Roquette créé une solution pour mesurer la performance des fournisseurs

L'évaluation de la performance des fournisseurs est une étape clé pour bon nombre de directions achats. Afin d'améliorer ce process, le spécialiste des ingrédients d'origine végétale Roquette, entreprise spécialisée dans les ingrédients d'origine végétale, a récemment mis en place une solution digitale personnalisée. "Le projet a démarré au premier semestre 2021 et l'outil est opérationnel depuis le mois de mai de la même année. L'objectif initial était de fournir rapidement une solution simple d'utilisation", précise Mathieu Allart, responsable de l'équipe excellence achats chez Roquette, qui est basée à Lestrem dans les Hauts-de-France, au sein du siège social du groupe. Présente dans plus de 100 pays, la société collabore avec des milliers de fournisseurs dans le monde sur des des marchés sensibles tels que la pharmacie et l'alimentaire.

Harmonisation des pratiques et méthodes

Jusqu'alors, les revues de la performance fournisseurs étaient réalisées de manière hétérogène par chaque services achats de Roquette, qui sont répartis dans dix pays (principalement en Europe et aux Etats-Unis). "Le processus de revue de la performance des fournisseurs était en place depuis de nombreuses années. Mais les acheteurs utilisaient, le plus souvent, des outils bureautiques classiques, ce qui ne permettait pas d'obtenir un suivi précis et coordonné", explique Mathieu Allart.

D'où l'intérêt de créer une interface permettant de centraliser les informations afin d'harmoniser les pratiques et méthodes relatives à l'évaluation de la performance des fournisseurs entre les catégories et régions. Objectif : évaluer tous les fournisseurs selon les mêmes critères et niveau d'exigence. "L'idée était d'améliorer le reporting et le suivi de la relation fournisseur ainsi que la conformité", ajoute Mathieu Allart. Par ailleurs, le projet a également été lancé suite à la révision et publication d'une directive interne décrivant les règles liées à la gestion des fournisseurs. "Cela permet de garantir la cohérence des processus, en interne comme externe, tout en se conformant aux réglementations en vigueur", précise le responsable achats.

Un déploiement agile

Pour gagner en efficacité, et réduire les coûts, la direction des achats a choisi d'internaliser totalement la création de cette solution. Ainsi, trois acheteurs de l'équipe excellence achats ont conçu cet outil avec le support d'autres fonctions internes à l'entreprise, notamment les équipes digitales. Pour cela, ils se sont appuyés sur les outils digitaux déjà disponibles chez Roquette. "Notre solution de gestion de la performance a été mise en oeuvre à l'aide de plusieurs logiciels courants du marché : une solution de stockage cloud, une solution de RPA (Robotic Process Automation) et un logiciel de business intelligence", détaille Mathieu Allart. Le projet a été déployé en suivant la méthodologie Agile afin de concevoir et délivrer cet outil dans un délai de trois mois. "Nous avons développé cette solution en partant du besoin de l'utilisateur pour créer une interface et l'améliorer au fur et à mesure de son utilisation. C'est une méthode d'implémentation très rapide et qui permet une grande autonomie dans l'évolution de la solution", relate Mathieu Allart.

Plus concrètement, la solution permet aux acheteurs de lancer leur revue de performance, en paramétrant les données internes et externes à prendre en compte. Les clients internes utilisant des produits, solutions ou services achetés auprès des fournisseurs sont invités à répondre à un questionnaire dédié. "Une synthèse des réponses est ensuite générée pour définir une "scorecard" reprenant l'ensemble des critères définis", souligne Mathieu Allart. Selon le score obtenu, une business review est réalisée avec les fournisseurs, incluant les plans d'actions à mener pour s'améliorer.

800 revues de performance en 2022

Moins de deux ans après le lancement du projet, les voyants semblent au vert. "Les retours sont très positifs, que ce soit pour nos équipes achat, comme pour les clients internes qui y trouvent un réel intérêt", assure le responsable de l'équipe excellence achats. La solution a affiché un taux d'adoption de 70 % sur l'ensemble de la population achats en quelques mois. 7 pays sur 10 l'ont déjà mise en place et environ 800 revues de performance ont été lancées en 2022. "Ce projet nous a fait gagner du temps dans la gestion opérationnelle des acheteurs, grâce au recueil automatique des réponses, au scorecard automatisé et à la synthèse automatique envoyée aux fournisseurs et aux clients internes. Il nous permet aussi d'augmenter la conformité vis-à-vis de nos directives internes", se félicite Mathieu Allart. Et la direction des achats ne compte pas s'arrêter en si bon chemin. Elle envisage d'améliorer la solution dans les prochains mois, en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités comme la mise en place de notifications aux acheteurs sur les tâches non terminées. "Nous prévoyons aussi une revue des questions selon différents critères, notamment en insistant sur le critère sustainability déjà présent", confie le responsable des achats. Enfin, l'équipe excellence achats de Roquette a l'intention de continuer à déployer cette solution au niveau mondial.