Comment simplifier et optimiser son processus achats ?

L'optimisation du processus achats est un enjeu clé pour la performance des entreprises. Elle comprend plusieurs étapes, telles que l'évaluation de la fonction d'achat, la rationalisation du portefeuille de fournisseurs, la digitalisation du processus achats et le développement d'une relation de confiance avec les fournisseurs. Nous allons détailler ces différentes actions et fournir des exemples concrets d'outils et de logiciels qui peuvent aider les entreprises à simplifier et à optimiser leur processus d'approvisionnement.

Optimiser le processus achats par un audit de sa maturité

La première étape pour optimiser votre processus achats est de faire un état des lieux de votre fonction achats. Cette analyse doit permettre de recueillir des données précises sur vos dépenses et vos fournisseurs, ainsi que sur les risques et les opportunités liés à votre approvisionnement.

Des outils tels que le questionnaire, l'entretien ou l'analyse de données peuvent être utilisés pour rassembler ces informations. L'objectif est de dresser un tableau aussi détaillé que possible de la situation existante, de ses forces et de ses faiblesses.

Cela doit vous permettre de fixer de nouvelles orientations afin d'améliorer les performances de la fonction achats de votre entreprise.

Cet audit doit aussi soulever les façons dont sont sollicités les achats de la part des prescripteurs ainsi que la maturité de la fonction dans l'entreprise et sa propension à pouvoir prendre le lead sur des projets d'innovation.

Rationaliser le portefeuille fournisseurs pour optimiser le processus achats

Ces nouvelles orientations conduisent très souvent à une rationalisation du portefeuille de fournisseurs. Il s'agit d'une étape cruciale dans l'optimisation du processus achats de l'entreprise. En effet, travailler avec un nombre restreint de fournisseurs peut simplifier les procédures administratives et renforcer votre capacité de négociation.

Il convient pour cela d'analyser les offres des différents fournisseurs en tenant compte de plusieurs critères, tels que le prix, la qualité, le service, la proximité géographique ou encore la réputation. Cela doit vous permettre de sélectionner les fournisseurs les plus performants et les mieux adaptés à vos besoins.

La rationalisation de votre portefeuille de fournisseurs peut également améliorer la qualité et la fiabilité de vos livraisons en plus d'en réduire les coûts. Toutefois, gardez à l'esprit que cette démarche doit être faite avec prudence afin de ne pas perdre de bons fournisseurs et de maintenir une saine concurrence entre eux.

Digitaliser le processus achats

La digitalisation de votre processus achats peut apporter de nombreux avantages :

• Automatisation et optimisation des différentes étapes du cycle d'achat : bon de commande, réception des produits ou services, facturation, paiement, etc.
• Amélioration de l'efficacité, de la traçabilité et de la sécurité du processus achats.
• Visibilité accrue sur les dépenses et les stocks de l'entreprise.
• Meilleure collaboration entre les différents services impliqués dans le processus achats

Voici quelques exemples d'outils et de logiciels que vous pouvez utiliser pour digitaliser votre processus achats :

Plateformes de gestion des achats

Ces plateformes permettent de gérer l'ensemble du processus d'achat, de la demande à la facturation en passant par le bon de commande et la réception des produits ou services. Elles peuvent également fournir des outils d'analyse pour suivre les dépenses et les performances des fournisseurs.

Logiciels de gestion des stocks

Ces outils permettent de suivre en temps réel les niveaux de stock et de passer automatiquement des commandes lorsque les niveaux atteignent un seuil minimum. Cela permet d'éviter les ruptures de stock et de réduire les coûts liés à la gestion des stocks.

Plateformes de gestion des fournisseurs

Elles permettent de suivre les performances des fournisseurs en termes de qualité, de coût, de délais de livraison, etc. Elles peuvent également aider à identifier de nouveaux fournisseurs et à négocier des contrats plus avantageux.

Outils de gestion électronique des documents (GED)

Ils permettent de numériser les documents liés aux achats (factures, bons de commande, contrats, etc.) et de les stocker dans un système centralisé. Ces outils facilitent ainsi la recherche et l'extraction de ces précieux documents, tout en réduisant les risques de perte, d'erreur ou de duplication. Ils peuvent également permettre de simplifier les processus d'approbation et de paiement en automatisant certaines tâches administratives.

Développer une relation de confiance avec vos fournisseurs

Optimiser le processus achats, c'est aussi construire une relation de confiance et de coopération avec les fournisseurs. Vous pourrez ainsi bénéficier de leur expertise, de leur innovation, de leur flexibilité et de leur réactivité.

Grâce à eux, vous pouvez également mieux anticiper les risques, résoudre vos problèmes plus rapidement et, surtout, créer de la valeur. Pour développer une relation de confiance avec vos fournisseurs, vous devez communiquer régulièrement avec eux. Sachez les fidéliser tout en les évaluant.

Pour en savoir plus :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/travel-mice-1237/Breves/Comment-optimiser-ses-achats-dans-aerien-248327.htm
• https://www.decision-achats.fr/Decision-Achats/Article/Optimiser-ses-achats-medias-et-hors-medias-43194-1.htm