[Tribune] Notes de frais : comment tirer profit de la mobilité ?

Les consommateurs utilisent aujourd'hui un nombre toujours plus important de terminaux et d'applications mobiles au sein de leur sphère privée, et attendent la même flexibilité et facilité d'utilisation dans le cadre professionnel. Cela est d'autant plus vrai si ces apps peuvent simplifier et optimiser les tâches considérées comme laborieuses et chronophages. C'est le cas notamment de la gestion des notes de frais, de la demande de dépenses, des réservations voyages jusqu'au remboursement. Proposer aux salariés des outils mobiles, offrant flexibilité et simplicité d'utilisation, est un bon moyen de renforcer leur adhésion aux règles tout en leur faisant gagner du temps.

L'un des premiers avantages de l'utilisation d'apps mobiles pour les salariés est de pouvoir réaliser des captures d'écran de leurs justificatifs. Ils peuvent ainsi facilement enregistrer leurs frais au fil de l'eau. Le département comptable détecte rapidement si des informations sont manquantes, mal saisies ou non conformes à la politique de dépenses. Informés en temps réel par le biais d'alertes, ils peuvent rapidement identifier et résoudre les éventuels problèmes avant même que la dépense soit engagée.

Ces applications aident également les entreprises à remplir leur responsabilité de "Duty Of Care" (ou devoir de protection) envers leurs salariés. Tout d'abord en leur donnant la possibilité d'alerter et d'aider les collaborateurs, sur site ou en déplacement, en cas de situation d'urgence (catastrophe climatique, crise politique, etc.). L'application permet également de leur communiquer des informations utiles à la bonne conduite et gestion de leur mission client (ou prospect), comme les retards d'avion, les vols alternatifs, le changement de porte d'embarquement ou encore le meilleur itinéraire à emprunter pour se rendre à un rendez-vous. Libérés de ces problématiques logistiques, les salariés peuvent se consacrer pleinement à leur mission.