La gestion des notes de frais toujours problématique, selon KDS

La gestion des notes de frais dans les entreprises est encore largement optimisable. C'est la conclusion, sans surprise, d'une étude réalisée par l'éditeur de logiciels de gestion des voyages et des notes de frais KDS*.

Tout d'abord, il apparaît qu'un peu plus de la moitié des personnes interrogées (54,3%) ne soumettent en moyenne qu'une seule demande de remboursement de notes de frais par mois. Cela dit, la majorité d'entre elles (57,9%) considère le fait de remplir ses notes de frais comme “une véritable corvée et une perte de temps”. Et lors de l'établissement d'une note de frais,la recherche des reçus (65%) et la conversion de devises (48,7%) sont décrites comme les plus importantes sources de frustration.

Par ailleurs, il apparaît que 43,3% des personnes interrogées remplissent encore leurs notes de frais sur papier. Les tableurs sont, quant à eux, utilisés par 13,4% des répondants. En revanche, le processus de paiement des notes de frais semble bien fonctionner. Globalement, l’étude montre que les notes de frais sont payées dans la semaine qui suit leur soumission (42,1%) ou au minimum deux semaines après (40,9%). La majorité des sommes remboursées (73,8%) sont virées sur le compte bancaire du collaborateur. Seuls 2,4% des participants indiquent qu’ils sont encore remboursés en espèces. Autres résultats intéressants: 56,1% des participants indiquent que leurs notes de frais sont rarement remises en question et 28% affirment qu’elles ne le sont jamais.

Au-delà de la gestion des notes de frais proprement dite, l'étude réalisée par KDS s'intéresse de manière plus générale à la gestion des voyages d'affaires dans les entreprises. Et sur ce point, certains résultats laissent songeurs. Ainsi, la moitié des personnes interrogées indique que la politique voyages de leur entreprise n'est pas appliquée. Un répondant sur cinq reconnaît même ne pas savoir où consulter les régles de déplacements de leur organisation.

En moyenne, 32,9% des participants à l'enquête réservent directement leurs voyages d’affaires par eux-mêmes, 21,3% font appel à leur agence de voyages, 20,7% demandent à leur service administratif de s’en charger. Bien qu’un grand nombre des participants indiquent que leur supérieur hiérarchique valide les modalités de leurs voyages, près d’un tiers d’entre eux (29,9%) sont encore libres d’approuver eux-mêmes leur propre voyage. “Cette liberté conduit inévitablement à des incohérences, voire à des abus”, indiquent les auteurs de l'étude.

D'ailleurs, aucun service dans les entreprises ne semble véritablement prendre la main dans la gestion des politiques voyages. Pour 24,4% des sondés, ce sont les ressources humaines qui en ont la responsabilité, suivies des achats (18,3%), des finances (16,5%) ou encore de la hiérarchie directe (14%). Cette même désorganisation se retrouve dans la gestion des dépenses de voyages. Pour 36,6% des personnes interrogées, ce sont les finances qui s’en chargent, suivies par la hiérarchie directe (14,6%), les achats (11,6%) et enfin les ressources humaines (11%). “Ce constat montre que les entreprises sont nombreuses à dissocier la gestion de ces activités, plutôt que de la considérer comme une seule et même activité. Ce fonctionnement aboutit à des opportunités d’économies perdues”, soulignent les auteurs de l'étude.

Au final, une majorité des participants à l'étude (51,2%) admettent que certains de leurs voyages d’affaires ne valaient ni le temps ni le coût qu’ils ont engendrés. Et 55,5% confessent que s’ils avaient pu connaître au préalable le coût total de leur déplacement, ils auraient reconsidéré la nécessité de celui-ci.

«S’il y a un seul message à retenir de cette étude, c’est que trop d’entreprises continuent de sous-estimer l’importance financière d’une gestion complète des voyages et des notes de frais, conclut Yves Weisselberger, p-dg de KDS. Ces chiffres témoignent d’une planification des voyages insuffisante dans les entreprises, qui entraîne une absence de toute vision proactive sur le coût total d’un voyage, incluant l’hébergement et les autres frais associés.»

*Étude réalisée auprès de 164 professionnels et voyageurs réguliers basés en France, au Royaume-Uni et aux États-Unis.