Comment optimiser ses coûts hôteliers?

Représentant plus de 30% de la dépense travel, les coûts hôteliers sont potentiellement source d'optimisation. Mais la configuration particulièrement atomisée du secteur crée une importante disparité dans les sources d'approvisionnement des chambres. Difficile dans ces conditions de faire correctement remonter la data, d'établir des reportings précis afin d'évaluer les comportements pour trouver des sources d'amélioration.

"Si 79% des entreprises ont mis en place une politique voyage, le taux de compliance sur l'hôtellerie dépasse rarement 10 à 15%", souligne Stéphane de Laforcade, président fondateur de HCorpo. L'atomisation de l'offre en est la cause principale. En effet il existe encore un grand nombre d'hôtels indépendants qui ne sont pas disponibles sur les canaux traditionnels des agences de voyage. Beaucoup de collaborateurs se fournissent seuls impliquant potentiellement des problématiques de paiement et en tous cas une perte de visibilité sur la dépense. Faire augmenter le taux d'adhésion au process de réservation grâce à une plateforme ou un outil fiable et agile est donc la première des mesure à adopter. Cela permettra d'agir sur le TCO (le coût total). "Car il est important de distinguer prix et coût, insiste Stéphane de Laforcade. Le prix moyen d'une réservation en France est de 180 euros (pour 1,3 nuits) mais l'entreprise va payer bien plus. En effet, à ce prix il faut ajouter le coût de la recherche (environ 63 €), le coût de traitement de la note de frais (53 €), les extras cachés (7 €), le coût de traitement de la facture (17 €) soit au total 140 € de frais associés et donc un TCO à 320 €".

Les pièges à éviter

City caps et programme hôtel, de fausses bonnes idées. Pour optimiser ces coûts, la plupart des entreprises ont intégré dans leur politique voyage des city caps (un système de plafonnement, les hôtels affichant des tarifs au-delà d'un certain seuil ne sont pas référencés sur la plateforme) et un programme hôtel avec des tarifs négociés auprès de certains hôtels sélectionnés selon la configuration de déplacements de l'entreprise. Or, dans la réalité ces actions ne génèrent au mieux pas d'optimisation, au pire des coûts supplémentaires. Aller négocier soi-même avec chaque hôtel sélectionné dans le programme hôtel demande un investissement trop important par rapport aux retombées attendues. Mieux vaut passer par une plateforme en négociant bien le niveau de prestation. Quant aux city caps attention à ne pas générer de coûts supplémentaires en voulant économiser sur le prix de la chambre. "En mettant un plafond sur le prix de la chambre on raréfie la possibilité de réservation et on éloigne potentiellement le collaborateur de sa zone de déplacement induisant des coûts de transport par exemple", détaille Richard Caron, Pdg de Meotec. Paradoxalement, en augmentant ne serait-ce qu'un peu les plafonds on arrive à faire baisser le coût global.

Tout l'enjeu est donc de récupérer de la data. Mais de la data de niveau 3 c'est à dire beaucoup plus qualifiée et détaillée. Il faut aller plus loin que le nom du collaborateur, le numéro de réservation et le nom de l'hôtel. Pour agir sur les dépenses il est nécessaire d'avoir une vraie traçabilité."C'est possible mais il faut avoir une solution totalement adaptée à l'entreprise avec une exigence sur le contenu", insiste Stéphane de Laforcade. Concernant l'hôtel, il faut s'en tenir aux aspects objectifs : disponibilité et prix. Pour cela la solution doit intégrer le programme hôtel de l'entreprise afin de faire remonter les tarifs. Sur les moyens de paiement, il faut une solution centralisée qui donne la part de collaborateurs en cartes professionnelles, ceux en cartes logées, etc. "En mettant sous contrôle le paiement on acquiert des données précises ce qui permet de limiter l'hémorragie en termes de dépenses. L'hôtel est réservé et payé via une plateforme centralisée, le collaborateur n'a pas à sortir d'argent et on évite les extras cachés. Cela peut représenter jusqu'à 4% d'économie sur le TCO." Ainsi, quelque soit la plateforme choisie il est primordial d'être très exigent sur le niveau d'information quelle sera capable de délivrer. C'est ce qui permettra un suivi précis et fera ressortir les voies d'amélioration les plus pertinentes.