[Tribune] Comment accélérer la prise de décision dans le processus achats?

Pour un processus décisionnel optimisé il est essentiel d'agir sur la fiabilité des données qui aident à la prise de décision. Il conviendra donc de favoriser la transparence et le clarté des informations, la fluidité de leur flux, la qualité des informations injectées dans le système d'information, et de faire en sorte que les différents services concernés travaillent à la construction d'appels d'offres parfaitement dimensionnés.

Principe général : accélérer les étapes préliminaires à la prise de décision

Ce n'est pas la prise de décision en elle-même qui représente un foyer d'inertie, mais bel et bien sa préparation. Collecter, injecter, nettoyer et vérifier les données prend du temps. Avec des données erronées ou peu qualitatives, le risque est grand de travailler sur des indicateurs non fiables. Cette qualité dépend grandement des règles mises en oeuvre pour renseigner toute la data à analyser. Cette qualité tient à un renseignement systématique, et à une forme homogène. C'est à cette seule condition que les tableaux de bord pourront être renseignés pour la prise de décision.

Réduire le nombre de critères d'analyse

De la même façon, un travail de réflexion préalable portera sur le contenu de ce tableau de bord, pour produire uniquement les données incontournables aux décisions à prendre. "Trop d'info tue l'info", dit-on. C'est aussi vrai dans le cycle décisionnel. La décision est toujours plus rapide à partir de données et critères pertinents et peu nombreux.

Veiller à l'homogénéité et à la cohérence

La forme des données est également importante. Non seulement il faudra que les données collectées soient homogènes, mais aussi que les données externes injectées dans le système puissent être combinées ou viennent compléter les premières de façon cohérente. Si par exemple, l'objectif est de réduire le panel de fournisseurs et d'en déréférencer un certain nombre, il conviendra de s'assurer qu'ils ne sont pas sous contrat ou que leur contrat arrive bientôt à expiration. Il s'agira aussi de prendre soin de regarder si ses produits sont substituables par d'autres. Enfin, une réduction est aussi l'occasion de déréférencer des fournisseurs ne correspondant plus aux critères qualité ou RSE pratiqués par l'entreprise.

Centraliser les données via une solution e-achats

Une telle évaluation générale va demander la centralisation de données issues de la contrathèque, de données d'évaluation, d'analyse des dépenses par fournisseur et une vue sur les aspects risque identifiés.Traiter manuellement une telle somme de données serait extrêmement chronophage, avec le risque de ne pas consolider dans les temps pour sortir de contrats en tacite reconduction. Vous comprendrez dès lors tout l'intérêt d'une solution e-achats adaptée.

Poser un cadre intelligent pour l'analyse des données

Une fois toutes ces données rassemblées, il faut convenir d'un cadre d'analyse bien défini :

- identifier les catégories d'achats dans lesquelles certains fournisseurs arrivent à échéance ;

- parmi ces fournisseurs, examiner ceux qui présentent un risque (dépendance, santé financière, image) ;

- observer et analyser les commandes passées et regarder si les fournisseurs de rang A fournissent des produits équivalents.

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Miser sur la transparence sécurise la prise de décision

Observer cet ordre, c'est se prémunir d'agir sur le déréférencement d'un fournisseur titulaire d'un contrat de 5 ans ! Cette démarche descendante, nous l'avons baptisée DAR, pour Dashboard Analyse Reporting. Elle sécurise une préparation méthodique des prises de décisions, grâce à un découpage des activités liées au processus. Elle s'appuie sur une culture de qualité de la donnée, et sur la transparence. Dire à un collaborateur que les données issues de son travail ne sont pas conformes ne pose pas de problème si, comme nous l'avons vu, une démarche et des pratiques de transparence sont mises en place.

Un référentiel identique facilite la décision collégiale

Enfin, cultiver l'exigence de la qualité des données, c'est aussi faciliter la prise de décision collégiale lorsqu'elle est nécessaire, avec un référentiel clair et identique pour tous les participants. Les chiffres doivent être acceptés de tous, et ne prêter à aucune contestation.

La co-réalisation pour créer des synergies avec la direction achats

Avec la meilleure des solutions informatiques du monde, si le facteur humain n'est pas correctement envisagé, et les collaborateurs impliqués selon leur valeur ajoutée propre, le progrès ne peut pas intervenir à sa pleine puissance. Il faut créer un référentiel données clair pour tous, et que chacun s'implique dans le maintien d'un renseignement data de grande précision.

Cette dimension représente une excellente opportunité managériale et motivationnelle : grâce à un travail de fond sur les cycles décisionnels, l'organisation transversale de la mission et les contributions individuelles sont valorisées, et les collaborateurs hors achats peuvent se sentir pleinement impliqués dans la performance de l'entreprise.

Autant de points que les salariés, notamment les jeunes diplômés, recherchent dans leur travail. Vous augmentez ainsi la compétitivité de l'entreprise tout en valorisant votre marque employeur, et en dynamisant la dimension collective au sein de l'entreprise.

Combiner technologie et compétences humaines

Accélérer la prise de décision pour les achats n'est pas de " faire vite et bien ". C'est combiner les capacités de la solution achats et la valeur ajoutée des collaborateurs. En favorisant l'utilisation d'une solution d'e-achats dans l'entreprise et en s'attachant à la qualité des données et des phases préparatoires, un gain de compétitivité direct via la rationalisation du parc fournisseur est favorisé.

C'est aussi créer une performance indirecte, avec des équipes qui se concentrent sur des tâches qui font appel à leurs compétences spécifiques et à leur créativité. Un double avantage pour toutes les organisations en quête de leviers supplémentaires de performance.