GDF Suez a misé sur une suite achats pour gérer ses données fournisseurs. Témoignage

"Je connais une société de capital-risque à Hong Kong, qui a installé un robot acheteur au conseil d'administration. Il analyse les données indispensables et contribue à la prise de décision finale", a raconté Jean Barrère, manager de PWC, lors d'une conférence achats organisée récemment par CCM Benchmark. Au-delà de son aspect caricatural, ce robot illustre un besoin très factuel: les professionnels sont en quête de solutions leur permettant de gérer et d'exploiter les informations à leur disposition. Le cas de GDF Suez en est l'illustration.

"La masse des données dont dispose un groupe comme le nôtre est colossale. Ces données constituent un actif immatériel conséquent auquel nous devons apporter le plus grand soin afin de le rendre productif et nous permettre d'installer une vision unique de notre portefeuille fournisseurs. De fait, les outils de gestion de données sont indispensables à la maîtrise que nous devons avoir de ce patrimoine", abonde Stéphane Baillargeau, directeur des outils et méthodes GDF Suez. Pour assurer une gestion maîtrisée et cohérente de ses dépenses et de sa base de données fournisseurs, GDF Suez a lancé, en 2012, un projet, de mise en place d'une suite logicielle baptisée Pyramid et s'est fait accompagner par de certains cabinets conseils spécialisés dont le cabinet Clarans Consulting, dans sa mise en ouvre.

Les modules de Pyramid

"Nous n'avons pas activé tous les modules de cette suite", précise Stéphane Baillargeau," seulement ceux qui nous étaient essentiels pour consolider des bases fournisseurs de l'ensemble des entités du groupe : le Spend (dépenses par catégories et par fournisseurs), l'eRfx pour les appels d'offres en ligne, la base de contrats et le module "Performance Manager (Business Intelligence - analyse des requêtes/statistiques). La base fournisseurs consolidée est maintenant couplée avec deux prestataires extérieurs qui permettent d'enrichir les informations d'identification de nos fournisseurs, d'une part avec des données légales et financières, d'autre part avec des données extra-financières. Ceci afin de permettre à nos acheteurs de disposer d'une information complète, fiable et régulièrement mise à jour."

Pyramid intègre ainsi les données "maison" telles que l'évaluation qualité et l'approche RSE de GDF Suez. "C'est en exploitant au mieux une base d'environ 150 000 fournisseurs du groupe GDF Suez, alimentée tous les mois depuis de nombreux ERP, que les achats pourront répondre au mieux aux enjeux opérationnels et fonctionnels, en sélectionnant les fournisseurs les plus importants ou les plus sensibles et mener les actions ad hoc", précise Stéphane Baillargeau.

Lire la suite de l'article en pages suivantes: "Surpasser les résistances" puis "Et pour quel ROI ?"

Surpasser les résistances

L'idée force de ce projet est de permettre la mise à disposition des données et de leur partage, dans une optique de développement de synergies avancées au périmètre des acheteurs du groupe, qu'ils soient positionnés en central ou décentralisés sur différents sites d'opérations. Une (r)évolution qui ne se fait pas sans mal, "tant les acheteurs se considèrent souvent comme propriétaires de leurs informations fournisseurs", soulige Stéphane Baillargeau. "D'autant que, dans l'approche qui nous occupe, les fournisseurs ont également accès à certaines de leurs données afin de leur permettre de les enrichir, mais aussi de partager la perception que nous avons de la qualité de leurs prestations, quelle que soit la latitude sous laquelle ils opèrent". Les réactions ont été vives dans les rangs des acheteurs : "certains craignant de partager ainsi leurs informations et, surtout, de les échanger avec leurs fournisseurs. "Il est pourtant essentiel que nos fournisseurs aient la compréhension nos évaluations, afin de leur permettre de s'améliorer et ainsi mieux répondre à nos attentes", souligne le directeur des outils et méthodes GDF Suez.

Pour assurer l'accompagnement de ce changement les services achats des différentes entités, ont été associés très en amont, dès la phase de conception des "core model" et du paramétrage de l'outil. Interrogé par la salle sur les secrets de la réussite d'un tel projet, Stéphane Baillargeau a détaillé les éléments clés: "Premièrement, le "casting" : "il doit être adapté à la dimension et aux ambitions du projet, l'équipe projet composée de professionnels et qui ont envie de réussir ensemble". Deuxième conseil : "Donner envie aux gens" : "l'outil doit leur apporter un "plus" et de la convivialité. C'est un important vecteur important de la réussite d'un tel projet.

Troisième conseil, et pas le moindre : "S'assurer du support et de l'adhésion de la direction générale, tout au long du parcours". "Parce qu'un projet de cette envergure doit s'inscrire dans un véritable projet de transformation de la fonction achat. Ce que le Groupe GDF Suez s'emploie à faire depuis deux ans". Enfin, mieux vaut se faire accompagner par un cabinet spécialisé", a-t-il souligné, car il importe de penser cette transformation en positionnant ses processus, puis l'outil qui les supporte comme un driver du changement".

"Un regard extérieur questionne les évidences et apporte une expertise en vous challengeant en permanence sur ce qui vous semble naturel, par habitude", insiste Stéphane Baillargeau. "Nous avons vite compris que si le coût de cet accompagnement représente environs 5 à 7 % du montant du projet, il augmente très largement la probabilité de réussite et oblige à rythmer les phases du projet en termes de respect des délais, de budgets et d'étapes de validations, notamment des nouvelles façons de faire."

Lire en page suivante : "Et pour quel ROI?"

Et pour quel ROI ?

Stéphane Baillargeau ne parle pas de retour sur investissement mais égraine sans difficulté les impacts positifs d'un tel projet sur la mission des achats et, donc, leur performance: "Dans des environnements économiques mouvants comme ceux auxquels nous sommes confrontés, il est essentiel pour une fonction achats de disposer de données fiables et pertinentes, quasiment en temps réel. Et ce, afin de pouvoir réagir très vite, de mesurer de manière dynamique les effets des décisions et des actions engagées", commente-t-il.

"Avant cet outil, les temps de traitement nécessaires à la consolidation de données très hétérogènes en provenance des différentes entités du groupe engendraient une charge relativement importante et nos acheteurs ne disposaient parfois que de données approximatives avec un temps de retard par rapport à leurs besoins opérationnels. Avec Pyramid, ils ont aujourd'hui à leur disposition, où qu'ils soient, une information à jour et facilement exploitable", assure Stéphane Baillargeau. "Calculer le ROI précisément n'est pas un exercice simple dans une configuration comme la nôtre, mais que l'on peut aborder en valorisant le temps productif de chaque acheteur et son confort à développer des analyses pertinentes issues de données fiables. Sans oublier notre gestion des risques qui se trouve renforcée."