Optimiser le ROI des voyages d'affaires

Les bonnes pratiques et la gestion des voyages d'affaires ne vont pas forcément de pair. 15 à 20 % des réservations pour des déplacements professionnels se font en dehors des procédures relatives à la politique voyages, notamment par l'utilisation d'autre canaux que les outils proposés par l'entreprise. Plus généralement, près de 95 % des sociétés permettent ce type de fonctionnement hors politiques Voyages. A cela s'ajoute une autre réalité : entre 80 et 85 % des collaborateurs en déplacement opèrent des changements au cours de leurs voyages, en dehors des politiques en place. Ces données sont celles d'une étude menée en 2017 par la London School of Economics and Political Science pour le compte du groupe Amadeus, intitulée "Managing every mile". L'objectif est d'apporter des pistes pour optimiser le retour sur investissement en matière de gestion des déplacements professionnels.

Car il n'y a pas de fatalité dans ce domaine. "On estime, par exemple qu'une entreprise qui a une politique voyage respectée à plus de 80 % pourra faire jusqu'à 23 % d'économies sur ses coûts indirects par voyageur. Plus globalement la notion d'économie n'est pas la seule à prendre en compte en matière de Travel & Expense. Nous définissons le ROI au sens large, pas seulement d'un point de vue financier, mais également en termes de satisfaction des employés qui est une donnée de plus en plus souvent prise en compte", explique Georges Rudas, p-dg d'Amadeus France. La mise en place de ce type d'approche globale permet aux entreprises de mesurer ce retour sur investissement.

Il ressort de l'étude des recommandations précieuses pour gagner en efficacité. Six priorités stratégiques sont évoquées pour pouvoir arriver à ses fins : la croissance, la réduction des coûts, l'efficacité opérationnelle, la productivité des salariés, la limitation des risques et la gestion de l'information et des analyses. Les dirigeants s'accordent sur le fait que tous ces objectifs doivent être alignés pour que les sociétés puissent au mieux tirer profit de leurs investissements en déplacements professionnels.

Par ailleurs, la note de frais ne doit pas être le seul critère en matière de gestion des déplacements. Deux dirigeants sur trois indiquent que la gestion de la note de frais est source de frustration pour l'utilisateur et de préoccupation pour la direction et l'administration. L'absence de bonnes pratiques au cours des étapes initiales du processus, c'est-à-dire lors de la réservation et de l'approbation, a des répercussions négatives sur l'expérience du voyageur et tend à compliquer encore davantage la gestion des notes de frais.