La note de frais, un enjeu majeur selon la dernière étude de KDS

L'étude 2012 réalisée par KDS, en partenariat avec DeplacementsPros.com et EPSA, porte un regard différent sur la gestion quotidienne des notes de frais à l'échelle européenne.
Premier constat, les voyageurs d’affaires adaptent leurs frais aux dépenses engagées, voire anticipent celles à venir. La note de frais est un enjeu majeur pour ceux qui doivent faire une avance personnelle afin de s’acquitter des dépenses complémentaires d’un déplacement professionnel. « Pour une entreprise, engager une dépense est toujours vécu comme une source d’angoisse pour le voyageur, commente Alain Joyet, sociologue d’entreprise. Le voyageur a besoin d’anticiper ses dépenses et de les optimiser en raison d’un taux de change fluctuant. »
Dans les entreprises de plus de 5 000 personnes (36,8 %* des personnes interrogées), la gestion “plus fantaisiste” de la note de frais est constatée même si, a priori, les règles imposées sont plus drastiques.

Ce sondage met également en évidence que les voyageurs sont vertueux. 78,6 % avouent ne jamais avoir triché avec les notes de frais. « Si on analyse l’ensemble des réponses, on ne peut pourtant pas affirmer que les 21,4 % restants sont des tricheurs, insiste Alain Joyet. Il s’agit le plus souvent pour eux de se faire rembourser des notes qu’ils ont perdues ou dont le montant, trop faible, n’a pas fait l’objet d’une demande. On assiste plutôt à une compensation qu’à une simple volonté de tricherie. »

À la question : “Pour quelle raison principale n’avez-vous pas déclaré les dépenses ou n’avez-vous pas été remboursé en totalité ?”, 56,3 % affirment que les montants étaient trop faibles, insignifiants, sans doute moins d’une dizaine d’euros. Mais à la même question, 31% avouent qu’ils ont perdu le justificatif. On comprend mieux la fraude.
Autre point intéressant, lorsque l’on demande : “Quel est le délai moyen de remboursement de frais dans votre entreprise ?”, on se rend compte, qu’avec la crise, les délais de remboursement raccourcissent. 38,4 % des voyageurs interrogés sont remboursés dans un délai de 15 à 30 jours, même si 2,7% attendent plus d’un mois avant de récupérer leurs avances.

« L’argent conduit à une relation très complexe entre l’entreprise et le voyageur, souligne Alain Joyet. On ne veut pas avancer des fonds pour une structure, a priori, plus riche que le budget personnel de chacun. Cette relation est complexe car conduit à des exigences et des règles de gestion qui demandent beaucoup de diplomatie de la part de la direction financière et du salarié. »
Parmi les autres résultats de l’étude, il est intéressant de noter que le montant moyen des notes de frais est en baisse en 2011 même si elle demeure à un niveau relativement élevé, entre 150 et 300 euros, pour plus d'un quart des collaborateurs (25,8 %). Ils sont 16,5 % à dépenser moins de 150 euros par mois, mais sont 17,5 % à se situer entre 1 000 et 2 000 euros.

Autre enseignement, la numérisation de la note de frais fait gagner du temps à tout le monde. 43,1 % des collaborateurs mettent moins de 15 minutes pour la réaliser. 2,8 % sont plus laborieux et demandent plus de deux heures. « Encore une fois, on parle d’argent, remarque Alain Joyet. C’est sérieux. Cela ne souffre d’aucun compromis. La moindre erreur représente une possible perte financière pour le voyageur. La tendance à arranger la note de frais n’est pas le fait de voleurs mais de voyageurs soucieux de ne pas en être de leur poche. »

Bien sûr, il y a d’autres raisons qui pourraient conduire à la triche : « Pas moins de 37,6 % des personnes interrogées disent que la triche vient en dédommagement d'un système mal paramétré (remboursement, forfait ne couvrant pas tous les frais), constate Alain Joyet. Voilà qui conforte bien l’idée que le voyageur n’est pas malhonnête mais qu’il ne veut pas non plus subventionner son entreprise sur ses propres deniers. On oublie trop souvent que voyageur d’affaires n’est pas un métier, mais la conséquence du métier que l’on fait et pour lequel le collaborateur est payé. »
Globalement, la nouvelle est plutôt rassurante tant pour les entreprises que pour les voyageurs. Les relations sont saines et claires. Mais à l’évidence, il faut encore simplifier la note de frais, se doter des outils de gestion adaptés et donner plus de transparence aux règles de remboursement. Pour KDS, l'étude conforte le besoin des utilisateurs de disposer d'outils rapides et efficaces pour gérer des notes de frais.

• 68,8 % des voyageurs font valider une fois par mois les dépenses engagées pendant les déplacements ;
• 31,78 % des voyageurs qui perdent un justificatif font une simple déclaration sur l’honneur. 5,5 % fabriquent un justificatif ;
• 58,9 % des personnes interrogées ont leurs dépenses de communication prises en charge par l’entreprise. Mais, 25,2 % déclarent que leur entreprise les prend en charge seulement si elles sont justifiées ;
• 31 % des dépenses non remboursées aux voyageurs sont liées à la perte de justificatifs ;
• 40,5 % ne se “souviennent plus” du montant de la fraude réalisée sur leur note de frais. 24,3 % parlent de 5 à 10 euros seulement ;
• 60,5 % des sondés savent parfaitement comment tricher s’ils devaient le faire ;
• 68,3 % sont persuadés que ce serait sur les dépenses kilométriques qu’il serait facile de tricher pour augmenter sa note de frais. 65 % imaginent qu’il serait plus simple de le faire avec les notes de restaurants ;
• 41,7 % disent que pour tricher ils imaginent la production de faux justificatifs avec ou sans la complicité du commerçant ;
• 59,3% se disent énervés d’avoir à calculer eux-mêmes la TVA sur les notes de frais. 46,3 % sont également lassés d’avoir à obtenir systématiquement l’approbation d’un supérieur.

* Sur 133 réponses obtenues, dont 93 en France.