Ces directions achats qui misent sur les self booking tools

Jean-Philippe Pourtier, DAE: "Le SBT, 100 % adapté à la typologie des dépenses travel de l'État"

Miser sur la dématérialisation de bout en bout du process de gestion des déplacements pro pour l'ensemble de l'État français, c'est le challenge relevé par la DAE, direction des achats de l'État, en s'appuyant sur un SBT unique, édité par Concur. "Auparavant, chaque ministère s'appuyait sur la plateforme de son agence de voyages respective. Désormais, toutes les entités peuvent recourir au même outil, qui plus est intégré à notre système Chorus DT, propre à centraliser la gestion des ordres de mission et des notes de frais", explique Jean-Philippe Pourtier, responsable du domaine fournitures, prestations générales et intellectuelles au sein de la DAE.

Après quatre mois d'implémentation, l'outil a déjà été déployé dans six ministères, à l'instar de Bercy, "avec un taux d'adoption atteignant déjà les 50%", indique ce dernier, en rappelant que "l'objectif, d'ici fin 2016, est de viser un taux de 70%". Un pari qui devrait être aisément réalisable, "tant le recours au SBT se révèle adapté à la typologie des dépenses travel de l'État, surtout basées sur le ferroviaire, autrement dit, des voyages simples ne nécessitant pas l'expertise off line d'un agent de voyages".

Nicolas François, Natixis: "Nous avons baissé de 40 à 50 % le coût moyen du billet d'avion sur l'Europe"

Diviser par deux ses frais de transaction agence en favorisant l'usage du SBT par 80% de ses salariés: tel est le défi de taille relevé par Natixis, qui s'appuie depuis 2012 sur un outil de réservation en ligne interfacé à son agence de voyages, Amex. "Dès le premier mois d'utilisation, nous avons atteint un fort taux d'adoption, et ce grâce à l'appui de la direction générale, qui a oeuvré pour le respect effectif en interne d'une règle: le recours obligatoire au SBT pour tous les déplacements simples, ne dépassant pas deux segments de voyage", indique Nicolas François, responsable travel et fleet management au sein de la banque.

Plus encore, la configuration de service de l'agence de voyages a permis de garantir l'application d'une telle consigne auprès des voyageurs. De quoi booster le respect de la politique voyage paramétrée de A à Z dans l'outil, sans oublier la mise en valeur des offres les plus économiques - prévues par la politique - privilégiées par les ­salariés par effet de "culpabilité visuelle". "Si l'usage du SBT nous a valu de diminuer de 40% à 50% le coût moyen du billet d'avion sur la plupart des destinations en Europe, l'idéal serait, à terme, qu'un tel outil gère efficacement les voyages complexes ou serve à réserver des prestations annexes (taxi, VTC, Airbnb) dans une logique door-to-door."

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Jérôme Bonnepart, Arkema: "Nous bénéficions d'une réelle consolidation des dépenses travel"

Réduire en trois ans le coût moyen des billets d'avion de l'ordre de 20% sur les vols domestiques, et de 25% sur l'international: autant de gains dont peut se réjouir le groupe de chimie Arkema, et ce en déployant depuis 2011 une agence de voyages unique, à savoir Egencia, offrant un modèle intégré on line/off line. "Ces résultats sont en grande partie dus au recours à l'outil de réservation en ligne de l'agence, qui favorise une réelle consolidation des dépenses travel et un respect de notre politique voyage à 95%: choix du meilleur prix à confort égal et de billets à contraintes ou semi-flexibles sur la France et l'Europe, réservations des compagnies et hôtels aux tarifs négociés, adoption des bonnes classes de voyage, respect des seuils tarifaires pour l'hôtel et la location courte durée, etc.", indique Jérôme Bonnepart, travel manager chez Arkema.

Last but not least, Arkema bénéficie, depuis 2014, de l'application mobile Tripnavigator, d'Egencia, avec laquelle les voyageurs consultent leurs réservations à distance, sont en relation permanente avec le service clients, bookent en direct leurs hôtels, etc. Fort d'un tel succès, le groupe poursuit le déploiement de l'outil partout dans le monde et dans l'ensemble de ses filiales, afin que tous les salariés du groupe puissent s'y connecter d'ici juin 2017. "Bien entendu, l'atteinte d'un tel objectif dépendra de la maturité de chacune de nos filiales pays dans la conduite de leur politique voyage et de notre capacité à les accompagner", conclut l'intéressé.

Florence Couvida, Ugap: "L'outil offre un workflow centralisé et automatisé à nos clients publics"

Proposer à de nombreux clients publics une nouvelle offre "clés en main" de gestion des déplacements pro incluant la réservation on line: c'est le parti adopté par l'Ugap, centrale d'achats publics, qui a lancé en 2014 son premier marché centralisé en la matière, d'un montant de 250 millions d'euros. "Grande gagnante de l'appel d'offres, l'agence Avexia Voyage s'est adossée au SBT de KDS, ainsi qu'à un outil de gestion d'ordres de mission et d'états de frais, afin de proposer tous les services agrégés du voyage d'affaires à partir d'une seule plateforme", indique Florence Couvida, responsable offre voyages à l'Ugap.

De quoi révolutionner les process de gestion de nombreux acteurs publics, "ne serait-ce qu'en leur offrant un workflow centralisé et automatisé en matière de déplacements pro". Preuve du succès de la solution: chaque mois, elle suscite de nouveaux adeptes parmi les acteurs publics, rejoignant, ainsi, les entités déjà bénéficiaires d'un tel marché, à l'instar du ministère des Affaires étrangères.

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Pierre Prouvost, Maisons du Monde: "Booster l'adoption de notre SBT grâce à la conduite du changement"

Chez Maisons du Monde, enseigne de mobilier et d'accessoires de décoration, le recours à un SBT - effectif depuis fin 2013 - s'est imposé comme un passage obligé. En effet, pour consolider le développement fulgurant de cette ETI de près de 5000 collaborateurs, "il fallait structurer, plus encore, nos process internes, notamment le pilotage de nos dépenses travel, en hausse de 25% par an en termes de transaction", indique Pierre Prouvost, senior purchaser.

Pour remettre au goût du jour une telle organisation - à savoir, deux chargés de voyages en interne gérant au fil de l'eau les réservations en mode off line -, non seulement la société décide d'externaliser la gestion du poste travel à une agence de voyages, en l'occurrence Egencia, mais elle s'appuie, dans la foulée, sur son outil de réservation en ligne pour booster le respect de la politique voyage. Une véritable révolution en interne! "La principale difficulté du projet résidait dans la conduite du changement, c'est pourquoi nous avons déployé des actions de communication et de formation pour susciter l'adhésion des collaborateurs incités à prendre en charge leurs propres réservations en faisant preuve de plus d'autonomie et de responsabilité."

Un pari réussi, avec un taux d'adoption caracolant à 75%! Et des délais d'anticipation, notamment, réduits de quinze à dix jours, propres à générer des économies substantielles.

Michel Roncka, RTE France: "Notre objectif: booster le taux d'adoption on line sur les dépenses hôtelières"

C'est en se dotant d'une stratégie propre dédiée aux déplacements pro que RTE, filiale d'EDF, a décidé de recourir, depuis 2014, à un outil de réservation en ligne. À la suite du lancement d'un appel d'offres, la structure opte pour la solution AETM d'Amadeus, déployée depuis février 2015. "Interfacé à la plateforme de notre agence, l'outil nous offre une visibilité sur l'ensemble des dépenses voyages, et ce en favorisant homogénéisation et centralisation en un point unique des process de réservation", indique Michel Roncka, travel manager chez RTE France, en rappelant que "le taux d'adoption équivaut, aujourd'hui, à 90% sur l'aérien, 80% sur le train et 60% pour la location courte durée".

Seul bémol, l'hôtellerie, qui reste la chasse gardée de l'agence de voyages, le SBT n'étant pas en mesure de couvrir une offre suffisamment exhaustive. "C'est pourquoi notre gros chantier, pour 2016, est d'intégrer à notre outil de réservation en ligne une plateforme de réservation hôtelière afin de bénéficier d'une offre hétérogène dans un marché par nature très éclaté."