DossierLes outils au service des acheteurs

3 - Le processus procure-to-pay

L'utilisation de catalogues électroniques est bénéfique à plusieurs niveaux. En accélérant la mise en conformité et massifiant les volumes sur les fournisseurs référencés, la relation avec ces derniers s'en trouve renforcée, ce qui accroît la force de négociation des acheteurs...

La dématérialisation des demandes d'achats et des commandes permet en premier lieu de réduire les coûts et la durée d'exécution des opérations d'approvisionnement. En automatisant les procédures et en accélérant les étapes de validation des engagements, elle facilite le travail des acheteurs qui se trouvent libérés de nombreuses tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Par ailleurs, elle fiabilise l'exécution des opérations et assure la traçabilité du circuit de validation. Surtout, elle facilite le déploiement des contrats déclinés au sein de la plateforme e-procurement sous forme de catalogues électronique, et permet notamment d'éviter les achats sauvages.

En aval des commandes, la dématérialisation porte de plus en plus sur les flux de facturation, permettant de fiabiliser la relation achats-approvisionnement-finance et d'optimiser les traitements, en facilitant le rapprochement avec les commandes et réceptions, en améliorant la traçabilité et en diminuant le nombre de litiges. Il en découle, au final, une réduction des coûts administratifs et une accélération du temps de traitement des factures, facilitant le respect des délais de paiement et l'amélioration de la relation fournisseurs. Circulant encore largement sous forme papier, la facture est particulièrement concernée du fait de son caractère obligatoire et de son format semi-structuré, mais aussi de son rôle clé pour déclencher le paiement en lien avec les commandes associées.

Le passage à l'e-facturation peut être combiné au déploiement de cartes d'achat, dont le but est également de simplifier les procédures pour les achats récurrents et de faibles montants. Ces cartes, génériques ou spécifiques à certaines catégories (carburants, voyages, etc.), réduisent les coûts administratifs associés à la passation de commande et permettent d'étendre la couverture et les contrôles des achats, tout en donnant une certaine autonomie aux clients internes. Enfin, l'extension de la dématérialisation aux accusés de réception des commandes, des livraisons, etc. et plus globalement la mise en place d'une supply chain informatisée et collaborative entre les partenaires, facilitent la fiabilité et la qualité des informations transactionnelles et logistiques échangées, et permettent une gestion en flux tendue.

..."ce qui accroît la force de négociation des acheteurs"

En amont des commandes, l'utilisation de catalogues électroniques est bénéfique à plusieurs niveaux. Pour les directions des achats, c'est un moyen d'encadrer les pratiques, en poussant les clients internes à exprimer leur demande dans le respect des contrats et des procédures internes. En accélérant la mise en conformité et massifiant les volumes sur les fournisseurs référencés, la relation avec ces derniers s'en trouve renforcée, ce qui accroît la force de négociation des acheteurs. Les catalogues contribuent aussi au déploiement de la stratégie achats en orientant les commandes vers certains fournisseurs ou produits. Avec à la clé, un gain de temps considérable, puisqu'il n'est plus nécessaire de demander des devis ni de mener des négociations ponctuelles.

Les fournisseurs y trouvent également un intérêt en termes de visibilité et de qualité des commandes reçues : documents standardisés, références articles et tarifs à jour, nombre d'erreurs et litiges réduits, etc. D'autant que des tableaux de bord, complétés le plus souvent de mécanismes d'alertes, peuvent faciliter la détection des anomalies : lacunes, incohérences, obsolescence, etc. Enfin, sur un plan plus pratique, les prescripteurs et les clients finaux, désormais habitués aux standards de l'e-commerce dans leur vie quotidienne, peuvent s'appuyer sur le même type d'outil dans leur cadre professionnel pour commander des articles à des conditions négociées en amont, de façon simple et rapide. Un catalogue électronique permet en outre d'intégrer davantage d'éléments (annexes techniques, fiche de sécurité, photos, etc.), sachant que pour les catégories complexes ou les articles à forte rotation ou évolution tarifaire, l'approche punch out (catalogues externalisés chez le fournisseur) permet de transférer la charge de maintenance.

Dans leur extension vers la finance, et en prolongement de l'e-facturation, les versions les plus récentes des outils procure-to-pay offrent désormais un pilotage de la trésorerie. Parmi les premières fonctionnalités financières mises à la disposition des équipes achats, le reverse factoring (affacturage inversé), qui consiste à anticiper le règlement via un organisme partenaire, apporte un nouveau levier de négociation et de collaboration avec les fournisseurs.

La globalisation de l'approche de "supply chain financing" va dans le même sens à travers différents mécanismes pour optimiser le cycle de paiement et monétiser les délais. Les fonctionnalités de "dynamic discounting" permettent par exemple à la fonction achats de générer des gains supplémentaires par une gestion automatisée et en temps réel des escomptes.