"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

Numen est un groupe qui s'est construit dans le temps, par croissance organique et plus récemment par croissance externe. Une fois constitué, ce groupe au fonctionnement très décentralisé puisque constitué de 9 entités distinctes et autonomes animées par une holding, a dû mettre en place des services partagés et dégager des synergies pour réunir ces PME* aux fonctionnements et cultures parfois très différentes. "Chacune avait son système comptable, son ERP et ses process achats propres. Je manquais terriblement de visibilité sur les dépenses engagées", raconte le p-dg, Marc Le Vernoy. "Il me fallait absolument harmoniser cet ensemble, faire travailler les comptables de concert, et avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget. De plus, je souhaitais aussi faire des économies sur les achats, en nommant des responsables pour une famille d'achats dans une société mais agissant comme expert pour le groupe ; mais là n'était pas l'objet premier. Je voulais surtout anticiper les charges et piloter la trésorerie par l'engagement de dépenses, sur l'année et pas uniquement constater les achats après leur comptabilisation."

Alors, le cordonnier a décidé de réagir et de se chausser directement. Dans cette décision réside la richesse de l'expérience et donc de l'expertise de Numen: le groupe, qui vend à ses clients des "solutions de digitalisation de leurs process et des services de dématérialisation" et qui implémente des outils e-proc/ P2P, a testé en interne et éprouvé la solution qu'il commercialise et met en place pour ses clients.

Le retour sur expérience est parfois dur et sans appel: "Nous avons sous-estimé le temps nécessaire à l'accompagnant de nos collaborateurs dans de la conduite de changement... ils ont mis un peu de temps à comprendre le bénéfice qu'ils pouvaient en retirer", relate Marc Le Vernoy. "Au début, pour eux, ce n'était que du travail en plus puisqu'ils devaient saisir en amont des données plus riches et pré comptabiliser la demande d'achat en comptabilité. C'était effectivement un surcroît de travail mais la productivité ensuite est très importante." Le système de pré-comptabilisation de la direction achats est aujourd'hui sous traitée par Numen à sa filiale off shore à Madagascar, qui agit comme un centre de service partagé, ce qui permet de traiter les imputations analytiques en amont et donc permet l'automatisation du rapprochement avec la commande. "Les comptables l'ont parfois vécu comme une charge de travail supplémentaire. Ils ont découvert bien après les bénéfices et notamment le fait qu'ils n'avaient plus à croiser toutes les informations de demande d'achats et d'autorisations de dépenses, à trouver les bonnes imputations analytiques et à réclamer les bons de commande aux directions éparpillées dans plusieurs lieux géographiques, ce qui était chronophage et finalement peu intéressant."

Pour accompagner ses collaborateurs, Numen a finalement réalisé des formations internes et multiplié les séminaires et les rendez-vous pédagogiques. "Dans la durée, il reste indispensable d'effectuer une formation permanente", commente Marc Le Vernoy.