DossierExternaliser la prestation de paie

1 Réduire les coûts : un impératif... secondaire

La paie et l'administration du personnel occupent encore près de 30 % du temps de la fonction RH, révèle une étude réalisée par Markess International, publiée en mars 2013. Autant de travail qui rend impossible la poursuite de missions plus stratégiques, comme la gestion des talents ou des performances. Les décideurs RH et leurs équipes ne peuvent ainsi y consacrer que 13 % de leur activité globale, ce qui leur semble insuffisant. Il faut donc trouver des moyens de simplifier les processus courants, soit par l'informatisation, soit par l'externalisation.

Or, pour que l'achat d'externalisation de la paie soit réellement profitable à l'entreprise, il faut encore que l'ensemble des intérêts de tous les services, y compris ceux de la fonction achats, soient pris en compte. Pour cela, les acheteurs doivent s'impliquer dans les phases initiales du projet afin de synthétiser les attentes de chacun dans un cahier des charges précis. Les bonnes raisons ­d'externaliser la gestion de la paie sont nombreuses, mais contrairement aux idées reçues, ce n'est sans doute pas la réduction des coûts qui doit constituer la motivation première du projet.

2 Une veille permanente

Générer des bulletins de salaire exige tout d'abord une veille permanente, car la législation est très mouvante. Elle nécessite une fiabilité totale, car une gestion approximative de la paie peut conduire à un climat social délétère au sein de l'entreprise. En externalisant sa gestion à des spécialistes, constamment informés des évolutions en matière de droit social, l'entreprise limite les risques de conflits et d'erreurs. " On pourrait supposer qu'il suffit de presser un bouton, observe Christine Clérin, directrice de la division paie et gestion administrative du personnel pour Primexis. Nous sommes malheureusement loin du compte ! "

L'externalisation de la paie permet aussi d'obtenir une véritable visibilité sur les coûts administratifs. Cette prévisibilité des tarifs des prestataires, et leur évolution linéaire, contribue à maîtriser le budget dans le temps, ce qui, à terme, donne la possibilité de réaliser des économies d'échelle. Par ailleurs, l'externalisation ouvre la voie à une montée en compétence des personnes en charge de cette activité au sein du service RH. Elles s'occuperont de piloter les interactions avec le prestataire, puis s'acquitteront de missions plus complexes comme la gestion des carrières, par exemple.

Veille permanente, fiabilité totale ou encore visibilité sur les coûts administratifs... Tels sont, en substance, les trois principaux avantages de l'externalisation de la paie. Pour répondre au mieux aux attentes de chacun, les directions achats doivent être associées dès la phase initiale du projet.

3 Bien connaître pour bien choisir

Fabrice Ménelot, cofondateur et directeur associé de Crop and Co, spécialiste de la transformation achats, estime qu'il ne faut externaliser que ce que l'on connaît bien. " Si vous n'êtes pas en mesure d'identifier clairement vos besoins, si vous ne pouvez pas évaluer les compétences des prestataires, vous ne pourrez réaliser une opération profitable. " C'est l'une des raisons du peu d'implication de la fonction achats dans le processus de sélection des prestataires RH. " C'est d'autant plus regrettable, poursuit Fabrice Ménelot, que les acheteurs peuvent apporter une valeur intéressante au processus. "

4 Analyser le coût de la génération du bulletin de salaire

La connaissance du coût de chaque ligne d'un bulletin salaire constitue un premier élément important pour comparer les offres des prestataires. Selon Walter Zanoni, responsable du département Saphyr pour Hardis, " la définition de la grille d'évaluation des prestataires passe d'abord par une analyse fine du coût de la génération du bulletin de salaire puis par la mesure de l'engagement du ­prestataire. Et c'est le critère différenciant. "

Aussi est-il capital de savoir quelles seront les ressources dédiées à l'entreprise, combien de collaborateurs le prestataire mettra à disposition, combien d'interlocuteurs seront en mesure de répondre aux demandes, en combien de temps, etc. " Il s'agit là de critères objectifs, que les acheteurs, même s'ils n'ont pas la connaissance technique associée à la génération de bulletins de salaire, peuvent aisément comparer dans un référentiel initial ", confie le spécialiste.

Il est même possible d'impliquer davantage le fournisseur en prévoyant, dans le cahier des charges, des clauses de responsabilité en cas d'erreur sur les bulletins de salaire. " Un prestataire compétent et sûr de lui n'hésitera pas à prendre à sa charge les erreurs éventuelles et leurs conséquences, soit auprès des salariés, soit auprès de l'administration ", conclut Walter Zanoni.

Pour choisir le prestataire qui se chargera de la paie, il est impératif de connaître le coût de chaque ligne d'un bulletin de salaire et ensuite d'évaluer les ressources qui seront mises à disposition et le temps de traitement. Autre point important : la mesure de l'engagement du prestataire.

5 [Avis d'expert] : Christine Clérin, Primexis : " Il est important de synthétiser les besoins avant d'établir un référentiel "

6 Comment un acheteur doit-il aborder l'externalisation de la paie ?

C'est un travail collectif, qui doit réunir la DSI, la DRH et la direction générale. Externaliser la paie permet de recentrer l'activité RH sur des activités à plus forte valeur ajoutée. C'est aussi ouvrir une brèche dans le système informatique, choisir un logiciel, maîtriser des coûts. La fonction achats doit synthétiser tous ces besoins avant d'établir un référentiel.

7 Quels sont les principaux critères d'évaluation des prestataires ?

Un prestataire doit chercher à s'adapter à votre entreprise. Vous devrez savoir quelles seront les équipes à votre disposition, connaître votre interlocuteur dédié, savoir où sont générés les bulletins de salaire, comment et à quel rythme votre prestataire forme ses collaborateurs et quelles garanties de stabilité des équipes mises à votre disposition sont offertes.

8 Comment faire vivre cet achat ?

La paie n'a rien de simple ou d'automatique. Pour que la relation se passe dans de bonnes conditions, nous recommandons de poser par écrit les process habituels. C'est un moyen de contrôler le bon déroulement des opérations. Il doit y avoir une vraie action de pilotage. Externaliser, ce n'est pas se délester de ses responsabilités, c'est chercher à tirer le meilleur pour les collaborateurs et pour l'entreprise.

Selon Christine Clérin, directrice de la division paie et gestion administrative du personnel pour Primexis, l'externalisation de cette prestation doit faire l'objet d'un travail collectif et de déployer une vraie action de pilotage.

9 [Témoignage] Jean-Luc Thoer, Retis : " Nous organisons des comités de pilotage mensuels et trimestriels avec notre prestataire "

Directeur achats et logistique de Retis, Jean-Luc Thoer a eu la charge d'externaliser la gestion de la paie pour les 140 collaborateurs de l'entreprise. " C'est un travail collectif ! Nous avons réuni autour de la table la responsable administration RH, la DRH, le Daf et le directeur achats. " Afin de préparer le référentiel des prestataires, un cahier des charges a été rédigé par les RH. " Ce ­cahier des charges définissait les missions que nous pouvions envisager d'externaliser afin de recentrer les équipes internes sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi de la formation de l'ensemble de nos collaborateurs. "

Dans un deuxième temps, le service achats a cherché à identifier les prestataires les mieux reconnus du marché. " Pour cela, nous avons misé sur nos réseaux, puis nous avons fait le déplacement sur des salons spécialisés en RH pour aller à la rencontre des acteurs qui correspondaient à nos attentes ", confie le responsable. Et comme la gestion de la paie est stratégique et qu'elle peut avoir un impact sur le climat social dans l'entreprise et sur les relations avec l'administration, un certain nombre de critères ont été définis. " Au-delà du coût, qui est déterminant dans tout achat, c'était la pérennité et la fiabilité de l'entreprise qui primaient. Nous avons retenu ADP, qui présentait toutes les garanties de sérieux dans le temps, et s'engageait sur le résultat et les responsabilités. Par ailleurs, l'accompagnement dans la mise en place de la solution et la formation que nous apportait ADP correspondait à nos besoins. "

Véritable projet d'entreprise, l'achat de prestation de paie doit ensuite être animé, pour maintenir le niveau de qualité et de fiabilité. " Nous organisons des comités de pilotage mensuels et trimestriels avec nos référents chez ADP. Nous nous réunissons deux fois par an au sein d'un comité de pilotage interne pour mesurer l'adéquation entre les résultats obtenus et notre projet initial. Cela nous permet d'envisager un projet plus global, qui se déploie progressivement, comme la mise en place d'un portail SIRH, pour lequel ADP est notre partenaire. "

Pour recentrer les équipes internes sur des missions à plus forte valeur ajoutée, Retis a fait le choix d'externaliser la gestion de la paie. Un projet mené par Jean-Luc Thoer, directeur achats et logistique.