Transformer les notes de frais en levier d'optimisation

Plus de 30 milliards d'euros. C'est ce représente chaque année, le total des notes de frais pour les entreprises. Longtemps négligés, ces dépenses font aujourd'hui l'objet d'une étude plus méticuleuse. Mais au-delà de la simple optimisation des dépenses, les outils technologiques innovants et l'arrivée de nouveaux acteurs transforment la gestion de notes de frais en véritable levier apportant une maîtrise de l'information et une simplification des processus. Cette idée était le fil conducteur de l'après-midi organisé récemment par SAP Concur où plusieurs experts étaient réunis.

Dans ce domaine, 33 % des entreprises auraient actuellement toujours recours aux avances de frais, synonymes de lourdeur de gestion et de nombreux inconvénients. Des solutions innovantes existent pourtant, tels que les paiements centralisés, directement réglés par l'entreprise à distance. La carte logée est l'une de ses solutions où les paiements automatiquement se font sans que le voyageur d'affaires n'intervienne. "Elle reste encore largement méconnue. De façon invisible, elle implique de nombreuses remontées de données. La carte corporate permet elle aussi des débits directs à l'entreprise. Elle est également intéressante, même si elle permet moins de remontées d'informations. Il faut également citer l'essor de la carte virtuelle, notamment pour les dépenses d'hôtellerie, qui fournit un numéro de carte unique pour chaque transaction et qui est riche en données relatives à cette transaction", souligne Amélie Berruex, Partner chez Axys Odissey.

De son côté, Christophe Artignan, directeur général de la société TVA Conseil, remarque un important manque à gagner relatif à la TVA non récupérée : "80 % des entreprises européennes ne récupèrent pas la TVA étrangère. Les montants perdus représentent ainsi près de 2 milliards d'euros sur un total de 7 à 8 milliards d'euros de TVA en Europe." Il est pourtant possible de procéder à ce traitement très simplement. La solution de TVA Conseil s'intègre ainsi à la plateforme SAP Concur, ce qui forme un gain de temps substantiel pour les analystes. La conformité du justificatif est également prise en compte. "Il est possible de faire des simulations pour les entreprises potentiellement intéressées. Bon nombre de sociétés passent beaucoup de temps à négocier des tarifs préférentiels avec des partenaires, en espérant obtenir un gain de 3 à 4 %, alors qu'avec la seule TVA, les taux s'élèvent à 20 %", rappelle Christophe Artignan.

Les experts attirent par ailleurs l'attention sur l'efficacité du déploiement et sur les efforts à mener en faveur de l'adoption des solutions technologiques. Un rapport publié en 2018 par The Standish Group révèle en la matière un chiffre alarmiste : 83 % des projets informatiques sont des échecs. "Dans un souci d'efficacité à long terme, attention à impliquer les services de comptabilité dès le début, très en amont", répètent plusieurs intervenants. Il en va de même pour les fonctions RH, qui peut parfois croire qu'elle n'est pas la première concernée, alors qu'elle permet souvent de cimenter l'ensemble des parties prenantes. Le sponsoring est un autre élément crucial, notamment dans le cas de déploiements complexes sur plusieurs sites, plusieurs pays. Mais le sponsor à choisir doit alors être un collaborateur suffisamment haut placé dans l'organigramme, capable de donner le cap, de recadrer l'évolution de l'organisation de façon globale.