Comment rédiger une charte fournisseur ?

Publié par La Rédaction le 12 avr. 2023 | Mis à jour le 11 mai 2023 à 12:19

Rédiger une charte fournisseur est essentiel pour clarifier les attentes et les normes de qualité que les entreprises exigent de leurs sous-traitants. Dans cet article, nous décrivons les éléments clés qui devraient être inclus dans sa conception.

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Qu'est-ce qu'une charte fournisseur ?

La charte fournisseur est un document qui formalise les attentes d'une entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs et prestataires de services. Elle définit des règles de fonctionnement et des normes de qualité à respecter.

Cependant, elle peut également inclure des engagements pris par l'entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs, comme des délais de paiement raisonnables, une plus grande transparence dans les échanges ou des indications sur les besoins futurs en matière d'approvisionnement.

En outre, ce document peut prévoir des procédures de résolution en cas de conflit ou de rupture de contrat, dans le but de gérer ces situations de manière respectueuse et équitable pour toutes les parties concernées.

En somme, la charte des fournisseurs est un outil essentiel pour établir des relations de partenariat solides et durables, dans lesquelles les fournisseurs sont considérés comme des parties prenantes de premier plan pour l'entreprise.

Quels sont les éléments clés à inclure au moment de rédiger une charte fournisseur ?

Pour rédiger une charte fournisseur qui soit efficace et pertinente, il est important d'inclure les éléments suivants :

Responsabilité sociale

La responsabilité sociale est un enjeu majeur pour les entreprises. La rédaction d'une charte fournisseur doit donc inclure des attentes relatives au respect des droits de l'homme, à la protection de l'environnement et à la promotion de la diversité et de l'inclusion.

Par exemple, la charte que vous élaborez peut exiger des fournisseurs qu'ils respectent les lois sur le travail et les droits de l'homme, qu'ils adoptent des pratiques respectueuses de l'environnement et qu'ils s'engagent à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de leur organisation.

Pratiques commerciales éthiques

La charte du fournisseur doit également inclure des dispositions relatives aux pratiques commerciales éthiques. Tous les acteurs de votre chaîne d'approvisionnement doivent être encouragés à mettre en place des politiques de lutte contre la corruption, la fraude, ainsi que les comportements illégaux ou anticoncurrentiels.

Par exemple, votre charte peut exiger que les fournisseurs respectent les lois anti-corruption et qu'ils aient une politique de tolérance zéro envers la fraude.

Service client

Rédiger une charte des fournisseurs, c'est aussi définir les attentes de votre entreprise en matière de service à la clientèle. Il peut s'agir de délais de réponse rapides, de procédures efficaces de traitement des réclamations ou encore d'engagements clairs en matière de satisfaction client.

Votre charte peut, par exemple, exiger que les fournisseurs répondent aux demandes de renseignements dans un délai de 24 heures et qu'ils fournissent une procédure claire pour le traitement des plaintes.

Paiement et délais de livraison

Les conditions de paiement et les délais de livraison sont aussi des aspects importants de la gestion des achats. La charte fournisseur doit donc inclure des exigences claires quant aux délais de livraison et aux modalités de paiement pour assurer une gestion efficace des stocks.

Vous pouvez ainsi imposer aux fournisseurs de livrer leurs produits dans un certain délai et d'accepter des conditions de paiement spécifiques, telles que les paiements électroniques.

Normes de qualité

Rédiger une charte des fournisseurs signifie également définir clairement les normes de qualité que vos fournisseurs doivent respecter. Il peut s'agir d'exigences en matière de conformité réglementaire, de qualité des matières premières et des produits finis, ou encore de traçabilité de la chaîne d'approvisionnement.

Ainsi, si votre entreprise produit des denrées alimentaires, votre charte des fournisseurs peut exiger de ces derniers qu'ils respectent des normes très strictes en matière de sécurité et d'hygiène alimentaire.

Communication et suivi

La communication et le suivi sont des aspects essentiels de la gestion des achats. Par conséquent, la charte des fournisseurs doit inclure des procédures de communication et de suivi afin de s'assurer que les fournisseurs répondent aux critères fixés par la charte.

Par exemple, votre charte peut exiger des fournisseurs qu'ils communiquent rapidement les changements survenus dans leur chaîne d'approvisionnement.

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