Assurances: vos voyageurs d'affaires sont-ils bien couverts?

Mes voyageurs d'affaires sont-ils bien assurés? Selon Michel Dieleman, président de l'AFTM (Association française des travel managers), la question des assurances figure régulièrement "dans les top 3 des préoccupations des membres de l'association". Ainsi, l'étude "Assurances et déplacements professionnels: check-list pour comprendre et auditer son entreprise" dévoilée en mai 2016 par l'association, propose une analyse détaillée du sujet afin de venir en aide aux travel managers qui s'emparent de ce sujet.

Assurances: qui gère quoi?

Première difficulté pour le travel manager en quête d'informations: la multitude des interlocuteurs en interne. En effet, les assurances peuvent être gérées par divers services: la DRH le plus souvent, la direction des achats, le service assurances lorsqu'il existe, la direction juridique, le travel management... Face à cette multiplication des intervenants, il est difficile d'avoir une vision globale des contrats souscrits.

Quelles sont les obligations de l'employeur?

"Lorsque le salarié se rend à l'étranger, l'entreprise doit l'informer sur les risques qu'il encourt dans le pays de destination", rappelle l'étude "Assurances et déplacements professionnels" de l'AFTM. En revanche, si le déplacement s'effectue en France, l'employeur n'a pas d'obligation particulière en matière d'information.

Le travel manager doit donc "s'assurer que l'entreprise informe suffisamment les voyageurs sur les risques encourus lors de leurs déplacements", souligne l'étude. Or, si 89% des sondés estiment "assurer plus que correctement les déplacements de leurs voyageurs"⁽¹⁾, 41,05% déclarent que "la politique d'assurance n'est pas inscrite dans la PVE (politique voyage de l'entreprise)", et 56,4% "ne souscrivent pas d'assurances complémentaires en fonction de la destination". Pire: pour 44,1% des répondants, "leurs dirigeants ne sont pas conscients ou pas sensibles aux obligations légales".

Alors que la problématique de l'assurance des voyageurs d'affaires peut avoir un impact humain, financier et pénal important pour la société (l'AFTM pointe que "depuis les attentats de Karachi, les familles des victimes n'hésitent plus à recherche la responsabilité des entreprises"), le sujet reste secondaire et le travel manager manque d'informations. Les PME/TPE, notamment, "sont très souvent les moins bien assurées", affirme l'AFTM.

(1) Source: sondage portant sur les déplacements professionnels des voyageurs individuels (mais non expatriés) réalisé par l'AFTM en novembre 2015 portant sur 101 réponses. Profil des répondants: travel managers, chargés de voyages, acheteurs et voyageurs.

Quelles assurances pour les voyageurs d'affaires?

Les risques à sécuriser peuvent se diviser en 3 grandes catégories: le voyageur (décès, invalidité, accident, maladie, rapatriement, juridique, pénal), la destination (contexte politique, terrorisme, événements climatiques) et le voyage (perte de bagages, retard de vol).

La troisième catégorie recouvre des risques limités, couverts par les assurances de confort: assurance perte de bagages; assurance annulation de voyage... Les risques associés aux deux premières catégories recoupent des enjeux bien plus lourds, qui nécessitent la mise en place d'assurance vie, permettant la prise en charge des frais médicaux, de rapatriement, de prévoyance, des frais des proches, etc.

À noter, pour les déplacements en Europe, la Sécurité sociale propose une carte d'assuré européenne (CEAM) permettant au voyageur d'attester de ses droits à l'assurance maladie. La démarche, gratuite et individuelle, doit être effectuée par l'assuré 15 jours avant le départ. Le travel manager devra inciter les collaborateurs amenés à se déplacer régulièrement à demander cette carte.

D'autres assurances (responsabilité civile, assurance des véhicules personnels à usage professionnel) peuvent être nécessaires. Ainsi, lorsque le collaborateur utilise régulièrement son véhicule personnel pour des déplacements professionnels (hors trajets domicile-travail), il doit le déclarer à son assureur. Autre possibilité: le contrat d'assurance "mission", souscrit par l'employeur au nom du salarié, couvre les accidents survenus durant les trajets professionnels dans le véhicule du salarié.

Attention, car différentes assurances peuvent se compléter. L'étude de l'AFTM donne l'exemple de la couverture du risque lié au rapatriement, qui "ne sera pas traitée par les mêmes clauses/contrats qu'un risque de décès ou d'invalidité".

Enfin, certaines assurances, dites "au ticketing", sont souscrites en même temps que l'émission du titre de transport. Là encore, différents niveaux de prestation existent: rapatriement, décès/invalidité, perte de bagages... Toutes n'offrent pas les mêmes garanties ni les mêmes couvertures de risques.

Comment auditer les assurances voyages d'affaires de son entreprise?

Pour guider les travel managers dans l'audit des assurances "déplacements professionnels" de leur entreprise, l'AFTM a établi une "check-list" détaillant à démarche à adopter:

Attention à bien vérifier les exclusions des contrats: portant sur les durées de déplacement, les destinations, ou encore les activités pratiquées par le voyageur (sports à risque notamment). Autres vérifications à effectuer: la hauteur des garanties proposées, leurs conditions d'application, les franchises appliquées, le montant maximum des dédommagements (par sinistre, par année), l'existence d'un soutien juridique... À noter, l'assistance, différente de l'assurance, complète utilement cette dernière. Son objet: gérer un risque de santé et/ou de sécurité du voyageur, tandis que l'assurance permet d'indemniser un risque financier.

La réalisation d'un tel audit donnera au travel manager une bonne connaissance du niveau d'assurance de sa structure, ce qui lui permettra d'éviter certains doublons d'assurance!