Travel : comme il est compliqué de simplifier!

Le voyage d'affaires, en plus d'être un poste de dépenses majeur pour l'entreprise, concerne de multiples parties prenantes (impliquant des problématiques RH, informatiques, financières...) et fait du travel manager le pilote de la stratégie travel et le business partner des différentes directions métier. En sa qualité de pilote il est en première ligne et doit donc faire face à plusieurs difficultés. La principale étant de parvenir à globaliser l'offre travel alors même que chaque métier, chaque filiale dans chaque pays a ses propres pratiques et habitudes de voyage. La simplification est un enjeu de taille pour gagner en efficacité et en compliance. Oui mais la simplification de quoi et pour qui?

La politique voyage : de frein à vecteur de simplicité

Suivant l'interlocuteur les attentes ne seront pas les mêmes : les achats voudront simplifier pour réduire les coûts, les RH pour faciliter le suivi et la sécurité, la DAF pour faciliter les mesures budgétaires. "Il faut s'intéresser à toute la chaîne et penser le voyage plus globalement au moment de choisir le fournisseur et la technologie", indique Serge Colin, dirigeant de Philotimo HR spécialisé en stratégie RH. L'objectif premier est donc de définir une politique voyage qui prend en compte les contraintes, les besoins et les envies de chacun. Or malgré une tendance à la digitalisation et un souci de simplification, dans les faits la politique voyage est encore la plupart du temps abordée de façon traditionnelle : "Bien souvent on demande aux ressources humaines d'écrire la politique voyage après consultation des achats, du contrôle de gestion et de la sureté mais à aucun moment le voyageur n'est consulté alors que cela le concerne au premier plan. Il faudrait que la politique voyage soit abordée comme un projet de transformation, un projet de fond", insiste-t-il.

Une politique voyage trop restrictive avec des process de validation contraignants sera un frein. "La politique voyage doit permettre d'épurer les process en prenant en compte les contraintes entreprises bien sûr mais aussi en responsabilisant le voyageur et le responsable validation", affirme Jérôme Bonnepart, travel manager chez Arkema qui travaille à simplifier ses process de validation en partant de ce principe. "Nous fonctionnons avec un système de validation a posteriori avec tout de même une BI pour analyser et mesurer les écarts a posteriori mais nous faisons confiance à nos voyageurs." Pour le groupe Covéa les efforts de simplification se sont portés sur les process de gestion des notes de frais. "Nous avons mis en place une carte logée pour les frais d'hôtel du groupe. Tout est pré-payé, la gestion des notes de frais en est simplifiée, la politique voyage respectée et pour le collaborateur c'est une vraie valeur ajoutée puisqu'il n'a pas d'avance à faire", indique Sylvie Noël, directrice des achats.