7 idées pour rendre vos réunions plus productives

Publié par Ghiles Goucem le 21 mai 2015 | Mis à jour le 26 mai 2015 à 10:53

Alors qu'elles devraient être un concentré d'avis et d'échanges, les réunions sont trop souvent chronophages et démotivantes dans les grandes entreprises. Un phénomène a priori méconnu par les startups. Spacebase, jeune société allemande, délivre les bonnes pratiques.

Je m'abonne

Imprimer

31 heures... Ce serait en moyenne le temps perdu en réunion chaque mois par les collaborateurs des grandes entreprises, d'après une enquête menée par la startup berlinoise Spacebase, spécialisée dans l'organisation de séminaires et conférences. Un constat qui contraste avec les 1 à 10 heures perdues pour les salariés travaillant dans des startups. La jeune structure s'est appuyée sur les résultats de son étude pour établir 7 conditions permettant d'animer des réunions plus enrichissantes.

1.Définissez vos objectifs

Le succès d'une réunion tient à sa préparation. Pour cela, les objectifs doivent clairement être établis en amont de la présentation aux collaborateurs. "Nous travaillons avec plusieurs outils en ligne pour partager des fichiers, interagir avec les participants ou tout simplement échanger des idées. Nous nous assurons de les informer des objectifs et des buts de la réunion, ainsi que le temps consacré à celle-ci", confie Julian Jost, fondateur de Spacebase.

2.Changez de décor

Plus de la moitié des startups interrogées estime qu'un environnement nouveau joue un rôle crucial dans la productivité et la créativité des réunions. Pour stimuler la formulation d'idées, il faudra donc que vous sortiez de votre bureau. "Pour nos réunions créatives, nous privilégions les parcs et les cafés", déclare Paul Roitier, co-fondateur de l'application de billetterie Dingo.

3.Toutes les idées comptent

Pour que tout le monde puisse se sentir à l'aise, vous devrez prendre en compte toutes les idées proposées. Moins soumise que les grandes entreprises au poids de la hiérarchie, les startups se veulent plus flexibles sur cette question. "Notre hiérarchie au bureau est ouverte et plate. Tout le monde peut contribuer et donner librement ses idées, certains de nos stagiaires ont déjà provoqué des changements majeurs dans la société grâce à leur participation à nos réunions", analyse Daphne Tsaoussis la global manager PR & communication à Food Panda.

4.Ne soyez pas trop long

La nature humaine est ainsi faite que l'attention d'un auditoire, aussi assidu soit-il, se délite rapidement. Si la réunion est trop longue, vos collaborateurs perdront en productivité et en créativité. "Je planifie mes réunions toujours à l'avance avec une liste de points à discuter. Puis j'estime une durée pour chaque point sur ma liste pour ajuster le temps de ma réunio ", explique Lars Trunin, fondateur et pdg de l'agence de publication estonienne Raudwara.

(Découvrez en page 2 les autres astuces)