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MICE : apprivoiser les solutions d'Event management software

Publié par Jean-Philippe Arrouet le 27 nov. 2018 - mis à jour à 16:24

Pour organiser leurs événements, les entreprises peuvent recourir à des plateformes en ligne. Mais ces "Event management softwares" rendent des services différents, parfois complémentaires des canaux traditionnels. Qu'apportent-ils vraiment ?

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Faire le bon choix entre les Event management softwares (EMS) fut l'un des sujets proposé lors du Carrefour des experts par GBTA (Global business travel association), le 15 novembre dernier. Pas simple de s'y retrouver, en effet, face à une offre qui se diversifie. Business Table, s'est spécialisée dans la restauration d'affaires avec 30 00 fournisseurs référencés. Pour leur part, Eventdrive et Evenium proposent de l' "attendee managment", tout ce qui aide les entreprises à gérer la participation à leurs meetings. Bird Office cible l'organisation de rassemblements dans la limite 300 participants, s'ils ne nécessitent aucune scénographie ni fourniture de contenu.

A l'inverse, Genius Meetings a été lancée au mois d'avril 2018 avec l'objectif de répondre à toutes les demandes possibles, du choix des lieux jusqu'au déroulement de la réunion. La clé de ces offres est l'automatisation de la relation avec les prestataires. "Une plateforme peut répondre à un grand nombre d'événements. Si on les canalise, cela représente de grosses économies", avance Laurent Gabard, Chief Operating Officer de Business Table qui a permis au groupe ADP (ex-Aéroports de Paris) de rationaliser sa liste de fournisseurs.

Gagner du temps

L'arrivée de la génération millénium dans les entreprises a boosté l'appétence pour ces solutions MICE dématérialisées. "Les acheteurs et les technologies sont mâtures, souligne Arnaud Katz, CEO de Bird Office, qui compte 9 000 clients. Il faut démontrer que ça fonctionne et que c'est un gain de temps pour l'utilisateur final." Après avoir déployé sa solution à la Societé Générale (déjà 900 meetings et plus de 50 000 participants), Eventdrive l'a mesuré : "Il faut 30 minutes contre 4 heures pour créer un événement en ligne. A condition que l'acheteur recense tous les besoins exprimés par les parties prenantes en interne", souligne Richad Mitha, co-fondateur de cette start-up.

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Autre enjeu : faire communiquer les EMS avec les procédures informatiques de l'entreprise. "Les grands comptent recherchent une solution globale qui puisse s'intégrer avec les contraintes de leur DSI, du RGPD, de la sécurité", note Avner Cohen-Solal, fondateur et président d'Evenium. Ce prestataire a permis au laboratoire pharmaceutique Boehringer-Mannheim d'uniformiser les modes de participation des médecins à ses conférences dans une quinzaine de pays, tout en personnalisant la plateforme à leur demande. "Une entreprise a 80 % d'événements simples qui peuvent se gérer avec une plateforme online, une application et un reporting. Même si certains événements complexes resteront des budgets à part", reconnaît Richad Mitha.

Suivre les coûts

Par ailleurs, l'EMS constitue un bon outil de comparaison des offres et d'intégration des coûts. "J'ai créé Genius Meetings pour répondre à la demande des clients d'avoir une vision globale intégrant tous leurs partenaires et leurs intermédiaires, tels que les agences, dans un même outil", souligne Fabien Martre, CEO et fondateur. La transparence financière reste un enjeu auquel ne répondent pas encore totalement ces plateformes mais elles y travaillent car la demande des acheteurs est forte. Objectif : être capable de tracer toutes les dépenses liées à un événement (internes et externes, par réunion, par participant, en tenant compte des commissions arrière, etc), de les remonter informatiquement dans des outils de gestion (CRM, ERP), et de connaître leur ROI.

Il faudra sans doute une dizaine d'années pour venir à bout de ce chantier. Pour l'heure, les EMS ont trouvé leur place dans la panoplie des acheteurs MICE. Ils sont perçus comme un facteur d'optimisation, à condition de bien former les donneurs d'ordres en interne à leur utilisation. Ce qu'a fait Bird Office avec les assistantes de GRT Gaz qui ont la main sur l'organisation des réunions comme des pots de départ. "70 % de leurs événements sont réservés par notre intermédiaire soit un à trois chaque jour", évoque Arnaud Katz.

Siemens France teste deux EMS

Pour organiser ses séminaires, Siemens France a choisi deux EMS. L'un découle d'une recommandation de la maison mère. L'autre a été sélectionné localement, selon deux critères. D'une part, sa couverture des fournisseurs (par exemple en proposant des espaces de co-working et pas seulement des hôtels pour les réunions) et sa capacité à s'intégrer dans le système de commandes de l'entreprise. D'autre part, la transparence pour les utilisateurs (un guide et des tutoriels sont disponibles). Siemens a également été sensible à la qualité du reporting et à la possibilité de personnalisation. "Nos processus de validation et de commande, propres aux grandes entreprises, nous laissent peu de marge pour nous adapter aux structures des plateformes, aussi attendons nous une certaine flexibilité de leur part", résume Aurore Fondeur, Buyer Travel & Marcom. Actuellement, la plateforme répond à des besoins basiques tels que les salles de réunions ou les séminaires simples. "Les événements plus complexes, à plusieurs prestataires, restent gérés par une agence", tempère Aurore Fondeur.