A quoi ressemblera l'organisation achats de demain?

"Je souhaiterais une déprofessionalisation des acheteurs trop centrés sur l'acte d'achat au profit d'une re-professionalisation en management. Trop peu d'acheteurs sont formés au marketing de projet". C'est par ces mots que Philippe Portier, responsable du mastère spécialisé (MS) Acheteur Manager International d'EMLYON Business School a ouvert la journée dédiée aux achats organisée par Crop and Co, cabinet de conseils en achats, le mardi 9 avril à la Cité Internationale de Lyon.

Faire preuve de "génie organisationnel"

"Le développement de grosses structures et organisations trop procédurières a tué l'innovation. C'est au moins une des leçons à retenir de la crise", rappelle Philippe Portier. De plus, qui dit crise économique, dit souvent rationalisation des moyens humains et techniques. De ce paradoxe découle ce que Philippe Portier appelle le "génie organisationnel", soit le fait de de réussir à gérer la complexité du métier avec moins de ressources.

Pour mener cette mini-révolution de réorganisation des structures, Philippe Portier remet en cause le découpage du métier. "Il s'agit d'abolir les frontières entre ces 3 types d'achats cloisonnés" [NDLR: achats de production/ achats hors production et achats d'investissements], préconise le responsable du mastère spécialisé (MS) Acheteur Manager International d'EMLYON Business School. Regrouper ces 3 domaines d'achats serait également le meilleur moyen d'appréhender le coût total de possession ou TCO (Total Cost of Ownership).

En finir avec le découpage achats prod et hors prod

Une autre façon de repenser l'organisation serait également d'arrêter de distinguer les produits des services mais d'additionner les 2 pour amener à des solutions. "Les techniques d'achats de services sont plus intelligentes que les techniques d'achats liées au produits et correspondent davantage au marché actuel", explique Philippe Portier. De plus, la dimension de la personnalisation et du contact n'existe pas dans l'achat des produits mais dans le monde des services.

Il défend l'idée d'une organisation des achats par activité. Acheteur spécialisé ou acheteur polyvalent? Le sempiternel débat semble refaire surface. Enfin, un modèle à l'international doit aussi être repensé. Il ne doit pas exister un lieu unique où une famille d'achats doit être gérée. Les achats doivent se rapprocher des pays concernés et des débouchés. "ll faut en finir avec l'idée d'un centre", pour Philippe Portier.

La direction achats de la Mairie de Paris, un cas d'école

Si certaines organisations achats se réorganisent, d'autres se créent de toutes pièces. C'est notamment le cas de la Ville de Paris qui a créé sa direction achats en 2009 en centralisant les achats de 21 directions. Cette nouvelle direction achats "devait être une direction transverse capable de dialoguer et de négocier en interne auprès de ses prescripteurs et en externe auprès des entreprises", explique Michel Grévoul, directeur achats de la mairie de Paris à l'origine du projet de création de la DA. Cette nouvelle direction a commencé par les achats de fournitures et services, avant d'intégrer les achats de travaux (2010-2011), les travaux d'infrastructure et certains travaux de bâtiments, puis en 2011-2012, tous les travaux de bâtiments.

La ville passe en moyenne 1500 marchés par an avec un montant moyen de 1 million d'euros par marché. La DA a en charge près de 180 familles d'achats (des fournitures scolaires, des travaux au matériel informatique) .

Toutes les ressources ont été utilisées. "Je n'avais absolument aucun budget pour la création de nouveaux postes", tiens à rappeler Michel Grévoul qui a donc recruté parmi les ressources existantes. Aujourd'hui, 218 agents travaillent au sein de la DA. Le profil de ces agents est divers. Ainsi, 80 % d'entre eux ont été recrutés en interne et 20 % à l'extérieur. Parmi eux, 70 % ont un profil administratif et 30 % un profil technique (ingénieur). Les acheteurs ont été formés pendant 9 jours sur les nouveaux sujets et ceux issus du privé ont pu bénéficier d'une formation spécifique au Code des Marchés Publics.

La direction achats chapeaute 2 sous-directions. Une sous-direction des méthodes et des ressources (composée de juristes et de spécialistes du sourcing et de l'insertion sociale) qui gère entre autres le plan de formation des acheteurs ou encore le sourcing, l'insertion sociale et le critère développement durable des achats. Face à elle, la sous-direction achats regroupe 5 Centres de services partagés (CSP) (3 pour les fournitures et services et 2 concernent les travaux). Un bureau de la coordination approvisionnement gère l'interface avec les directions sur l'exécution des marchés au sein de chaque CSP.

"Nous affichons un taux d'économies en moyenne de 14 % chaque année depuis la création de la DA", souligne le directeur achats de la ville Lumière.

Prochains chantiers? Depuis 2011, la ville développe un SI achats pour finir de professionnaliser ses équipes en interne. Un outil d'approvisionnement sera mis en place en 2013 pour un meilleur pilotage et suivi des dépenses (e-catalogues).