Les réunions hybrides : un tremplin pour l'événementiel

Les entreprises ont très vite adapté leurs programmes de réunions et d'événements pour garder le contact et maintenir leurs relations avec leurs clients, leurs prospects, et leurs employés, révèle le rapport 2021 Global Meetings and Events Forecast, d'American Express Meeting & Events. Cette étude* a été menée auprès des entreprises, associations, acheteurs et fournisseurs du secteur des réunions et événements, dans le monde entier. "L'importance que les entreprises continuent d'accorder aux réunions et aux événements est flagrante", commente Gerardo Tejado, Senior VP et GM d'American Express Meetings & Event qui salue "l'innovation mise en oeuvre et le recours accru aux technologies".

Malgré un délai d'apprentissage très court, les organisateurs de réunions ont mis en oeuvre de nouveaux protocoles de sécurité et ont accéléré l'utilisation des technologies existantes dans des formats virtuels, hybrides et en présentiel. Les plateformes de conférence en ligne ont démontré à la fois leurs avantages et leurs limites auprès des organisateurs, qui ont cherché des stratégies mobilisation pour lutter contre la lassitude engendrée par les réunions virtuelles. Mais tout cela a un coût : l'étude a démontré que 35 % des événements virtuels et hybrides nécessiteraient les services d'une agence capable de gérer une gamme complète de services Avec la reprise des déplacements qui devraient varier selon les régions en 2021, les réunions hybrides seront un tremplin pour les réunions en présentiel.

Les fournisseurs, eux aussi, s'adaptent à ces temps d'incertitude : beaucoup d'entre eux ont instauré des politiques d'annulation ou de modification des réservations plus souples. Selon le rapport, cette période de crise est surtout celle d'une mutation vers plus d'innovation et de flexibilité dans ce secteur.

Prévisions continentales à l'horizon 2021

Partout dans le monde, les organisateurs s'attendent à ce que les réunions locales, régionales, et de petite taille, reprennent plus rapidement que les autres types de réunions.

Les prévisions sont les plus optimistes en Amérique Centrale et Latine, où 41% des personnes interrogées prévoient une augmentation des dépenses budgétaires pour les réunions en 2021. Les prévisions sont bonnes aussi en Asie Pacifique où l'activité a déjà repris : 60% des sondés ont déjà réservé ou conclu des contrats pour des événements en présentiel pour la fin 2020, et près de la moitié s'attendent à reprendre au moins quelques réunions et événements en présentiel d'ici la fin de l'année.

En Europe, les répondants pensent que les événements en présentiel représenteront environ la moitié de leur programmation 2021. Ils prévoient une reprise graduelle des événements en présentiel, accompagnée d'une baisse du nombre d'événements 100% virtuels et l'augmentation du nombre d'événements hybrides. Finalement, l'Amérique du Nord favorise les formats hybrides, locaux, de moins de 25 personnes, qui ne nécessitent ni vols ni chambres d'hôtel, ce qui limite les contraintes budgétaires qui y sont reliées. Le volet virtuel y demeure important pour 2021 : les organisateurs prévoient que 45% des réunions seront en ligne.

Pour Gerard Tejado "L'enseignement clé de notre rapport est clair : les réunions doivent avoir lieu. Il y a une volonté de revenir aux réunions en présentiel dès qu'il sera possible de le faire en toute sécurité, et les réunions hybrides en seront le catalyseur".

*Le rapport 2021 Global Meetings and Events Forecast repose sur une étude menée auprès de 570 professionnels et experts du secteur des réunions et événements, issus de 37 pays, entre août et septembre 2020.