5 conseils pour mieux négocier par e-mail

Les rounds de négociation de la fin d'année et jusqu'au 1er mars 2021 vont connaître une particularité dans ce contexte de confinement : elles n'auront pas lieu en face à face mais virtuellement et par e-mail. Or négocier par e-mail est réellement différent tant le canal de communication l'est. Autrement dit, malgré la séniorité ou l'appétence sur l'exercice de la négociation, pour bien négocier à distance cela demande d'appliquer des règles bien particulières.

Tout d'abord, force est de constater qu'il existe de nombreux pièges spécifiques à la négociation par e-mail. Dans un premier temps, il est plus facile de rompre ce type de négociation lié à une distanciation sociale plus conséquente. Le risque d'échec est alors plus important. Cette distanciation sociale amène également à une plus grande difficulté dans le processus d'empathie à l'autre. Les recherches récentes de Laubert en 2019 ont montré que la compréhension des émotions de son interlocuteur à travers un e-mail est beaucoup plus dure. Ce qui tend à développer moins de confiance entre les parties prenantes, et permets aussi malheureusement une augmentation probable de signes de tromperie (mensonges).

Négocier par e-mail peut amener aussi à favoriser les comportements de type "évitement" (faire durer, gagner du temps, peur de répondre, etc.) ou mauvais compromis (compromis compromettant). Pour faire simple, négocier par e-mail est une incroyable opportunité de rater sa négociation si on s'y prend mal !

1. Être sur une neutralité émotionnelle

Vu que l'e-mail tend à gommer les émotions positives pour faire ressortir plus facilement les émotions neutres ou négatives, il est important d'être stable émotionnellement pour répondre. Si vous répondez à un e-mail alors que vous êtes en colère, il est fort probable que votre e-mail soit perçu comme agressif par votre interlocuteur.

Le cercle vicieux initié, il sera facilement possible d'arriver à une impasse et une situation perdant-perdant en l'échange de quelques messages. Il faut donc prendre le temps d'être le plus stable émotionnellement avant de répondre à un e-mail. S'aérer l'esprit ou faire autre chose avant d'écrire ou de répondre. Nos émotions impactent nos actions et notre style d'écriture.

2. Avant d'écrire un mail délicat, appeler son interlocuteur

Il est montré qu'une visio ou même appel téléphonique de 5 minutes à parler de tout autre sujet que l'objet de la négociation tend à humaniser la relation, à créer un sentiment de confiance plus important et à maximiser les chances d'un accord selon le professeur de droit Janice Nadler. Trouver donc une excuse pour initier votre round de négociation par une visioconférence ou appel téléphonique sera forcément bénéfique.

3. Faire court, simple, précis

Mais sans omettre les marqueurs sociaux. Vu que l'e-mail tend à diminuer l'impact des émotions, essayez d'amplifier, sans exagérer, ses marqueurs sociaux. Communiquez sur vos émotions positives (joie, enthousiasme, etc...) ou le fait que vous êtes satisfaits de cette nouvelle opportunité de travailler ensemble. Si vous devez communiquer sur des émotions plus négatives, soyez vigilant et prenez les précautions nécessaires : "j'ai peur que..." ; "j'ai la sensation que..." ; "je suis désolé mais..."

L'e-mail tend à favoriser des comportements de type agressif ou orgueilleux. Si vous n'êtes pas d'accord avec votre interlocuteur, optez pour une posture humble, respectueuse et posez des questions. Essayez de comprendre les points de blocages ou conséquences des positions prises sans jamais menacer ou être agressif.

4. Finir son mail avec un point positif

Autant le début d'un e-mail (effet de primauté) va impacter la lecture et la compréhension de l'ensemble du message, autant la fin de l'e-mail (effet de récence) va impacter la réponse. Le cerveau à tendance à simplifier l'information en attachant plus d'importance au début et à la fin d'une conversation. Maximisez vos chances d'avoir donc une réponse plus cordiale en finissant votre échange par un point positif.

5. Faire preuve d'empathie

Tant que faire se peut, il est important de relire l'e-mail en se mettant à la place de la personne qui va le lire. Si vous étiez dans ses bottes, comment réagiriez-vous à la lecture du message ? Est-ce qu'entre ce que vous vouliez écrire, ce que vous avez écrit, ce que vous lisez, et ce qu'il va retenir il n'y a pas trop d'écart ? Si vous pouvez faire relire votre e-mail par un tiers cela sera encore mieux.

Négocier par e-mail n'est pas en soit un exercice facile, même pour des négociateurs expérimentés. A cela va se rajouter la conjoncture économique et le confinement qui vont impacter de façons inédites les rounds de négociation commerciale cette année. En préparant bien ses négociations, il est possible de sortir des pièges inhérents à la négociation par e-mail et d'obtenir des accords positifs pour tous.

Pour en savoir plus

Julien Pelabere, fondateur de l'institut Nera. Il accompagne, forme, et assiste au quotidien des entreprises, organisations gouvernementales et individus à la conduite de leurs négociations les plus sensibles. En parallèle, il partage son travail de recherche et enseigne la négociation d'influence à HEC, l'ENA, la Sorbonne et Science Po Paris.