PME-ETI : Comment créer un service achats ?

Optimiser la fonction stratégique des achats peut avoir un impact significatif sur la rentabilité et la compétitivité des PME-ETI. Mais comment créer un service achats efficace et adapté aux besoins spécifiques de ces petites structures ? Voici quelques conseils pour une approche réussie.

Instaurer une culture de l'achat dans les PME

La première étape de la mise en place d'un service achats dans une PME-ETI consiste à sensibiliser tous les acteurs de l'entreprise à l'importance et aux enjeux des achats. Les collaborateurs doivent comprendre que les achats ne se limitent pas à la négociation des prix, mais concernent également la qualité, les délais, les risques, la conformité, la satisfaction du client, entre autres.

Cela nécessite une formation aux bonnes pratiques d'achat, qui explique les principes, les méthodes et les outils d'un service d'achat. Toutefois, l'instauration d'une culture de l'achat passe également par l'implication des différents départements de l'entreprise dans les décisions clés.

Enfin, pour maintenir cette culture de l'achat au sein des PME-ETI, il est essentiel de communiquer régulièrement sur les objectifs, les résultats ainsi que les avantages procurés par le service des achats.

Structurer le service achats

La deuxième étape à suivre dans la création d'un service achats au sein d'une PME-ETI est de définir la stratégie, l'organisation et les processus du service. Pour cela, il faut :

• Analyser les besoins et les opportunités du marché, en réalisant un diagnostic achats.
• Élaborer une stratégie achats alignée sur la stratégie globale de l'entreprise, en utilisant des outils tels que le portefeuille achats ou la matrice SWOT.
• Définir l'organisation du service achats, en fonction de la taille, de la complexité et de la criticité des familles d'achats, et en déterminant le nombre et le profil des acheteurs nécessaires (acheteur, prescripteur, valideur, etc.)
• Mettre en place des processus achats clairs et efficaces, qui couvrent toutes les étapes du cycle achats (expression du besoin, sourcing, consultation, négociation, contractualisation, etc.), et qui s'appuient sur des procédures, des documents et des outils digitaux adaptés.

Développer des partenariats stratégiques pour faire vivre le service achats

La troisième étape du processus consiste à donner vie au service des achats en sélectionnant et en retenant les fournisseurs qui offrent à votre PME-ETI le meilleur rapport qualité-prix. Pour ce faire, vous devez :

• Cartographier les achats en fonction de leur importance stratégique et de la complexité du marché.
• Réaliser un sourcing objectif et transparent pour évaluer et sélectionner les fournisseurs potentiels.
• Négocier des conditions contractuelles optimales avec les fournisseurs retenus, dans une logique gagnant-gagnant.
• Instaurer une relation de confiance et de collaboration avec les fournisseurs stratégiques, en les associant aux projets d'innovation et en les évaluant régulièrement.

Utiliser des outils digitaux

La quatrième étape pour réussir la mise en place d'un service achats efficace dans une PME-ETI consiste à l'équiper d'outils numériques qui facilitent et optimisent le travail des acheteurs. Il existe aujourd'hui de nombreuses solutions logicielles qui répondent parfaitement aux budgets des PME-ETI. Par exemple :

• L'e-procurement : il s'agit d'un outil permettant de dématérialiser et de sécuriser les opérations de passation de marchés en automatisant les demandes d'achat, les bons de commande, les factures, les paiements, etc. Il permet également de réduire les coûts administratifs, les erreurs et les fraudes, et de faciliter le contrôle et le suivi des dépenses.
• L'e-sourcing : il s'agit d'un outil qui permet de rechercher et de comparer les fournisseurs sur le web, en utilisant des plateformes spécialisées, des moteurs de recherche, des réseaux sociaux, etc. Il permet également de lancer des appels d'offres en ligne, de recevoir et d'analyser les offres des fournisseurs, et de négocier les conditions contractuelles.
• L'e-catalogue : il s'agit d'un outil qui permet à l'utilisateur de visualiser et de commander les produits et services référencés par l'entreprise, en accédant à un catalogue électronique qui regroupe les offres des fournisseurs agréés. Il simplifie également le processus de commande, assure le respect des contrats négociés et rationalise le panel de fournisseurs.
• Le SRM (Supplier Relationship Management) : Il s'agit d'un outil de gestion des relations avec les fournisseurs stratégiques, qui permet de centraliser l'ensemble des informations sur les contrats, les commandes, les livraisons, les incidents, les évaluations, etc.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Breves/facturation-electronique-levier-performance-services-380600.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Breves/Reforme-de-la-facturation-electronique-en-2024-un-tournant-pour-380451.htm