"Chaque année, 5,5 milliards d'euros de TVA européenne ne sont pas réclamés par les entreprises"

Si les entreprises récupèrent la TVA sur les factures fournisseurs, elles sont peu nombreuses à la réclamer sur les notes de frais lors de voyages d'affaires (hôtels, taxis, locations de voiture, restaurants, organisation d'évènements,...). Méconnaissance, factures perdues ou non conformes, montants trop petits, processus manuel complexe, les raisons sont nombreuses.

Les économies sont pourtant loin d'être anecdotiques car, comme le rappelle Louis Meudec de la société Taxeo - qui propose aux entreprises une solution automatisée de récupération de TVA - " chaque année, 5,5 milliards d'euros de TVA sur les dépenses d'hôtels, transports et restaurants, ne sont pas réclamés par les entreprises."

Quelques pré-requis sont néanmoins nécessaires, comme l'explique Louis Meudec.

Que faire pour récupérer la TVA sur les notes de frais ?

"Pour récupérer la TVA sur les dépenses des voyageurs d'affaires, il faut déjà que les notes de frais soient conformes donc bien établies au nom et à l'adresse de l'entité légale de l'entreprise représentée par le voyageur, et non au nom du salarié ou du dirigeant. Dans la mesure où les voyageurs d'affaires ne savent généralement pas qu'ils peuvent récupérer la TVA quand ils se déplacent, ils ne communiquent souvent pas le nom précis de l'entité pour laquelle ils travaillent. On estime ainsi aujourd'hui que jusqu'à 70% des factures émises provenant des hôtels et autres prestataires de voyages qui ne sont pas conformes.

La Commission Européenne essaie de faciliter cette récupération de TVA pour les sociétés. Sur les 7,5 milliards d'euros dépensés en "cross-border" en Europe chaque année, seulement 2 milliards d'euros sont récupérés, ce qui signifie que 5,5 milliards d'euros restent dans les poches des différents états.

Par ailleurs, si certaines très grandes entreprises récupèrent aujourd'hui la TVA, ce n'est pas le cas des TPE, PME et même ETI, il y a une grande inégalité dans le domaine.

Combien les entreprises peuvent-elles récupérer ?

Dans les pays scandinaves, la TVA récupérable est de 25%, en Angleterre de 20%, en Allemagne de 7 à 19% et en Italie de 12 à 20%. Sont concernées, les entreprises européennes et certaines hors de l'Union Européenne tel que les Etats-Unis à titre d'exemple.

Quelle est l'expertise de Taxeo ?

Taxeo est le seul récupérateur de TVA relative aux notes de frais qui combine le processus manuel et automatisé. Pour la solution automatisée, nous avons un réseau d'affiliés d'hôtels ainsi qu'un réseau d'affiliés de location de voiture. Dès que le voyageur d'affaires se rend dans un hôtel ou loue une voiture chez un de nos prestataires, nous récupérons instantanément les données de facturation, réglons automatiquement la question de la conformité, et nous réclamons directement la TVA, via notre plateforme, auprès des autorités des pays européens. Nos clients bénéficient d'avantages appréciables : plus de TVA récupérée à moindre coût, un processus dématérialisé efficient et rapide, une vision en temps réel des factures et des demandes de remboursement.

Nous demandons à chacun de nos nouveaux clients, leur liste préférentielle d'hôtels afin d'agrandir la couverture de notre réseau d'affiliés. L'hôtel affilié dispose alors d'une interface pour nous transmettre les données de facturation automatiquement après le check out du voyageur.