La transparence au coeur de la stratégie achats du Crédit Agricole

Crédit Agricole SA est un groupe complexe, à l'organisation décentralisée, et il n'est pas toujours évident pour un fournisseur de trouver le bon interlocuteur. La politique achats du groupe associe donc toutes les parties prenantes pour définir l'ensemble des cahiers des charges et procéder aux appels d'offres au niveau du groupe. La vision à trois ans du Crédit Agricole, construite par le comité de direction, veut faire des acheteurs des partenaires à valeur ajoutée des métiers du groupe. "Les acheteurs ne doivent pas être réduits à des négociateurs, à calculer la dépendance économique. Ils doivent dépenser mieux et challenger les cahiers des charges" insiste Sylvie Robin-Romet, directrice des achats du Crédit Agricole.

Le plan à moyen terme pour les achats, baptisé Save (pour Synergies d'achats vecteurs d'efficacité) comprend trois objectifs : 220 millions d'euros d'économies (sur 5 milliards de dépenses sur trois ans), le déploiement d'un SI achats au niveau du groupe, et une nouvelle organisation et gouvernance du service achats. "Au-delà de la massification, ce plan nous demande aussi de travailler sur les process, d'acheter autrement, d'innover" souligne la CPO. Sur 80 chantiers prévus, 30 sont lancés, et tous devraient être bouclés fin 2018 afin d'en mesurer les retombées en 2019, date de la fin du plan.

Une nouvelle organisation et une nouvelle gouvernance

Ce chantier a été entamé en novembre 2016. Des comités ont été créés dans le service achats en fonction des enjeux stratégiques, permettant d'avoir une vision et une validation harmonisées. Ces instances regroupent des acheteurs de toutes les entités, Crédit Agricole SA, filiales et caisses régionales. "Le bateau est articulé de façon à ce que l'acheteur business s'intéresse au groupe et inversement" explique Sylvie Robin-Romet. Résultat, 5 directions achats ont été distinguées, qui correspondent aux métiers du groupe. Chaque directeur a donc une double responsabilité, au niveau de l'hémisphère groupe et des entités, avec des acheteurs business (entités) et des acheteurs catégories (groupe). Ces derniers doivent proposer des stratégies d'achats, être innovants, sortir du cadre dans la manière d'acheter... Ils doivent descendre l'information aux acheteurs business, en termes de veille sur le marché, de veille fournisseurs et piloter les process d'appels d'offres.

L'acheteur business est lui proche des métiers et pilote les process d'appels d'offres de son entité. Il est capable d'analyser si les fournisseurs répondent aux attentes, si la coopération est efficace. Il doit proposer des plans d'action par rapport aux demandes des prescripteurs et challenger leurs cahiers des charges. La plupart sont proches de leurs prescripteurs et ont pour obbjectif de les faire grandir en maturité.

"Nous sommes un groupe immature en matière d'achat, note Sylvie Robin-Romet. La responsabilité des deux catégories d'acheteurs est commune. L'outil que nous mettons en place ne sera donc efficace que si les référentiels sont bien tenus. La nomenclature achats est commune pour toutes les entités, référentiel fournisseurs, référentiel contrat... Chaque acheteur a donc la responsabilité de maintenir l'outil sous peine d'être moins efficace".

Un système d'informations dédié aux achats

Sur 76 entités dans le périmètre des achats, un tiers seulement utilise un outil dédié. Sylvie Robin-Romet souhaite donc mettre en place un outil end-to-end, allant de l'expression du besoin jusqu'à la facture. Easy a été introduit en 2014 et déployé sur Crédit Agricole SA pendant 18 mois. Il intègre 90% des dépenses. Le process associe prescripteurs et acheteurs et va être déployé à l'ensemble des entités. Celles-ci n'ayant pas les mêmes SI, l'intégration s'annonce difficile et est d'ores et déjà prévue sur deux ans. L'objectif est de créer de la valeur ajoutée par les services rendus. Dans l'extranet fournisseurs, par exemple, au moment des mises à jour des informations fournisseurs, il sera possible à ces derniers de verser directement les documents, ou encore d'y saisir leurs factures. Easy se veut un vrai produit de la dématérialisation.

Faciliter les démarches des fournisseurs

Un portail fournisseur a été mis en place, reprenant la liste des acheteurs selon leur direction. Crédit Agricole a aussi décidé de centraliser la gestion des documents obligatoires pour les appels d'offres, par fournisseurs et pour chaque entité, mais aussi de faciliter le travail des fournisseurs en limitant le nombre de documents demandés. "Nous visons la collecte de 5 documents seulement, en échange nous demandons le dépôt des documents au moment de la contractualisation et du renouvellement" prévient Sylvie Robin-Romet.

Dans Easy, le groupe a lancé un pilote de digitalisation du contrat. À partir d'un PDF, le logiciel identifie le fournisseur avec son adresse mail et sa date de naissance afin d'en arriver très vite à la contractualisation. Le contrat électronique a pour avantage de réduire les délais de plusieurs semaines à 2 jours en moyenne, en plus d'avoir une valeur légale. Et toutes les parties prenantes savent où se trouve le contrat. 280 fournisseurs ont utilisé cet outil, pour la signature de 500 contrats. L'objectif était d'atteindre la moitié des contrats, et ce sont finalement 70% qui ont été dématérialisés. Easy devrait être déployé pour 11 filiales et Crédit Agricole SA. Des caisses régionales sont déjà intéressées.

Le test de dématérialisation du process jusqu'à l'envoi de la commande s'est étendu à la dématérialisation des factures, avec un pilote mené jusqu'à fin mai dernier avec 6 fournisseurs, pour Crédit Agricole SA uniquement. Afin de pallier la problématique des délais de règlement, le groupe a décidé de rendre les fournisseurs parties prenantes en leur laissant l'accès à la liste de leurs factures. Ils peuvent donc consulter les commandes et gérer les factures dans leur appli Easy. "Avec un seul point d'accès, tout le monde sait où est la facture et où en est son traitement" se réjouit Sylvie Robin-Romet. Ce pilote s'est avéré positif pour la traçabilité, 5 des 6 fournisseurs en test vont continuer à l'utiliser. Désormais, l'objectif pour Crédit Agricole SA est d'améliorer la sensibilisation de l'ensemble des prescripteurs à ce type d'outil.

Toutes ces démarches s'inscrivent dans la politique achats responsables du groupe, signataire de la Charte relations fournisseurs responsables et détenteur du label "Relations fournisseurs responsables" depuis 2014, soumis à renouvellement cette année.

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