Conservation des justificatifs de notes de frais : il y a du nouveau

La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a prévu une obligation de conservation des documents, ou pièces nécessaires à l'établissement de l'assiette, ou au contrôle des cotisations et contributions sociales pendant une durée au moins égale à six ans. Et ce, à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus.

Cette même loi a instauré la possibilité que les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier puissent être conservés sur support informatique.

L'arrêté du 23 mai 2019, dont les dispositions sont entrées en vigueur le 1^er juillet 2019, a fixé les modalités de cette conservation.

Des modalités de conservation strictes

L'arrêté du 23 mai 2019 prévoit tout d'abord que le transfert et l'archivage numérique d'un justificatif établi originairement sur support papier doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues à l'article A.102 B-2 du livre des procédures fiscales.

Cet article impose ainsi des garanties plus complètes que celles qui existaient déjà en application du décret du 5 décembre 2016 (qui, pour mémoire, a instauré une présomption de fiabilité des copies numérisées de documents initialement sur support papier). Désormais, les modalités suivantes doivent être respectées.

Concernant le transfert de documents papier vers un support informatique, celui-ci doit être réalisé dans des conditions garantissant leur " reproduction à l'identique ". Les conditions sont drastiques : le texte impose au logiciel de numérisation de réaliser une copie conforme à l'original, en image et en contenu. Bien évidemment, les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

Concernant l'archivage ensuite, il résulte de l'article A.102 B-2 du livre des procédures fiscales que l'archivage numérique doit être réalisé par l'assujetti ou par un tiers mandaté, selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents ainsi numérisés.

Afin de garantir l'intégrité de chaque document numérisé, la conservation est imposée sous format PDF respectant des normes particulières de sécurité. Chaque fichier doit par ailleurs être horodaté.

Numérisation non conforme = absence de justificatif

Avec ce nouvel arrêté, dès lors que les conditions définies ci-dessus sont respectées, il est possible de ne plus conserver les justificatifs papiers.

Dans l'ensemble, il s'agit d'une bonne nouvelle pour les entreprises qui vont pouvoir digitaliser complètement une partie de leur gestion administrative. L'avantage est certain concernant le traitement des frais professionnels par exemple. Rappelons que, jusqu'alors, et même si le dispositif des traitements des frais professionnels était informatisé, les justificatifs papier devaient être conservés " par mesure de prudence ".

Cela étant, l'arrêté du 23 mai 2019 prévoit que, lorsque la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas à l'une des conditions définies ci-dessus, le cotisant doit être en mesure de présenter l'original sous format papier.

À défaut, cette situation sera assimilée par le contrôleur Urssaf à une absence de documents (impliquant dès lors un redressement par taxation forfaitaire).

Par conséquent, en cas de doute sur le respect de ces obligations, il conviendra de continuer à conserver les éléments sur support papier. En tout état de cause, tous les justificatifs datés d'avant le 1^er juillet 2019 devront également être conservés.

En savoir plus

Anne Leleu-Eté du cabinet Ale Avocats est avocat en droit du travail et de la Sécurité sociale. Elle conseille notamment des entreprises et des entrepreneurs individuels en matière de gestion du personnel et de représentants du personnel. Elle intervient sur des dossiers plus ponctuels tels que restructurations, audits, contrôles Urssaf, détachement/expatriation, sous-traitance, etc. Le cabinet assiste également ses clients en matière contentieuse.