Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

La "démat" n'emporte pas tout !

Si la dématérialisation est une grande vague, elle n'emporte pas tout sur son chemin. Le zéro papier est une tendance forte, surtout dans le tertiaire, mais elle est illusoire. Pour l'instant. Papier et numérique cohabitent car beaucoup de documents doivent être conservés."Ils sont numérisés pour être consultés, mais l'original d'un document à valeur probante ne devrait pas être détruit car en cas de litige, il fait foi. Les détruire peut être considéré comme une destruction de preuves" , précise Santiago Ferrer (Locarchives).

Parmi ces documents à la valeur probante, les contrats. Contrats de travail, contrats régissant les relations commerciales entre l'entreprise et ses fournisseurs ou ses clients, prêts bancaires, etc. Ces documents sont plus ou moins consultés et abondés. Grâce à la gestion électronique, il est ensuite possible de consolider l'ensemble des dossiers, papier et digitaux.

Pour faire vivre tous ces documents, permettre leurs consultations par différents services sous la forme numérique, les archiveurs proposent d'ores et déjà des plateformes qui gèrent tout ou partie des flux. C'est d'ailleurs, selon Arnaud Blanchard, l'avenir du métier. "A terme, ce sont ces plateformes de flux dématérialisés qui vont prendre le dessus, permettant le traitement, le partage et la conservation des documents numériques, comme les plateformes de gestion des factures fournisseurs, d'appel d'offre en ligne ou de documents RH." Car si, pour l'heure, les document natifs papier - qui constituent encore l'essentiel des contrats - doivent être conservés car ayant valeur de preuve, "les documents natifs électronique, avec signature électronique conservés dans des coffre forts électroniques, ont aussi valeur de preuve", précise Maï Deschamps, directrice commerciale France de Iron Mountain.

Une occasion de repenser les process

Un déménagement peut aussi permettre de repenser les modes de fonctionnement en interne, en remontant aux process métiers."C'est un moment où l'entreprise peut repenser son organisation, la circulation des flux documentaires et les process de validation", commente Arnaud Blanchard (Everial). "Et nous accompagnons nos clients dans cette conduite au changement. Nous travaillons avec eux en analysant l'existant des flux et en travaillant sur une organisation cible. Ensuite, nous pouvons proposer une gouvernance de l'information et un plan de classement sur le groupe, physique et numérique pour apporter une cohérence à l'ensemble. Nous proposons les outils".

L'entreprise peut en profiter pour recenser les bonnes pratiques et les partager avec tous les collaborateurs, mettre en place de nouveaux outils organisationnels et informatiques prévus pour être utilisés durablement. C'est une opportunité pour remettre à plat la gestion documentaire.

LIRE LA SUITE EN PAGE 3 : La sécurité et les normes