Solutions travel : priorité à la simplification

Les avantages d'une solution travel & expense intégrée étaient au centre de la matinée du 29 janvier organisée conjointement par Concur, Airplus et l'agence de voyage d'affaires VoyagExpert. Cette dernière a récemment lancé aux côtés de ses deux partenaires un outil qui se veut être un pas supplémentaire vers la simplification des démarches relatives aux déplacements professionnels. Il s'agit d'un unique outil end-to-end, capable de gérer toutes les facettes relatives aux réservations et au traitement des paiements.

Mais l'une de ses particularités est surtout de proposer à ses clients la possibilité de modifier leur billet d'avion après émission. Une avancée qui était attendue par le marché car on estime aujourd'hui que 10 à 20 % des billets sont modifiés après leur émission. Jusqu'ici, dans ces cas, la solution était de se tourner vers son agence de voyages, d'appeler un numéro payant en dehors des heures d'ouverture, avec la lourdeur et la perte de temps que supposent ces démarches. Avec cette innovation, les voyageurs d'affaires peuvent apporter les modifications souhaitées instantanément en toute situation, via leur smartphone ou un appareil mobile quelconque.

Ce nouveau pas franchi en matière de simplification du quotidien du voyage d'affaires s'intègre aux codes couleur proposé par Concur, permettant d'apprécier le degré de conformité à la politique voyage : un indicateur vert signifie que les pratiques sont autorisées, la couleur rouge est synonyme d'interdiction, un indicateur orange signifie une autorisation avec un caractère d'exception. Ce système permet d'influer sur le comportement des voyageurs, de créer des codes éventuels d'exception dans les démarches sans pour autant avoir l'obligation de l'approbation. L'idée est d'aider les voyageurs à anticiper au mieux tout en gardant de la fluidité dans le processus de réservation.

Au-delà de l'outil end-to-end, la solution proposée se présente également comme une plateforme permettant d'agréger des données d'une multitude de partenaires pour faciliter des opérations relatives aux taxis ou encore à la récupération de TVA. Cette dernière peut notamment s'avérer complexe dans le cas d'un déplacement dans un pays étranger.

Une fluidification généralisée des notes de frais

Une gestion de notes de frais totalement automatisée, fluide est également proposée. Il suffit par exemple de photographier la facture d'un repas au restaurant pour que celle-ci s'intègre automatiquement au système de gestion, sans qu'une autre opération d'enregistrement ne soit nécessaire.

La filiale du groupe Expedia Traveldoo a elle aussi lancé en 2018 son application mobile de gestion des notes de frais. Objectif : simplifier le processus de remboursement des frais professionnels, à travers une solution sur smartphone intuitive, avec l'avantage d'une automatisation poussée des opérations. Les fonctionnalités incluent la gestion multi-devises, la géolocalisation et la possibilité de capturer la photo des dépenses et reçus.

Autre nouveauté du domaine : l'offre de la jeune start-up Mooncard qui propose une solution logicielle de gestion de notes de frais à laquelle est associée une carte Mastercard. A chaque paiement, l'utilisateur reçoit un SMS lui demandant de prendre en photo le reçu ou la facturette du montant engagé. Mastercard transmet ensuite toutes les informations correspondantes à Mooncard en temps réel. Ces données sont complétées avec le profil du collaborateur et envoyées automatiquement à son entreprise.