Comment digitaliser un processus d'achat ?

En quoi consiste le fait de digitaliser le processus d'achat ?

Le processus d'achat fait référence aux étapes nécessaires à l'acquisition de biens ou de services, à savoir la recherche et la sélection des fournisseurs, la demande de devis, la négociation des prix et des conditions de paiement, la prise de commande, la réception et l'inspection des livraisons, ainsi que le suivi des factures et des paiements.

L'action de digitaliser, quant à elle, implique l'usage de technologies numériques pour automatiser, rationaliser et optimiser les différentes étapes de ce processus d'achat. Différentes solutions peuvent être utilisées à cet égard, telles que :

• Les logiciels de gestion des achats (ou e-procurement) : ces logiciels (SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, etc.) permettent de gérer l'ensemble du processus d'achat de manière électronique, depuis la recherche de fournisseurs jusqu'à la gestion des paiements.
• Les plateformes de marché en ligne : ces plateformes (Mercateo, Amazon Business, etc.) permettent aux acheteurs de rechercher et de sélectionner des fournisseurs en ligne, de comparer les offres et de passer des commandes en quelques clics.
• Les systèmes de gestion des contrats : ces systèmes (ContractWorks, DocuSign CLM, etc.) permettent de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats, depuis la négociation jusqu'à la gestion des obligations contractuelles.
• Les outils d'analyse de données : ces outils (Microsoft Power BI, SAP Analytics Cloud, etc.) facilitent la collecte, l'analyse et la visualisation des données liées aux achats, ce qui permet d'optimiser les décisions d'achat et de réduire les coûts.
• Les outils de collaboration : ces outils (Microsoft Teams, Slack, etc.) permettent aux différents acteurs impliqués dans le processus d'achat de communiquer et de collaborer de manière efficace et transparente.

Digitaliser le processus d'achat traditionnel : un exemple de feuille de route

Voici un exemple de feuille de route qui peut être appliquée pour passer d'un processus d'achat traditionnel (méthodes manuelles et sur papier) à un processus d'achat digitalisé :

Analyse de la situation existante

Digitaliser le processus d'achat nécessite avant tout de comprendre en détail la solution qui est en place dans l'entreprise et de cartographier ses forces, ses faiblesses, ses opportunités et ses risques. Sur la base de cette analyse, des priorités en matière d'optimisation peuvent être établies.

Définition des objectifs

Après avoir analysé l'existant et identifié les étapes à optimiser, il convient de fixer des objectifs clairs en termes de réduction des coûts, d'amélioration de la qualité des achats, etc. Ces objectifs doivent être approuvés par toutes les parties prenantes.

Identification des solutions adéquates

En fonction des objectifs, on identifiera ensuite les solutions numériques les plus appropriées. Il peut s'agir de logiciels de gestion des achats, de plateformes de marché en ligne, de systèmes de gestion des contrats, etc.

Choisir entre les options

Une fois les solutions numériques identifiées, il est nécessaire de procéder à des sélections en prenant en compte des critères tels que le coût, la convivialité, la compatibilité avec les outils existants, etc. Cette étape peut nécessiter des phases de tests et de retours d'expérience.

Planification de l'exécution

Une fois que vous avez sélectionné les solutions qui répondent le mieux à vos objectifs, vous devez déterminer le calendrier, les ressources nécessaires et les parties prenantes qui joueront un rôle dans leur mise en oeuvre.

Communication et formation

Digitaliser le processus d'achat peut nécessiter des changements importants dans les habitudes de travail et les méthodes de collaboration. Il est donc essentiel de communiquer avec les différentes parties prenantes (fournisseurs, équipe d'acheteurs, etc.) et de leur proposer des formations afin de les accompagner dans cette transition.

Suivi et analyse du nouveau processus d'achat

Une fois le processus d'achat digitalisé mis en place, ses résultats doivent être contrôlés et comparés aux objectifs qui ont été fixés. Des actions d'amélioration continue peuvent être menées afin d'optimiser en permanence ce nouveau processus et d'en tirer le meilleur parti.

L'introduction d'un système de suivi et d'analyse des performances des fournisseurs à l'aide d'un logiciel d'analyse de données constitue un exemple d'amélioration continue dans le cadre d'un processus d'achat digitalisé.

Pour en savoir plus :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/hub-dedie-1267/breve/mettre-a-jour-et-elaborer-vos-processus-achats-374234.htm
• https://www.decision-achats.fr/LivreBlanc/la-digitalisation-du-processus-procure-to-pay-374334