Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

En entreprise, la question de la gestion des archives est récurrente - que faut-il faire de tous ces cartons et de ces dossiers accumulés qui prennent de la place et dans lesquels on ne retrouve que difficilement, voire pas du tout, ce que l'on cherche ? - mais elle se pose souvent plus fort en cas de déménagement. Surtout en ces temps de disette où les entreprises vont rarement vers plus grand. "La tendance est effectivement à la réduction des mètres linéaires", constate Santiago Ferrer, directeur du département conseil chez Locarchives, et "Un mètre linéaire chez un tiers archiveur est nettement moins cher que dans un bureau à la Défense".

Il arrive aussi qu'une entreprise se décide à mener un projet d'optimisation car confrontée à un volume d'archives critique plus ou moins désorganisé qu'elle ne parvient plus à gérer. Elle ressent le besoin de faire appel à un tiers pour mettre en place une gouvernance de l'information et instaurer des plans de classements. Quelle que soit la raison première qui la pousse à s'intéresser à la question, elle va devoir agir sur le volume de ses archives. Différents sorts finaux sont réservés aux documents papier (ou dossiers) : détruire une partie, externaliser chez un tiers archiveur qui va se charger de les classer, et dématérialiser une autre partie. C'est le mix des trois qui préside aujourd'hui.

Un audit et un plan d'action

Locarchives

Avant de se décider, mieux vaut solliciter un tiers archiveur pour faire un audit de la situation. Il va aider l'entreprise à établir une cartographie du physique (quelle volumétrie, quel type d'archives, quelle fréquence d'utilisation, etc.) "et ensuite, préconiser un plan d'action", précise Santiago Ferrer. L'archiveur conseille l'entreprise sur les solutions qui lui seront les plus adaptées et accompagne le client à la mise en place d'une vraie politique de gouvernance documentaire : quel mode d'archivage retenir pour quel type de document : archivage simple et extraction à la demande; numérisation partielle en fonction de la consultation des documents ou numérisation totale pour consultation aisée, etc. Archivage classique ou sécurisé. Des choix qui sont faits, vont bien entendu dépendre les coûts.

Le conseil est au coeur des prérogatives des tiers archiveurs : "Nous auditons les fonds et les flux d'archives pour préconiser des plans de classement, les durées légales de conservation et donc les dates de destruction afférentes à chaque document. Mais nous accompagnons également nos clients sur les calculs de risque ou de rentabilité d'un service dans une approche ROIste, comme la "numérisation à la demande" de documents fréquemment consultés ou la non conservation de photocopies pléthoriques qui n'ont aucune valeur légale. C'est de conseils dont nos clients ont le plus besoin", explique Arnaud Blanchard, directeur commercial et marketing Europe Everial.

Cette phase d'audit doit également permettre aux entreprises de réfléchir à la dématérialisation progressive des flux documentaires et donc "de poser les bases d'une transition numérique réussie avec une conduite au changement maitrisée", précise Arnaud Blanchard.