DossierLes outils au service des acheteurs

2 - Le processus source-to-contract

Les solutions d'e-sourcing et les places de marchés facilitent l'identification et la qualification de nouveaux fournisseurs, pour construire ou enrichir le portefeuille existant, puis la sélection des candidats au moment de lancer une consultation, puis de suivre le cycle de vie du contrat...

L'intérêt stratégique d'un outil d'e-achat réside en premier lieu dans sa capacité à simplifier le travail de l'acheteur et à lui permettre ainsi de se concentrer sur son coeur de métier. Les solutions d'e-sourcing et les places de marchés facilitent l'identification et la qualification de nouveaux prospects fournisseurs, pour construire ou enrichir le portefeuille existant, puis la sélection des meilleurs candidats au moment de lancer une consultation.

En utilisant des outils collaboratifs, il devient aussi plus facile de détecter les besoins des clients internes en amont et de les accompagner dans la définition du cahier des charges pour que celui-ci soit en adéquation avec le marché fournisseur sous-jacent. Les acheteurs peuvent ainsi actionner de nouveaux leviers, par exemple en se rapprochant au plus tôt des fournisseurs potentiels, dans une démarche globale de création de valeur ou de co-innovation.

Au moment de consulter le marché, l'outil d'e-sourcing apporte un cadre et des solutions pour piloter et optimiser la consultation, collecter les offres des fournisseurs suivant un modèle facilitant leur analyse, voire pour mener les négociations en exploitant des mécanismes avancés de mise en concurrence, tels les enchères inversées, simples ou combinatoires afin de prendre en compte les contraintes et opportunités du besoin et du marché.

Dans le prolongement logique de la consultation, une solution gestion du cycle de vie du contrat ou CLM (Contract Lifecycle management), éventuellement couplée à la dématérialisation et à la mise en place de la signature électronique, permet d'accélérer et de sécuriser le processus de contractualisation. Une solution CLM facilite également la rédaction et la révision des contrats de façon collaborative entre les parties prenantes (acheteurs, juristes, prescripteurs, fournisseurs, etc.), leur diffusion sécurisée aux prescripteurs qui vont les utiliser, et leur conservation et historisation fiable (sauvegardes, suivi des versions, gestion de la confidentialité, contrôle et traçabilité des accès, etc.).

Le suivi de la vie du contrat associé à des alertes sur des événements et des dates clés (résiliation, renouvellement, etc.) permet aux acheteurs une gestion proactive, et évite que des contrats soient interrompus ou au contraire automatiquement renouvelés hors contrôle des achats. Quant au suivi de l'exécution, en lien avec l'e-procurement et le système financier, le CLM facilite le rapprochement entre l'engagement contractuel (prix fixé, volume, délai de livraison, remises sur volume, etc.) et son application, et facilite ainsi la détection des non-conformités contractuelles.