Indicateurs achats : bien les choisir pour bien piloter

"Les indicateurs sont des outils de management. Ils servent à manager la fonction, soi-même et ses fournisseurs", déclare François Gautier, directeur achats par intérim et consultant. En effet, comment bien piloter une direction achats sans avoir recours à des indicateurs ? Comment s'assurer que l'on est sur la bonne voie, que l'on sert la stratégie de l'entreprise, que le choix des prestataires est le bon, etc. sans KPI adéquats ? Si toutes les directions achats utilisent des indicateurs, elles ne le font pas toujours de manière judicieuse. Pour Laurent Delarbre, associé chez TNP consultants, 60 % des indicateurs suivis ne sont pas pertinents, et en premier lieu ceux liés aux économies. "Les économies suivies par les achats ne prennent pas en compte la qualité de la prestation, et ne permettent pas de savoir si ces économies portent sur les coûts directs ou sur une réduction de prix due à une autre façon de faire du fournisseur", précise-t-il. Il s'agit donc de suivre des indicateurs, certes, mais à condition de les choisir avec perspicacité et de définir intelligemment leur mode de calcul.

Calculer les économies avec la direction financière

Premier indicateur suivi par les directions achats : sans surprise, les économies réalisées. En effet, les achats sont encore largement évalués à l'aune des économies qu'ils font réaliser à leur entreprise. Mais cet indicateur des économies est aussi le plus controversé. En effet, une économie peut être due à une baisse du coût des matières premières ou à une commande moins volumineuse. Et vice-versa. Par ailleurs, le recours à un prestataire plus performant peut être plus coûteux mais apporter un réel bénéfice à l'entreprise.

Dès lors, comment calculer les économies réalisées par la fonction achats ? Tous les experts interrogés s'accordent sur une chose : il faut travailler sur ce point en collaboration avec la direction financière. "C'est essentiel pour éviter toute suspicion quant aux indicateurs présentés. Et cela est d'autant plus important que les indicateurs servent tout autant à piloter qu'à communiquer auprès des clients internes que de la direction générale", explique Hicham Abbad Andaloussi, associé KLB Group. Dans son livre Toute la fonction achat (éditions Dunod), Philippe Petit, manager des offres de formation achats de la Cegos, recommande d'obtenir l'agrément du contrôle de gestion sur le principe de mesure de chacun des types de gain.

Cette collaboration avec la finance permettra de dégager la réelle performance financière des achats dans le P & L et d'analyser avec pertinence les écarts d'une période à l'autre. Mais ne rendra pas forcément compte de tout le travail fourni par les achats. François Gautier propose alors d'utiliser deux indicateurs : un pour la direction financière et un pour la direction achats afin de continuer à motiver les équipes. "Des effets collatéraux endiguent parfois les efforts des achats qui ne se répercutent pas dans le P & L", observe-t-il. Laurent Delarbre (TNP) invite à s'intéresser au TCO (Total Cost of Ownership) et à suivre les économies sur le long terme afin de ne pas uniquement se focaliser sur les réductions de prix au moment de la négociation du contrat. Matthieu Pettex-Sabarot propose quant à lui de valoriser d'autres aspects de la négociation que les simples économies : des indicateurs sur la négociation des conditions générales sont selon lui essentiels à suivre pour regarder si les acheteurs arrivent à imposer leurs conditions et non l'inverse. Des conditions qui ne touchent pas qu'au tarif mais aux conditions de paiement, par exemple.

Surtout, Laurent Delarbre conseille fortement de se focaliser sur les objectifs stratégiques de l'entreprise et parle de "coûts objectifs". "Les indicateurs achats doivent être globaux et surveiller la performance de l'entreprise et non seulement celle des achats", souligne-t-il. Pour Aldric Vignon, associé chez Argon & Co, l'idéal est de délaisser la mesure des économies pour adopter un raisonnement en base budgétaire, même s'il reconnaît que c'est plus difficile sur les achats de service, pour lesquels il est difficile de prévoir un budget à l'avance.