DossierTravel manager : un acteur clé en pleine mutation

2 - Le Travel Manager, "nouvelle génération"

Le Travel Manager est devenu un expert des solutions technologiques qui a un besoin fort en outils flexibles et ergonomiques, afin de favoriser leur taux d'adoption auprès des collaborateurs.

Le Travel Manager est devenu un expert des solutions technologiques. La technologie est un levier qui l'aide au quotidien dans l'ensemble de son activité. Les outils Travel & Expense ont ainsi permis une gestion automatisée des déplacements en prenant en compte toutes les étapes, de l'ordre de mission à la note de frais. Ils ont également apporté aux Travel Managers une meilleure visibilité sur les dépenses voyages et leur ont permis de collecter des données nécessaires au pilotage de la politique voyages grâce au reporting. Cependant, les solutions technologiques ne répondent pas encore à tous les besoins des Travel Managers. Il y a aujourd'hui un besoin fort en outils flexibles et ergonomiques, afin de favoriser leur taux d'adoption auprès des collaborateurs - voyageurs.

Maîtriser son environnement technologique

D'autre part, la gestion de l'Expense se perfectionne et les Travel Managers cherchent à mieux appréhender le coût global d'un déplacement. Or certaines prestations comme les frais de transport terrestre (taxi, navettes aéroports...) ou encore les frais de restaurant par exemple sont difficiles à tracer. Des plateformes en ligne existent pour réserver ce type de prestations, mais cela n'est pas sans souligner un autre besoin qu'est l'intégration des différentes sources de réservation dans les SBT, et ce afin de mieux répondre aux besoins des voyageurs, grâce à un point d'entrée unique pour leurs réservations, mais aussi mieux centraliser les coûts, et donc mieux contrôler les dépenses.

L'évolution des outils technologiques permettra ainsi aux chargés de voyages de toujours mieux optimiser les dépenses liées aux voyages d'affaires. Il est primordial que les Travel Managers soient au fait des évolutions technologiques. Les outils métier englobent de nombreux enjeux auxquels le chargé de voyages est confronté : La chaîne Travel & Expense soit l'automatisation de la gestion de la chaîne du voyage, de l'ordre de mission en passant par la réservation jusqu'à la réconciliation des paiements et le traitement des notes de frais, le contrôle des coûts, la communication / l'interaction avec les voyageurs, la conduite du changement (change management), la sécurité des voyageurs, la sécurité des données de l'entreprise, le respect de l'environnement, l'analyse des données de voyages pour améliorer l'expérience voyageurs, les solutions alternatives au déplacement professionnel avec les "digital meetings".

Le SBT reste l'outil le plus déployé au sein des entreprises pour gérer les déplacements professionnels (60 % des répondants dans l'enquête de 3mundi). Les solutions alternatives de type 'digital meetings' (48%), les moyens de paiement (45 %) ainsi que les outils de reporting (38 %) sont également parmi les technologies les plus fréquemment adoptées, avant les outils Expense (28 %). Il y a ainsi du potentiel pour l'amélioration des processus de réconciliation des paiements et de traitement des notes de frais.