Pourquoi les acheteurs peinent à s'imposer comme business partner

Difficile, pour les acheteurs, de s'imposer comme business partner en interne ? C'est du moins le constat dressé par la deuxième enquête internationale Décideurs Achats* réalisée par l'éditeur Ivalua auprès de 400 directeurs achats et 350 décideurs de directions prescriptrices (Finance, DSI, Commerciale, RSE, juridique, R&D, communication / marketing et RH) issus de grandes entreprises internationales.

Écarts de perception

Preuve en est avec l'écart fort de perception entre achats et métiers quant à la définition même du rôle des acheteurs. Si les uns comme les autres s'accordent à dire que la réduction des dépenses et la gestion du panel fournisseurs s'imposent comme des missions prioritaires, citées par 90 % des "achats" et 100 % des "métiers" pour le premier item, et 62 % et 85 % pour le second, force est de constater qu'une dissonance flagrante émerge pour d'autres objectifs. Comme "participer à la stratégie d'innovation produits", citée par 41 % des "achats" mais seulement 16 % des "métiers". Ou encore "éviter les ruptures d'approvisionnement", mentionnée par 54 % des achats contre 7 %, côté métier.

Quelle place dans les processus achats ?

Ces visions asymétriques portent aussi sur le rôle des acheteurs dans la mise en place des processus achats : édicter les règles de passation de marchés (un objectif pour 54 % des décideurs achats contre 10 % des directions métiers), mettre à disposition des outils de passation de commandes (41 % contre 15 %) ou veiller à l'application des contrats signés avec les fournisseurs (70 % contre 16 %).

La définition des besoins en débat

Si les directions achats et métiers s'accordent sur l'importance du rôle des acheteurs lors du sourcing, la sélection et la négociation avec les fournisseurs, un décalage se dessine à propos des autres stades du processus achats. Ainsi, selon une majorité des acheteurs, leur rôle s'avère essentiel lors des phases de définition des besoins (85 %), au moment de la construction des contrats avec les fournisseurs (67 %), lors du suivi d'achat et de l'évaluation des fournisseurs (67 %). Or, les décideurs métiers estiment, quant à eux, important le rôle des achats lors du développement de la relation fournisseurs (75 %), et du passage des commandes (70 %). Ils ne sont que 28 % à estimer importante l'intervention des achats lors de la définition de leurs besoins, 8 % lors de la construction du contrat, et 7 % lors du suivi du dossier d'achat et de l'évaluation de la performance du fournisseur.

Comment les achats pourraient doper leur rôle de business partner en interne ? Les directions métiers évoquent plusieurs pistes : en améliorant la communication prescripteur/acheteur tout au long du cycle d'achat (55 %), en mettant en place une évaluation de la performance des achats en interne (52 %) ou en permettant aux acheteurs de couvrir la globalité des achats indépendamment du coût et du type d'achat.

Les directions métiers attirent toutefois l'attention sur quelques situations types pouvant générer des conflits avec les acheteurs : quand la direction achats définit des processus achats contraignants (86 %) ou quand la redéfinition du besoin est élaborée afin de correspondre à une solution de marché existante (57 %).

Finance & achats : un partenariat abouti

Autre enseignement de taille : les départements finance, juridique et systèmes d'information s'imposent comme les trois directions partenaires "privilégiées" des directions achats. Dans ce trio de tête, la finance se démarque clairement : 62 % des directeurs achats déclarent partager les mêmes objectifs que les financiers de leur entreprise.

A contrario, parmi les autres décideurs de l'entreprise interrogés, seuls 17 % en moyenne affirment que leur direction partage les mêmes objectifs que les achats. Dans le détail, 65 % des directions finances, 21 % des directions juridiques et 20 % des DSI. Plus encore, 79 % des directeurs financiers estiment qu'il est important de créer une relation de business partner avec les achats (contre 58 % pour les directions juridiques, 42 % pour les directions R&D / Marketing, et 24 % pour la DSI).

Booster l'accès aux outils achats

Côté acheteurs, 83 % déclarent que la mise en oeuvre de relations partenariales avec les directions métier s'impose comme une priorité actuelle. Par quels leviers ? En développant une connaissance du marché (71 %), en mettant en place des outils de communication efficaces (63 %) et des indicateurs de performance achats adaptés à chaque direction (58 %). Ou encore en étendant l'accès aux outils achats aux directions métiers (50 %). De quoi renforcer, in fine, le rôle de business partner des achats via la mise en place d'un référentiel fournisseur unique géré par les acheteurs (78 %), un meilleur suivi des étapes clés d'un dossier achats (71 %) et en permettant la diffusion et l'homogénéisation des processus achats (65 %). Les outils achats, une solution clé pour vous imposer comme business partner ?

* Réalisée entre juin et octobre 2014, cette étude a sondé 400 décideurs achats et 300 directeurs issus des principales directions de l'entreprise, représentant 14 pays dans le monde : France, USA, Grande-Bretagne, Canada, Allemagne, Italie, Espagne, Moyen-Orient, etc. 57 % des entreprises interrogées réalisent un chiffre d'affaires de plus d'1 milliard d'euros.