"Nous devons passer d'un pilotage juridique à un pilotage économique" (Franck Barrailler, INPI)

Quelle était votre mission lorsque vous avez intégré l'INPI en janvier 2014 ?

J'ai été recruté car le directeur général de l'INPI lui-même souhaitait que soient intégrés des objectifs chiffrés et précis pour les achats afin que les dépenses soient correctement maîtrisées. Le fait que cette volonté émane directement du directeur général est assez rare pour être souligné. Il souhaitait que les choses changent car les marchés publics étaient perçus comme quelque chose de très juridique. L'idée du "Contrat d'objectifs et de performance 2013 / 2016" était donc de faire en sorte que les achats deviennent une donnée stratégique et non plus strictement ­financière, pour passer d'un pilotage juridique à un pilotage économique.

Qu'avez-vous mis en place pour structurer le service achats ?

La première chose a été de sortir le pôle marchés publics du service financier, puis de créer un service achats dans la direction administration / finances. Nous avons conservé le champ des juristes, à savoir les mises en concurrence, les contrats ainsi que les attributions / notifications, le suivi d'exécution. Nous avons également rationalisé les tâches afin de rajouter de nouvelles activités clés pour la fonction achats : l'analyse du besoin, l'historique contractuelle, la négociation et le sourcing.

Dès le mois de janvier 2014, nous avons commencé à tout structurer

Nous avons ensuite mis en place la politique achats, structurée autour de cinq axes (signée en septembre 2014), et en décembre, nous avons finalisé la cartographie des achats que nous avons bâtie en nous inspirant des méthodes du privé (ABC fournisseurs). Nous avons internalisé cette démarche afin qu'il n'y ait pas de déperdition de compétences. Nous avons également fait une matrice de Kraljic pour mettre en évidence les services, produits, travaux qui étaient stratégiques, un travail qui nous a permis d'avoir nos familles et segments d'achats. Toujours en 2014, nous avons également élaboré et publié plusieurs méthodologies : négociation, sourcing, étude du besoin. Avant 2014, il y avait très peu de négociation lors de procédures adaptées. Fin 2014, la méthode mise en place a permis de dégager 1,6 million de gains.

Quelles interactions entre les juristes et les acheteurs ?

Le service achats travaille aujourd'hui avec toutes les directions de l'INPI et couvre neuf grandes familles d'achats (51 segments d'achats). Notre taux de couverture est proche de 90 %.

Le service s'est renforcé avec l'arrivée d'une acheteuse issue du privé, un acte volontaire pour un mélange de cultures bénéfique afin de faire grandir la fonction achat.

Comme nous ne souhaitions pas mettre en place de binôme juriste /acheteur pour des raisons évidentes de déperdition et de coûts, notre postulat de départ était de dire que les juristes en place allaient évoluer naturellement vers la fonction d'acheteur, et que cette acheteuse - qui avait certes moins de connaissance en marchés publics - allait pouvoir se nourrir de leur expérience pour évoluer.

Quelle est votre approche en termes de relations fournisseurs ?

Nous avons souhaité organiser une première convention fournisseurs dès le mois de juin 2015 afin de réunir nos partenaires stratégiques. Environ 10 % d'entre eux le sont, soit 80. Nous avons présenté nos missions, nos objectifs et, via différents ateliers, ils ont pu nous poser leurs questions, relatives le plus souvent à l'analyse des offres, à la sous-traitance, à l'accord-cadre et au paiement.

Notre problématique est d'attirer les meilleurs. Pour cela, nous devons nous aussi être les meilleurs et surtout exemplaires, notamment en matière de délais de paiement (37 jours en moyenne). Par ailleurs, notre processus est fiable, transparent, clair, car nous sommes certifiés ISO 9001.

Nous avons mis en place en 2014 puis en 2015 une évaluation de tous nos fournisseurs stratégiques. Chaque fin d'année, les acheteurs vont voir les prescripteurs qui pilotent des fournisseurs stratégiques afin qu'ils répondent à un questionnaire simple qui nous permet ensuite de pointer d'éventuelles difficultés en termes de coût, de qualité ou de délais, ainsi que de santé financière.

Nous avons également décidé que tous les sous-traitants de l'INPI seraient déclarés car si la réglementation est claire, peu d'éta­blis­sements publics déclarent la totalité de leurs sous-traitants.