, les attentats de Madrid (2004) et de Londres (2005) ont prouvé par la suite qu'aucun pays ne peut véritablement être considéré sans risque. Il revient aux entreprises, avant tout départ, de vérifier les couvertures dont elles disposent en matière d'assurance pour chaque destination (perte de bagages, rapatriement, maladie, décès, etc.) et, notamment, celles liées aux cartes corporate, à la compagnie aérienne ou à la carte logée.

20 Une grande différence de maturité selon les entreprises

Estelle Camusard, travel manager chez Aéroports de Paris et responsable de la Commission formation de l'AFTM rappelle " la différence entre des grands groupes, souvent dotés d'une direction de la sûreté et de la sécurité, et les PME qui ne disposent pas toujours d'un travel manager pour les alerter sur les risques des déplacements à l'étranger ". Michel Dieleman, président de l'AFTM et directeur du travel management du groupe Orange France Télécom, précise que les travaux de cette commission reposent plus particulièrement sur la répartition des rôles entre le travel manager, le security manager, voire le médecin du travail et le service des assurances, selon le degré de maturité de l'entreprise dans la gestion de la sécurité du voyageur en déplacement professionnel. " Le travel manager a donc un rôle prépondérant à jouer auprès du voyageur, rappelle-t-il. Il doit faciliter l'accès à toutes les informations liées à la sécurité. Il peut même être force de proposition lorsque l'entreprise n'a pas une gestion performante ou suffisante du domaine. Rappelons que, s'il estime ne pas avoir été suffisamment averti des risques, le voyageur peut se retourner contre son entreprise. Il y a de toute évidence des principes forts de précaution à respecter pour l'employé et l'employeur. "

Tant qu'il n'y a pas une structure adaptée dans l'entreprise, la recommandation première est de consulter le site du ministère des Affaires étrangères (www.diplomatie. gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/) avant un déplacement professionnel. Un Livre Blanc " recueille d'une part les bonnes pratiques des entreprises de toute taille, dans leur manière d'assurer la sécurité des collaborateurs en déplacement, déclare le président de l'AFTM. Il recense d'autre part les outils permettant d'obtenir une traçabilité rapide des voyageurs, sans forcément avoir recours à des systèmes complexes, et propose un cahier de mesures urgentes à prendre et de moyens à mettre en oeuvre en cas de crise ou d'urgence."

21 Les outils numériques entre risques et solutions

Les risques concernent non seulement l'individu en déplacement professionnel mais aussi les outils qu'il utilise : smartphone,
ordinateur portable, tablette et assistant personnel. Pour tout ce qui concerne la protection de ces appareils et des données qu'ils contiennent, l'Anssi (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information), associée au CDSE dans l'élaboration de ce document, met à
disposition un "Passeport de conseil aux voyageurs" sur son site internet (www.securite- informatique.gouv.fr/partirenmission). Soumis aux risques et aux menaces, les terminaux informatiques comme les smartphones avec leurs applications de géolocalisation et d'alerte permettant une traçabilité, peuvent s'avérer par ailleurs des éléments de sûreté d'importance lors d'une mission dans un pays à risque.

Les 5 commandements du travel risk management

Par Morgane COQUAIS / Source : http://travelriskmanagementsolutions.com/travel-risk-managment/5-steps-to-an-effective-travel-risk-management-strategy-infographic?goback=.gmp_40103.gde_40103_member_201656557

Pour parvenir à se soucier du bien-être du collaborateur en déplacement et prévenir les aléas, il est nécessaire de développer une politique d'évaluation des risques, baptisée "travel risk management". Cela passe par cinq points essentiels :

• Maîtriser les spécificités du pays où le voyageur d'affaires sera envoyé.
• Délivrer de l'information ciblée, et non généraliste.
• Veiller à ce que les procédures soient adossés à une documentation pertinente.
• Appliquer la politique voyages.
• Vérifier que les déplacements ont été conformes aux directives communiquées.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter les articles suivants :

Protéger et informer ses voyageurs d'affaires

Sécurisez les voyages grâce à la high-tech

La sécurité des données en ligne inquiète les travels managers

Parce que les situations d'urgence (catastrophe naturelle, attentat, conflit ou crise sanitaire) peuvent apparaître partout dans le monde et à tout moment, les professionnels de la sécurité s'allient à ceux du voyage d'affaires pour recenser les bonnes pratiques et définir des formations spécifiques

22 Des voyageurs d'affaires connectés

Près de 82% des voyageurs d'affaires reconnaissent que l'utilisation des smartphones a contribué à faciliter leurs déplacements professionnels. Un résultat éloquent révélé par l'étude conjointe de KDS, éditeur des solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, et EPSA, le cabinet de conseil en organisation et en management des catégories d'achats hors production, sur l'impact des smartphones et de l'Internet sur les voyages d'affaires.

23 La tablette en tête devant le smartphone

A l'heure du voyage d'affaires 2.0, près de 27,2% des sondés affirment effectuer leurs réservations sur tablette contre 22 % sur smartphones. Cependant, ils sont encore nombreux à continuer à réserver leurs déplacements via leur ordinateur de bureau ou grâce à l'outil de réservation en ligne (Self Booking Tool) implanté au sein de l'entreprise.

"Le smartphone et les tablettes accompagnent la majorité des voyageurs d'affaires. Les apps et l'Internet mobile créent de nouvelles attentes parmi les salariés en général et parmi la génération Y habitués à avoir accès facilement et partout à l'information. L'étude montre clairement que la révolution mobile a déjà complètement bouleversé notre industrie", explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS.

24 Des applis pour géolocaliser... et réserver

Les voyageurs d'affaires utilisent les applications mobiles majoritairement pour localiser une adresse (69,3%), consulter les informations liées à leurs voyages (65%) ou encore rechercher des informations sur un vol ou un train (63,5%).

Ils utilisent également les applications de réservation. Ainsi, la réservation d'hôtels est utilisée par 34 % des voyageurs d'affaires, 33 % les utilisent pour réserver leurs trains et 29,3 % réservent un vol via une application mobile. Pour 26 % des répondants, les applications mobiles sont utiles pour réserver un déjeuner au restaurant, et près de 23 % les utilisent pour réserver un taxi.

Enfin, le recours à l'Internet mobile pour soumettre une note de frais est fréquent pour 10,5 % des répondants. Mais il est appelé à se développer compte tenu de la simplicité des applications. Il suffit de prendre en photo ses justificatifs avec son smartphone ou sa tablette, lors de l'achat ou de la dépense (restaurant, taxi etc ...), pour les faire parvenir numériquement à la solution de gestion des notes de frais.

Smartphones, tablettes, appli de réservation... les outils pour faciliter les déplacements professionnels sont légion. Ce que confirment près de 82 % des voyageurs d'affaires, selon une étude conjointe menée par KDS et EPSA sur l'impact des smartphones et d'Internet sur les voyages d'affaires.

25 [Tribune d'expert] Mesurer les performances du travel management

Devant la multitude d'acteurs présents sur le segment du voyage, le travel manager doit savoir tirer une évaluation fine des dépenses en se fondant notamment sur les données consolidées par ses prestataires. Mais attention à ne pas faire un usage excessif ou irrégulier des KPIs, sous peine de résultats contreproductifs.

L'état des lieux des dépenses est un cauchemar pour les acheteurs qui sont nombreux à tenter de résoudre le casse-tête de la consolidation des données. La multiplicité des acteurs du marché du voyage d'affaires implique de concilier des données agences, cartes (logées / affaires), comptables, fournisseurs... autant de sources à compiler, à homogénéiser et à croiser pour obtenir des résultats fiables. Ce travail nécessite un lourd investissement de la part des acheteurs. Une fois l'ensemble des éléments harmonisé, le croisement des données doit aboutir à une évaluation fine des dépenses permettant ainsi de les contrôler et de les optimiser. Cette complexité de consolidation trouve sa solution dans la production de tableaux de bord, au coeur des priorités fournisseurs qui expriment leur valeur ajoutée au moyen de ces supports.

26 Des outils de traçabilité et de reporting

Pour coller au plus près des attentes de leurs clients, la majorité des acteurs du marché ont investi ces dernières années dans des outils de traçabilité et de reporting. Les clients peuvent désormais consulter en temps réel, créer et éditer des rapports personnalisés sur leurs consommations, leurs typologies de trafics, et même leurs émissions de CO₂. Ces fonctionnalités donnent la possibilité aux gestionnaires de voyages de mieux piloter l'activité. Créer et éditer des rapports personnalisés leur permet d'extraire les données pour différents pays ou filiales et d'avoir une vision complète de leurs dépenses en termes de voyages et de déplacements. Côté acheteurs, les négociations avec les prestataires se voient grandement facilitées.

27 Un pilotage agile fondé sur des KPIs essentiels

Si les tableaux de bord sont des systèmes de mesure qui facilitent le pilotage de l'activité et répondent aux questions que se posent les acheteurs à propos de leurs dépenses, ils doivent également donner accès à un suivi homogène et constant sur la durée. Les indicateurs-clés de performance ou KPIs viennent compléter l'analyse des tableaux de bord, ils évaluent et suivent la performance de l'entreprise. Pour cela, il est important d'avoir un nombre réduit d'indicateurs qui traduisent les priorités de l'entreprise en fonction de sa politique de voyages. A vouloir trop en faire, certains tombent dans le piège de la surmultiplication des indicateurs et perdent l'efficacité escomptée. Ne pas se surcharger en indicateurs et limiter le degré de flexibilité de ces indicateurs, c'est ne pas remettre en question le suivi réalisé par rapport aux périodes précédentes. Les tableaux de bord et KPIs sont des leviers essentiels au contrôle et à l'optimisation de l'ensemble de la chaîne des voyages d'affaires, des outils achat indispensables. Cependant, l'intérêt de ces outils n'est démontré que s'ils sont suivis régulièrement et associés à des actions de communication, prévention et correction.

28 Pour aller plus loin, vous pouvez consulter l'article suivant :

Du bon usage de "l'open booking"...

Devant la multitude d'acteurs présents sur le segment du voyage, le travel manager doit savoir tirer une évaluation fine des dépenses en se fondant, notamment, sur les données consolidées par ses prestataires. Conseils de l'expert Christophe Drezet.

29 A lire aussi

30 Marier écologie et voyages d'affaires

Grenelle 2, lutte contre les émissions de CO₂... La politique voyages est un outil à part entière du développement durable d'une entreprise. Passage en revue des différents leviers d'action possibles dans un contexte où les initiatives en ce sens sont encore un peu timides.

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31 RSE et travel policy font-elles bon ménage ?

Longtemps inexistante dans les débats liés au voyage d'affaires et au travel management pour des raisons de coûts, la RSE semble désormais y prendre peu à peu une vraie place.

Pour lire l'intégralité de la tribune, cliquez ici

Marier écologie, RSE et politique de voyages. Une sélection d'articles pour compléter votre connaissance sur le sujet.