[Trophées Décision Achats] Franck Douau a créé une filière achats structurée chez Agrica

Franck Douau* concourt à l'élection du Directeur Achat de l'année, organisée dans le cadre des Trophées Décision Achats.

Franck Douau fait figure d'artisan de la filière achats du groupe Agrica*. "Jusqu'à mon arrivée comme responsable achats et environnement de travail, il n'existait pas de centralisation des achats dans le groupe, mais une petite unité qui faisait des approvisionnements." En vue de la création d'une filière achats structurée, le trentenaire a mis en oeuvre un plan d'action. Avec, en tête, la mise en place de nouvelles interfaces, notamment comptables, dans son logiciel e-achats. "Dès le début de l'année 2013, dévoile-t-il, nous avons travaillé sur la rédaction de procédures et de documents techniques de la boîte à outils achats". Avec un vrai plus pour les autres fonctions : "C'est au travers des achats que nous avons développé un outil de reporting, mais, au final, celui-ci est plutôt à destination du contrôle de gestion. Pour moi, il est important de ne pas travailler en son silo, souligne-t-il, mais au bénéfice du collectif".

Le responsable achats a également modifié l'organisation. "Nous avons professionnalisé les acheteurs grâce à la définition de nouvelles fiches emploi, et pour pallier l'éventuel manque de connaissances, nous avons mis en place des programmes de formation. Nous avons également travaillé sur une organisation transverse : une cinquantaine de référents achats sont nos contacts directs au sein de l'entreprise et une dizaine de correspondants forment l'interface entre les achats et le contrôle de gestion", explique-t-il.

1 million d'euros d'économie en 1 an

Un objectif atteint avec succès, grâce à une communication menée en appui de la conduite du changement - comprenant reporting, réunions et magazine interne. "En moins d'un an, nous avons réalisé 1 million d'euros d'économie pour le groupe, avec des gains de 10 à 50 % lorsque nous sommes intervenus en amont, dès l'identification du besoin", révèle-t-il. C'est d'ailleurs là l'enjeu central pour Franck Douau : "Je suis convaincu que le rôle de l'acheteur est de travailler sur les achats en amont, et sur le juste besoin au juste prix. C'est également de s'assurer de l'équilibre entre les exigences des clients internes et les coûts, en somme."

Du côté des clients internes, justement, le taux de satisfaction de la fonction achats s'élève à 89 %, selon un premier questionnaire distribué à l'initiative du patron des achats. "Dans la phase de déploiement, les collaborateurs étaient dubitatifs, se demandant ce que nous allions pouvoir apporter. Nous commençons à voir naître de bons réflexes : chaque semaine, un client interne nous sollicite, en amont d'un projet."

Mais, le défi est encore de taille : en projet, la simplification et l'automatisation du processus achats, afin de gagner en productivité, ainsi que la gestion des risques interne et externe. Un travail de mise en cohérence avec la Charte Relations fournisseur responsables est d'ailleurs mené, afin d'inscrire les acheteurs dans des relations constructives avec leurs partenaires.