Le nouvel abc du programme voyage selon Fujifilm

L'univers du travel évolue chaque année et si dans l'idéal les politiques voyage auraient besoin d'être revues a minima tous les deux ans, la réalité est toute autre. Cela dit, sans réviser l'intégralité de la politique voyage, l'arrivée de nouvelles offres et de nouveaux entrants est une bonne occasion de faire évoluer son programme pour qu'il colle mieux aux besoins des voyageurs collaborateurs. C'est ce qu'a fait Fujifilm dont le travel est géré au niveau européen par le service achats. Profitant de la mise en place d'une nouvelle agence de voyage, en l'occurrence HRG, Fujifilm a réussi à simplifier le parcours de réservation, améliorer l'accompagnement voyageur et accroître la visibilité sur ses dépenses.

Le groupe a choisi le SBT end-to-end global de HRG qui permet de répondre à la fois à un besoin d'autonomie des voyageurs et de contrôle du service finance. Les outils mis en place, notamment l'utilisation d'une carte logée, permettent de simplifier et de centraliser les paiements pour la partie hôtellerie et location de véhicule. Cette solution permet également de répondre à un objectif de réduction des coûts tout en offrant un monitoring approfondi et un niveau de reporting plus complet.

L'implémentation de ces nouveaux outils ont demandé un certain nombre d'adaptations au niveau des processus de réservation et de gestion des voyages, nécessitant une conduite du changement importante en interne. "L'accompagnement de l'agence sur ce point est primordiale, estime Vincent Godard, head of business management chez HRG. Nous avons accompagner Fujifilm en organisant entre autres des sessions avec les utilisateurs au sens large c'est-à-dire non seulement les voyageurs, mais aussi les assistantes et les contrôleurs de gestion." De même, un guide des déplacements a été réalisé comprenant des informations sur les outils et des préconisation pour faciliter l'arbitrage des voyageurs. Résultat : après étude de satisfaction en interne, 86% se sont déclarés très satisfait de l'outil de réservation choisi.