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Travel & Expense : faire entrer la gestion des voyages d'affaires dans une nouvelle ère
En matière de gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels, les outils Travel & Expense se distinguent par leur capacité à traiter au sein d'une même solution toutes les étapes du processus. Une gestion de bout en bout qui profite autant aux salariés qu'à l'employeur.
Avec sa nouvelle solution de gestion des dépenses de voyage, Aircall économise 20 % sur les vols et 22 % sur les hôtels. Du côté de Penn Group, le temps consacré à la réconcilitation comptable est réduit de 73 %. Pour Payne Group, l'un des bénéfices se traduit par un gain de temps d'une heure trente par mois et par employé, en raison de la disparition des notes de frais. Toutes ces entreprises ont un point commun : elles ont adopté un outil digital Travel & Expense, en l'occurence celui de Navan. Une évolution qui se traduit par des avantages multiples, tant pour les collaborateurs en déplacement que pour les entreprises.
« Nous utilisions dans un passé encore récent des outils différents pour la gestion des réservations et des dépenses relatives aux voyages. En unifiant l'ensemble au sein d'un seul système, le gain de simplicité est notable et profite à tous les acteurs de la chaîne », se réjouit Olivier Roux, directeur des achats et approvisionnements chez Alcatel-Lucent, également client de Navan depuis 2024.
Pour le voyageur, le premier bénéfice cité est la facilité d'usage et l'ergonomie. « L'expérience utilisateur est considérablement améliorée, et semblable aux interfaces de réservation de voyage que l'on peut connaître dans la vie privée », explique-t-il.
La solution proposée permet également de ne pas avancer les frais sur les réservations hôtelières, les transports, ainsi que sur les plus petites dépenses en déplacement, grâce à la mise à disposition de cartes virtuelles. « Un autre gain majeur pour nos collaborateurs en voyage est la disparition des notes de frais qui devaient être effectuées régulièrement, puisque les données sont désormais remontées automatiquement dans nos systèmes d'information », confirme Olivier Roux.
L'outil est aujourd'hui déployé dans l'ensemble du groupe qui profite à l'échelle mondiale d'une nouvelle approche opérationnelle. L'une des particularités intéressantes concerne le dispositif de pré-approbation du voyage. Lorsque l'utilisateur indique les détails de son voyage (moyens de transport, hôtels...), ces données se traduisent par un budget global évalué par l'intelligence artificielle embarquée. Le travel manager peut ensuite valider ou non l'ensemble, avec une visibilité détaillée sur les modes de transport, le type de logement, les dépenses ainsi que l'empreinte carbone du déplacement. Ce pilotage est d'autant plus utile qu'il s'inscrit dans un contexte où l'enjeu consiste à être plus raisonnable et mesuré quant aux émissions de CO2 liées aux déplacements professionnels.
« Comme le collaborateur en voyage peut payer l'intégralité de ses dépenses via l'offre proposée par Navan, les achats sauvages tendent également à disparaître », mentionne Olivier Roux. « Notre politique voyage s'en retrouve bien mieux respectée. » L'objectif d'Alcatel-Lucent est d'atteindre 95 % d'achats de voyages en conformité avec cette dernière.
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