Travel management : soignez votre reporting pour améliorer l'adhésion à la politique voyage

La mise en oeuvre d'un plan d'économies ambitieux sur la politique voyage avec différents points de restriction nécessite d'avoir un tableau de bord efficace et dynamique. Côté technique c'est un gros travail d'agrégation et de consolidation des données, côté gestion cela demande de mettre l'accent sur la communication pour une compréhension optimale en interne.

Pour construire le bon modèle de reporting il faut partir de choses simples. En général tout le monde parle de ses économies mais personne ne parle de la même chose. Donc premier point : linéariser les politiques voyage avec le responsable travel et le RH de chaque entité du groupe. Surtout s'il s'agit d'un groupe avec plusieurs antennes à l'international. Car malgré l'utilisation d'une agence unique, les pratiques voyage diffèrent d'un pays à l'autre, un travail de consolidation est donc nécessaire.

Avoir une approche pragmatique. On ne peut pas tout faire d'un coup, il faut avancer brique par brique en commençant par la plus stratégique pour vous. "Le vol représente 70% de la dépense voyage chez nous donc nous avons voulu agir d'abord sur l'air en mettant des restrictions sur la business class notamment", explique Gaël Naizin, category manager chez Schlumberger.

Donner la bonne visibilité aux bonnes personnes. Pour mesurer la dépense travel dans son ensemble plusieurs types de reporting sont nécessaires : dépense / compliance / performance. Pour ne pas brouiller l'information il faut adresser le bon reporting à la bonne personne. Le travel manager va s'intéresser à la compliance quand le DAF préfèrera mesurer la dépense.

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Faire vivre le tableau de performance avec les BU

"Chez Engie nous voulions réécrire la politique voyage et la standardiser au niveau monde car nous avions un niveau de maturité très hétérogène sur nos différentes entités. Pour arriver à massifier les dépenses et atteindre nos objectifs de 5% à 15% de gains nous avons mis en place une stratégie très claire avec un sponsoring changement fort pour favoriser l'adhésion", détaille Anne Madec category manager Engie monde.

Une telle démarche sur le tableau de bord s'intègre à la stratégie globale de l'entreprise. Un dialogue avec les BU métier est donc primordial. "Nous avons fait le choix de l'interne dans la construction de l'outil pour avoir du "sur mesure", ainsi que dans sa gestion, en donnant un accès direct aux directions financières et aux managers BU pour une meilleure compréhension", souligne Gaël Naizin. Car l'enjeu de tableaux de bord efficaces est bien de ne pas imposer un modèle mais d'apporter des données pertinentes aux pôles financiers des différentes entités pour favoriser l'adhésion à la politique voyage groupe.

Un travail de longue haleine qui en vaut la peine. Parti de rien, Engie monde aura mis trois ans à construire ses tableaux de bord et à arriver à un pilotage efficace en ligne avec les objectifs fixés. Quant à Schlumberger, la démarche maping a pris 1 an (3 mois pour avoir une source de données consolidée, 6 mois pour avoir un dashboard consultable et 3 mois pour avoir une gestion optimisée). Mais les gains sont importants : "La dépense travel représentait 1,8% du chiffre d'affaires avant. En donnant de la visibilité aux responsables métier, elle ne représente plus que 0,9% aujourd'hui", annonce Gaël Naizin. A bon entendeur!