Achats Hôtels individuels et groupes : le défi de la convergence

Entre un meeting impliquant une poignée d'invités et un événement de grande envergure, les points communs s'avèrent rares quant à la gestion et à l'organisation qu'ils impliquent. Dans les deux cas, les canaux empruntés, les procédures activées sont souvent différentes, voire opposées, au grand regret d'un nombre croissant d'acteurs du tourisme d'affaires.

La convergence des achats Hôtels individuels et groupes est de plus en plus au coeur des débats. En matière de fournisseurs, les interlocuteurs sont souvent les mêmes. Pourtant, les conditions divergent. " 70 % des dépenses événementielles dans les entreprises correspondent à des meetings impliquant peu de collaborateurs, moins de 50 personnes généralement ", rappelle Muriel Hernandez, Global Meeting Buyer au sein du groupe pharmaceutique Sanofi. Autant dire que des négociations et des programmes plus adaptés ne sont pas à négliger. Une démarche intéressante consiste à identifier les établissements hôteliers où séjournent les professionnels dans le cadre d'une mission, et qui sont capables par ailleurs d'accueillir des meetings.

" Au sein de notre organisation, nous avons créé un catalogue recensant quelques 350 hôtels accueillant régulièrement des meetings, qui se situent aux alentours des gares et aéroports et dans des lieux adaptés. L'idée était d'ouvrir des négociations plus avantageuses pour des groupes de voyageurs de moins de 25 collaborateurs, en contrepartie d'une visibilité accrue par le biais de ce catalogue ", souligne Muriel Hernandez. Une manière de structurer les travaux dans ce domaine, bien loin actuellement des standards dont profitent les acheteurs dans le cas d'opérations de grande envergure.

En quête de meilleurs prix

En dehors des petits meetings, les procédures sont beaucoup plus automatisées, avec le recours aux agences de voyage dédiées, par le biais desquelles on obtient une liste d'hôtels définie. Lorsqu'un meeting est organisé, pour le compte d'un comité de direction ou d'une équipe spécifique par exemple, l'événement est davantage conçu à la demande, avec des process qui manquent de simplicité pour toutes les parties prenantes, ce qui ne facilitent pas l'obtention de prix intéressants.

Le mode de gestion actuel implique souvent des obstacles importants. " On se retrouve concrètement avec des milliers de comptes hôtels dans sa base fournisseurs, avec le problème des établissements qui se créent, qui disparaissent, qui changent de nom, qui sont rachetés... Une première simplification est le recours à un " venue sourcer " extérieur à qui on confie la tâche et son lot de difficultés. C'est ce que nous avons mis en place ", poursuit Muriel Hernandez. Elle regrette par ailleurs " le manque de solutions technologiques pour traquer la dépense par exemple ", qui permettraient d'apporter des gains d'efficacité et de prix pour ce qui est des meetings de petite taille. A l'image des outils existants dans d'autres domaines dans le milieu du Travel, la remontée des données serait cruciale dans cette activité dans laquelle la prévision est par essence plus compliquée.