La capture intelligente des données dans la supply chain

Face aux mutations de mode de travail et aux enjeux digitaux de la supply chain, comment améliorer la performance opérationnelle et économique des équipes ? Retarus explique comment la capture intelligente de données peut être au service d'une communication et d'une chaîne logistique efficiente.

1. Numérisation des données pour soutenir les métiers

Alors que la numérisation des chaînes de production est bien avancée, il n'en est pas toujours de même pour les partenaires, clients ou fournisseurs. En effet, les PME et entreprises très spécialisées ne disposent pas toujours des moyens techniques et financiers pour transmettre des données structurées via la méthode EDI (échange de données informatisé). Des difficultés de communication non souhaitées mais inévitables se produisent en conséquence.

Pour traiter les commandes, ces organisations ont souvent recours à des formulaires commande prédéfinis sur papier ou à des formulaires en format PDF, qui doivent ensuite être envoyés par fax ou par e-mail et faire l'objet d'une saisie manuelle fastidieuse et chronophage. En plus de générer des coûts et des retards, cela peut entrainer des erreurs de saisies.

2. Interactions entreprises - partenaires : l'absence d'un EDI n'est pas une fatalité

La capture intelligente de données de Retarus permet la numérisation de documents reçus via emails ou fax, soit des données dites « non-structurées ». Grâce à cette technologie, ces documents s'intègrent rapidement et de manière transparente aux processus métiers existants et permettent de gagner en rapidité pour toute la chaîne logistique. Les procédés de livraison sont en grande partie digitalisés : du formulaire de commande en ligne à la planification des stocks et à la logistique en passant par la facturation, tout ceci avec l'aide des ERP.

Cette technologie pallie l'absence d'EDI de certains fournisseurs, clients ou filiales, afin de les relier rapidement aux processus métiers d'une entreprise et contribue à éviter les erreurs humaines en s'assurant du bon déroulement des opérations. Les partenaires n'ont donc pas à supporter de coûts additionnels ou de restrictions de quelque nature que ce soit : ils continuent à utiliser les workflows existants selon leurs procédés habituels, car les services hébergés dans le cloud prennent en charge toutes les interfaces, les systèmes ERP et tous les formats de données.

3. Minimisation de l'effort de saisie et signalement des points à vérifier

La capture automatique rend la donnée lisible par la reconnaissance intelligente de documents. La solution de Retarus apporte en plus des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères et d'intelligence artificielle. La reconnaissance de texte via les outils de capture peut aussi être réalisée en langue étrangère et est donc totalement adaptée aux activités des entreprises internationales. Le taux de reconnaissance peut atteindre les 98%, garantis grâce au dispositif de comparaison des données de base, couplé aux mécanismes d'apprentissage automatique (machine learning).

Si certaines informations d'une commande ou d'une facture entrante ne sont pas reconnues - par exemple en raison d'une écriture illisible - elles sont signalées dans l'ERP en précisant qu'un traitement manuel supplémentaire est nécessaire. Les éléments qui ne sont pas reconnus ou qui doivent être vérifiés sont mis en évidence dans le document original, qui est ensuite automatiquement transmis au greffier via le PDF. Retarus prend en charge par la suite l'examen manuel des documents défectueux sur demande et simplifie ainsi son traitement. Les experts ne contrôlent pas l'ensemble d'un document, mais seulement les informations signalées comme erronées. Cela permet d'atteindre un taux de reconnaissance de 100 %, et dans le même temps, le personnel d'assistance peut à nouveau se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

4. Des flux de trésorerie plus rapides et simples

Grâce à la capture intelligente, les acteurs de la supplychain peuvent automatiser leur communication d'entreprise, toute la chaîne des fournisseurs et générer davantage de flux de trésorerie en réduisant plus de la moitié des coûts par rapport à un traitement manuel des commandes.

En plus de cette automatisation, les entreprises sont également accompagnées dans la protection de leurs données. Pour Retarus, il est important de miser sur le traitement local de l'ensemble des données, en les traitant dans des datacenters européens audités, afin de satisfaire les exigences RGPD ou autres règles de conformité, sans oublier les normes spécifiques du secteur de l'entreprise.

Pour répondre aux nouveaux enjeux de la chaine logistique, l'Intelligent Capture de Retarus s'impose comme une technologie centrale dans l'analyse automatique et le routage de n'importe quel document entrant, évitant les saisies manuelles fastidieuse et chronophage, mais également les potentielles erreurs. Le traitement manuel en amont, mais également le budget alloué à ces tâches sont considérablement optimisés : les gestionnaires n'ont plus qu'à corriger les documents erronés et qu'à consacrer leur temps sur des tâches stratégiques, le tout dans le respect total de la conformité RGPD et des normes spécifiques du secteur.